城田社会保険労務士事務所

社員から「会社の鍵をなくしました」と報告を受けたとき、経営者は何から対応すればよいのでしょうか。鍵の交換を急ぐべきか、社員に費用を負担させられるか、始末書や懲戒処分は必要かなど、短時間で複数の判断を迫られます。 この問題では、建物や情報を守るための緊急対応と、社員の責任を判断する労務対応を分けることが大切です。紛失したという結果だけで処分を決めず、危険の程度と紛失までの経緯を確認しましょう。 最初に行うのは鍵の悪用を防ぐための確認 鍵の種類と紛失場所を把握する まず、なくなった鍵が事務所の出入口、倉庫、金庫、車両、ロッカーのどれに使われるものか確認します。鍵に会社名や所在地が分かる表示が付いていたか、社員証や住所の分かる書類と一緒になくしたかも重要です。 最後に鍵を確認した日時・場所、移動経路、立ち寄り先、紛失に気づいた時刻、会社への報告時刻を記録します。あわせて、直ちに管轄の警察署や交番へ「遺失届」を提出させ、「受理番号」を控えておくことも必須です。警察への届出は悪用の抑止や早期発見だけでなく、会社が加入する各種賠償保険等を適用する際にも必要となります。社員の説明だけで結論を出さず、必要に応じて施設管理者や警備会社に相談し、入退室記録など確認可能な資料を保全してください。 交換・無効化などの措置を先に判断する 物理的な鍵であればシリンダー交換の要否を、電子錠や入館カードであれば権限停止や再発行の可否を確認します。鍵が見つかるまで何もしないのではなく、不正侵入や情報漏えいにつながる危険があるかを基準に判断します。 取引先の施設の鍵を預かっていた場合は、契約や管理規程に沿った連絡も必要です。鍵に付随して個人情報へのアクセスが可能な場合には、情報管理上の対応も別途検討します。これらの安全確保は、社員の過失の有無が確定する前でも進めるべき事項です。 社員への事情確認は責任追及と切り離して行う 事実と推測を分けて記録する 社員からは、鍵を受け取った経緯、保管方法、紛失に気づくまでの行動、発見後の探索や報告の状況を確認します。質問は時系列に沿って行い、確認できた事実と本人の推測を分けて記録します。 「だらしないからなくした」などと決めつけて問い詰めると、事実関係がかえって不明確になります。紛失直後は社員も動揺している可能性があるため、安全確保に必要な情報を優先し、詳しい面談は落ち着いてから行う方法もあります。 会社側の管理方法にも問題がなかったか 鍵の持ち出しが日常的に認められていたか、貸出簿があるか、保管場所や返却時刻の指示が明確だったかを調べます。複数人で共用する鍵なのに管理担当者が決まっていない場合、個人の注意だけでは防ぎにくい問題です。 社員が明確な持出禁止ルールに反して持ち出した場合と、会社の指示で外出先まで携行していた場合では、責任の評価が異なります。紛失後の報告を故意に遅らせたかどうかも、紛失自体とは分けて確認します。 始末書や懲戒処分を検討するときの注意点 紛失しただけで直ちに懲戒とはならない 始末書の提出を求める前に、何のための書面なのかを整理しましょう。反省や謝罪を求めるいわゆる「始末書」の提出を強制することは、個人の内心の自由に関わるため法的に制限されており、提出を拒否されたからといって重ねて懲戒処分を行うことはできません。事実経過の報告が必要なら、まずは経緯報告書として提出してもらう方法があります。反省や謝罪を一律に強いることとは区別する必要があります。 懲戒処分を行う場合は、就業規則に根拠となる定めがあるか、行為の性質や態様などに照らして客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当といえるかが問題になります。労働契約法第15条の考え方を踏まえ、紛失の状況、過失の程度、被害、従来の指導、他の社員との均衡を総合的に検討します。 報告の遅れや虚偽説明は別に評価する たとえば、鍵を紛失したこと自体は軽い不注意でも、発覚を恐れて数日間報告せず、安全対策が遅れた場合には、報告義務違反としての問題が生じます。ただし、本人がいつ紛失を認識したか、報告先が明確だったかを確認せず、遅れだけを理由に重い処分を決めるべきではありません。 口頭注意、再教育、管理方法の見直しで対応できるケースもあります。処分の検討に入る場合は、事実認定の記録を残し、本人に説明の機会を設けることが重要です。 鍵の交換費用を社員に請求できるのか 鍵の交換費用が発生した場合でも、通常の不注意（軽過失）による紛失であれば、会社が社員に費用を請求することは原則としてできません。 業務に伴うリスクは本来会社が負担すべきものであり、社員への損害賠償請求が法的に認められるのは、社外持出禁止の鍵を無断で持ち出した、泥酔して放置したなど、「故意」または「重大な過失（重過失）」がある例外的なケースに限られます。また、仮に重過失が認められる場合であっても、会社の管理体制などを考慮するため、全額ではなく損害額の1〜2割程度（多くても数割）に制限されるのが一般的です。 また、労働基準法第16条は、労働契約の不履行について違約金や損害賠償額をあらかじめ定めることを禁止しています。「鍵を紛失した場合は一律3万円」といった社内規定や誓約書は違法・無効です。 特に注意したいのが給与からの天引きです。労働基準法第24条（賃金全額払いの原則）があるため、会社が損害金を給与から差し引くことはできません。「社員から同意書を取れば天引きできる」と誤解されがちですが、力関係がある雇用関係下での同意は「自由な意思に基づくもの」とは認められず、違法と判断されるリスクが極めて高いのが実務です。例外的に社員が費用を負担する場合であっても、給与は一度全額を支払い、それとは別に社員から任意で支払ってもらう手続きを取る必要があります。 再発防止は鍵の管理ルールまで見直す 貸出しから返却までの流れを明確にする 紛失を繰り返さないためには、社員個人への注意だけでなく、管理の仕組みを点検します。たとえば、鍵ごとの管理責任者、貸出しと返却の記録、社外持出しの承認、紛失時の連絡先、夜間・休日の緊急対応方法を決めておきます。 電子カードの場合は、利用者ごとの権限管理や退職・異動時の無効化手順も確認します。業務上持ち歩く必要がない鍵は社内保管に変更するなど、紛失する機会そのものを減らす方法も有効です。 就業規則と現場の運用を一致させる 服務規律に会社財産の管理、貸与物の取扱い、事故発生時の報告義務が定められているかを確認します。ただし、規程を追加するだけでは十分ではありません。社員に伝わる方法で周知し、現場で実行可能な手順にすることが必要です。 想定例として、複数の店舗を巡回する社員に共通の鍵を持たせていた会社を考えます。紛失後に貸出記録を確認したところ、誰がいつ持ち出したか曖昧だった場合、社員の責任だけでなく、店舗ごとの受渡方法や鍵の本数を見直すことが再発防止につながります。 判断に迷ったときは労務管理の観点から相談を 社員が会社の鍵を紛失したときは、まず安全確保と事実確認を進め、その後に指導や処分、費用負担を検討する順序が基本です。緊急の鍵交換を行ったことと、社員に重い責任を負わせられることは同じではありません。 特に、懲戒処分を検討している、報告の遅れがある、費用負担で意見が対立している、就業規則に明確な定めがないといった場合は、対応を決める前に相談するとよいでしょう。相談時には、紛失の経緯をまとめた記録、鍵の管理規程、就業規則、交換費用の見積書、社員への指示内容を用意すると論点を整理しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務に関する相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。社員への対応と社内ルールの整備をどのように進めるべきか迷ったときは、個別事情に応じた確認をご検討ください。

社員が同僚に頼んでタイムカードを押してもらっていた、あるいは勤怠システムに代理でログインして打刻していたことが判明した場合、会社はどのように対応すべきでしょうか。実際には出勤していない時間を勤務時間として記録していたのであれば、賃金計算にも影響します。一方で、代理打刻という事実だけで直ちに解雇を決めるのは慎重であるべきです。この記事では、中小企業の経営者が確認したい事実関係、給与の扱い、指導や懲戒処分の判断、再発防止策を順に説明します。 まず代理打刻の事実と実際の勤務時間を分けて確認する 誰が、いつ、どのような方法で打刻したか 代理打刻が疑われる場合は、本人と打刻を行った社員の双方から事情を聴きます。対象日、打刻時刻、依頼の経緯、利用した端末やカード、上司への報告の有無を整理してください。出退勤記録だけでなく、入退室履歴、業務システムのログ、業務日報なども照合すると、実際の勤務状況を確認しやすくなります。ただし、記録の取得・利用に当たっては社内ルールや個人情報の取扱いに配慮が必要です。 打刻の不正と労働時間の認定は同じではない 代理打刻があったからといって、その日の勤務時間をすべてゼロにできるわけではありません。例えば、出勤前に同僚が打刻したものの、本人もその後実際に業務を行っていた場合、実労働時間に応じた賃金の支払いが必要です。反対に、記録上は勤務していても実際には働いていない時間があれば、給与計算を見直す必要があります。会社には労働時間を適切に把握する責任があるため、打刻記録をそのまま事実と決めつけず、客観資料と本人の説明を突き合わせましょう。 給与の訂正や返還をどう判断するか 働いていない時間と実際に働いた時間を整理する 労働しなかった時間に対応する賃金については、原則として支払い義務が生じません。ただし、給与から控除する場合は、対象時間と計算根拠を明確にすることが重要です。打刻時刻を一律に切り捨てて丸めたり、不正があった日の給与をペナルティとして全額カットしたりする対応は、労働基準法違反（全額払いの原則や減給の制裁制限違反など）となるため絶対に行ってはなりません。時間外労働が実際に行われていたなら、その事実も含めて計算します。 支払済みの給与は一方的に天引きしない すでに支払った給与に過払いが疑われるときは、まず金額と根拠を本人に説明し、返還方法を協議します。賃金には全額払いの原則があるため、過払い分だからといって翌月給与から自由に差し引けるとは限りません。調整の可否は事情によって異なり、本人の同意や控除の法的根拠を確認する必要があります。金額が大きい場合や本人が争っている場合は、処理前に専門家へ相談するのが安全です。 指導と懲戒処分は何を基準に決めるか 就業規則と行為の重大性を確認する 代理打刻が就業規則で禁止されているか、勤怠記録の虚偽申告や不正な賃金受給が懲戒事由として定められているかを確認します。処分は規定があれば何でも認められるわけではありません。労働契約法第15条に照らし、行為の性質や態様、その他の事情から客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当といえる必要があります。故意か誤解か、回数、金額、指示した側と協力した側の関与、過去の指導歴などを総合的に検討してください。 当事者双方に説明の機会を設ける 依頼した社員だけでなく、代理打刻に応じた社員についても事実確認が必要です。ただし、立場や関与の程度が違えば、同じ処分にする必要はありません。本人に説明の機会を与え、確認した事実、適用する規定、処分の理由を記録します。初めての軽微な違反であれば注意・指導が相当な場合もあります。繰り返し行われ、勤務実態を隠して賃金を不正に受け取っていた場合は、より厳しい対応を検討する余地がありますが、解雇を含む重い処分は特に慎重な判断が求められます。 発覚後の対応手順と再発防止策 証拠保全から本人への説明まで 例えば、社員Aが遅刻を隠すため、先に出社した社員Bに代理打刻を依頼したとします。会社はまず該当日の勤怠データを保存し、入退室記録や業務開始時刻を確認します。次にAとBから個別に事情を聴き、実際の労働時間を確定します。そのうえで給与の修正が必要かを検討し、就業規則に基づく指導や処分を判断します。疑いの段階で全社員に氏名を公表することや、本人の反論を聞かずに処分を通告することは避けるべきです。 打刻ルールを運用できる形にする 再発防止には、代理打刻の禁止を周知するだけでなく、打刻忘れや端末不具合が起きた場合の訂正申請ルートを整えることが重要です。本人以外がカードやIDを使用できない仕組み、管理者による修正履歴の保存、勤怠と入退室記録の定期照合なども検討できます。顔認証等を導入する場合は、必要性、費用、個人情報の取扱いを踏まえて判断してください。管理職が口頭で代理打刻を認めていたような運用上の問題がないかも確認しましょう。 判断に迷うときは資料を整理して相談する 代理打刻の対応は、単なる社内規律の問題にとどまらず、労働時間の認定、賃金の精算、懲戒処分の有効性に関わります。本人が事実を否定している、過去の複数月にわたる記録を訂正する、解雇を検討しているといった場合には、個別事情に応じた検討が特に重要です。相談時には、就業規則、雇用契約書、対象期間の勤怠記録、入退室履歴、給与明細、事情聴取の記録などを準備すると、論点を整理しやすくなります。城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。事実確認と社内対応を進めるうえで判断に迷う場合は、労務管理の専門家への相談をご検討ください。

休日や夜間に設備トラブルや顧客からの緊急連絡が発生する会社では、社員に自宅での電話当番や呼び出し待機を頼むことがあります。「自宅にいれば自由に過ごせるのだから勤務ではない」「電話が鳴らなければ手当も不要」と考えてよいのでしょうか。実際には、待機中の行動制限や対応義務の程度によって労働時間に当たるかどうかが変わります。中小企業が自宅待機当番を設ける際の確認事項と、賃金・勤怠管理の進め方を整理します。 休日の自宅待機は、すべて労働時間になるわけではない 判断の基本は会社の指揮命令下にあるか 労働基準法上の労働時間は、実際に作業をした時間だけではなく、使用者の指揮命令下に置かれている時間を含みます。そのため「自宅にいる」という場所だけで労働時間かどうかは決まりません。電話があれば対応するよう指示されていても、待機中は外出や私生活をおおむね自由に行える場合と、直ちに出動するため行動を厳しく制限される場合とでは、評価が異なります。 厚生労働省の資料にも、社用携帯電話を持ち帰る夜間の緊急対応当番で、帰宅後は自由に過ごせる場合の待機時間を労働時間に該当しない例として挙げたものがあります。ただし、これは一律の免除基準ではありません。実際の運用で自由利用が保障されているかを確認する必要があります。 待機時間と実際の対応時間は分けて考える 待機時間そのものが労働時間に当たらない場合でも、電話で顧客に指示を出す、システムを操作する、現場に出向いて復旧作業をするなど、会社の指示に基づく対応時間は原則として労働時間として把握します。短時間の電話だから記録しない、という運用は避けましょう。移動時間についても、移動中の指示や拘束の実態などに応じて個別に判断します。 会社が確認したい待機条件と行動制限 どこまで自由に過ごせるかを具体的に確認する 「自宅待機」と呼んでいても、実態はさまざまです。例えば、電話に気づいたときに折り返せばよいのか、数分以内に必ず応答しなければならないのか。買い物や外食は認めるのか、飲酒や遠方への外出を禁止するのか。呼び出しから何分以内に現場へ到着する必要があるのか。こうした条件は待機中の自由度を左右します。 とくに、常時携帯電話を確認する義務があり、短時間での出動を求め、外出先や過ごし方も制限するような場合には、待機時間全体が労働時間と評価される可能性が高まります。逆に、対応できないときは別の当番へ引き継げるなど、実質的な自由が確保されていれば判断は変わり得ます。 実際の呼び出し頻度も無視できない 規程上は自由に過ごせることになっていても、毎晩何度も連絡が入り、睡眠や外出が事実上妨げられている場合は、書面だけでは実態を説明できません。過去の着信件数、対応に要した時間、現場出動の頻度、当番の交代状況を記録しておくことが重要です。会社が「待機は勤務外」と決めていても、その呼び方だけで結論は出ません。 待機手当と残業代はどう整理するか 当番手当を支払えば残業代が不要になるわけではない 労働時間に当たらない待機についても、負担への配慮として当番手当を設けることは考えられます。金額や支給条件は、労働契約や就業規則などに照らして整理します。一方、待機時間そのものが労働時間に該当する場合は、所定の賃金や必要な割増賃金の計算が問題になります。当番手当を支払っているという理由だけで、法定の割増賃金を一律に省略できるわけではありません。 例えば、休日に30分の電話対応をした場合、まずその30分が労働時間であることを記録します。その日が労働基準法上の法定休日か、会社が定めた所定休日かによって割増賃金の扱いが異なります。また、深夜22時から翌5時までの労働には深夜割増の検討が必要です。休日という言葉だけで一律に計算せず、勤務体系と実際の対応時刻を確認してください。 手当の設計では支給対象を明確にする 当番手当を導入するなら、待機当番に指定された日に支払うのか、実際に連絡があった場合に追加支給するのか、出動した場合の交通費をどう扱うのかを区別します。賃金の計算基礎への算入についても、手当の名称だけでは判断できません。支給条件と実態を踏まえ、割増賃金の算定方法まで点検しましょう。 自宅待機当番を導入するときの実務手順 最初に業務の必要性と担当範囲を決める まず、緊急対応が本当に必要な時間帯と、連絡を受けるだけでよい案件、現場出動が必要な案件を分けます。一次受付を外部サービスへ委託できないか、管理職と一般社員で対応範囲を分けられないかも検討すると、社員の拘束を減らせます。 次に、当番の指定方法、交代や辞退の取扱い、連絡がつかなかった場合の代替体制を定めます。特定の社員だけに負担が集中しないよう、当番表を作成し、休暇取得や家庭事情との調整方法も決めておくと運用しやすくなります。 就業規則・労働条件と勤怠記録を整える 休日は本来労働から完全に解放された時間であるため、就業規則や雇用契約に根拠規定がなければ、会社が一方的な業務命令として自宅待機を義務付けることはできません。まずは就業規則等に待機命令や呼び出しに関する規定が整備されているかを確認し、未整備の場合は労使の合意や規則改定を進める必要があります。実際に、休日勤務や時間外勤務が発生するなら、36協定の届出状況と適用される上限規制も点検が必要です。 勤怠記録には、当番日、待機条件、連絡を受けた時刻、対応開始・終了時刻、作業内容、出動の有無を残します。電話が複数回あった場合も実作業時間を把握できる仕組みを用意します。自己申告だけに任せる場合は、着信履歴や業務システムの記録との照合も検討してください。 具体例で考える会社の対応 設備保守会社が土曜日に社員1人を当番とし、社用携帯を持ち帰らせています。電話は月に1、2回程度で、買い物や外出は自由、応答できなければ別の社員へ転送されます。この場合、待機時間全体が直ちに労働時間になるとは限りません。ただし、実際に電話で故障状況を確認し、復旧方法を指示した時間は別途記録する必要があります。 一方、同じ会社が「連絡から15分以内に事務所へ到着すること」「飲酒・遠出は禁止」「当番交代は認めない」と定め、休日に何度も呼び出しているなら、待機中の自由利用が相当程度制限されます。待機時間全体の労働時間性を慎重に検討し、賃金と休日管理の仕組みを見直す必要があります。両者の違いは手当の有無だけではなく、社員がどの程度自由に過ごせるかにあります。 判断に迷う場合は、実際の運用資料をそろえて相談を 自宅待機当番は、制度の名称より実際の拘束内容が重要です。まず会社内で、当番の必要性、行動制限、呼び出し頻度、対応時間、現在の手当と勤怠管理を確認しましょう。条件が厳しい場合や、過去の対応時間を賃金に反映していない場合は、運用開始前または見直し時に専門家へ相談することが有用です。 相談の際には、雇用契約書、就業規則、当番表、電話・出動記録、給与明細、36協定などを用意すると論点を整理しやすくなります。城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。自社の待機条件に合った労働時間管理と賃金設計を検討する際は、こうした資料をもとに確認するとよいでしょう。

営業担当者や訪問業務を行う社員が、会社に連絡せず取引先へ直行し、そのまま自宅に帰っていたことがわかった場合、経営者はどう対応すればよいでしょうか。「会社に出勤していないから欠勤扱いにできるのか」「勝手に直帰した時間の給与を減らせるのか」と疑問に思うこともあるでしょう。 直行直帰そのものが直ちに問題になるわけではありません。重要なのは、会社の指示や従来の運用、実際に行った業務、労働時間の記録を分けて確認することです。ここでは、無断の直行直帰が判明した際の確認事項と指導、勤怠管理の整え方を説明します。 無断の直行直帰でも、まず実際の勤務状況を確認する 直行直帰と無断欠勤は同じではない 例えば、午前9時に取引先で打合せを始め、午後5時に訪問業務を終えて帰宅した社員がいたとします。会社への出社や帰社を命じていたのに従わなかったのであれば、勤務方法についての指示違反が問題となり得ます。一方、取引先で実際に業務を行っていた時間まで、出社していないという理由だけで欠勤と扱うことは適切ではありません。 最初に確認したいのは、当日の訪問予定、取引先との面談記録、業務報告、会社への連絡状況、始業・終業時刻です。社員の説明だけでなく、予定表や業務システムの記録など、確認できる資料を突き合わせます。 会社がどこまで指示していたかを整理する 就業規則や勤務ルールに事前承認が定められているか、上司が出社・帰社を明確に指示していたか、これまで直行直帰を黙認していなかったかを確認します。明文化されたルールがなく、上司も日常的に認めていた場合には、突然「無断だから処分する」と判断するのではなく、まず運用を明確にする必要があります。 直行直帰の日の労働時間と給与はどう扱うか 出社していなくても業務時間は把握する 労働時間は、原則として使用者の指揮命令下に置かれている時間かどうかで判断します。訪問先での打合せや会社の指示による作業などは、オフィスで行っていなくても労働時間になり得ます。直行直帰を認めていないことと、実際に働いた時間に対する賃金を支払うことは、別の問題です。 厚生労働省のガイドラインでは、使用者が労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することを求めています。タイムカードやパソコンの使用記録など客観的な記録を基本とし、自己申告を用いる場合にも実態との食い違いを確認する必要があります。 自宅と訪問先の移動時間は一律に決めない 自宅から最初の訪問先へ向かう時間や、最後の訪問先から帰宅する時間は、移動中に業務を行うことを求められておらず、移動手段などについても特段の指示がなく、労働者が自由に利用できる場合には、原則として通勤時間として扱われ、労働時間には該当しません。 ただし、会社の指示により移動中に具体的な業務を行う場合や、業務上必要な資材の運搬など、移動そのものが業務の一部となっており、使用者の指揮命令下にあると認められる場合には、労働時間に該当することがあります。 また、外勤だから自動的に「事業場外みなし労働時間制」が適用されるわけではありません。この制度は事業場外で働き、労働時間の算定が困難である場合など、法定の要件を満たすときに検討するものです。連絡手段や業務指示、勤務実態によっては通常どおり労働時間を算定する必要があります。 無断の直行直帰がわかったときの対応手順 まず本人に事実と理由を確認する 会社は「いつ、どこで、何の仕事をしたか」「誰の承認を受けたと考えていたか」「なぜ連絡しなかったか」を具体的に確認します。訪問先の事情で予定が変更された、以前から同じ方法で働いていたなど、背景によって指導内容は変わります。最初から虚偽申告と決めつけず、説明の機会を設けましょう。 確認内容は日時を付けて記録し、勤怠データと業務報告に食い違いがあれば、本人に確認したうえで必要な修正を行います。客観的な裏付けがないまま、会社にいなかった時間を一律に控除する対応は避けるべきです。 ルールを説明し、再発防止の指示を出す 無断の直行直帰が会社の業務運営に支障を与えている場合には、事前承認の要否、予定変更時の連絡先、終業報告の方法を具体的に示します。口頭で注意した場合も、指示内容と社員の回答を簡潔に残すと、後の認識違いを防げます。 懲戒処分を検討する場合は、就業規則の根拠、違反の程度、従前の運用、本人への指導歴などを踏まえ、処分の相当性を慎重に判断します。単発の連絡漏れと、虚偽の勤怠申告を繰り返す場合を同列には扱えません。実際に業務を行っていた時間に対する賃金をカットして制裁代わりにすることは、労働基準法第24条（賃金全額払いの原則）違反となります。 指導やペナルティが必要な場合は、就業規則の懲戒規定に基づき、適正な手続きを経て減給処分などを行う必要があります。 直行直帰の勤怠管理ルールを整える 承認と打刻を別々に管理する 直行直帰を許可するかどうかの判断と、実際に何時間働いたかの記録は分けて考えます。例えば、前日までに訪問予定を申請し、当日は業務開始・終了時に勤怠システムへ入力する方法が考えられます。急な訪問変更がある場合の事後報告の期限も決めておくと運用しやすくなります。 記録方法を自己申告に頼る場合は、申告の仕方を社員と管理者に説明し、訪問記録やシステムの利用履歴と大きな差がないか確認します。申告できる時間に不合理な上限を設けたり、残業を申告しづらくしたりしてはいけません。 就業規則と現場の実態を合わせる 規則では直行直帰を禁止しているのに、現場では上司が日常的に認めているという状態は、トラブルの原因になります。実際に直行直帰が必要な職種であれば、許可の基準、勤怠報告、移動中の業務、時間外勤務の承認方法などを整理しましょう。 一方、社員に毎回出社を求めると、移動負担が増えて業務効率が落ちることもあります。出社の必要性と管理上のリスクを比較し、職種や訪問内容に応じた運用を検討することが現実的です。 判断に迷う場合は資料をそろえて労務相談を 例えば、会社は朝9時の出社を求めていたのに、社員が午前中から取引先を訪問し、夕方に帰宅していたとします。この場合、無断で勤務方法を変更したことへの指導と、訪問先での実労働時間の把握を並行して進めます。訪問記録から勤務実態が確認できれば、その時間の賃金を単純にゼロにはできません。反対に、申告した時間に実際は業務をしていなかった疑いがあれば、資料を確認して事実関係を整理する必要があります。 直行直帰をめぐる相談では、就業規則、雇用契約書、勤怠記録、訪問予定表、業務報告、上司の指示がわかるメールなどを準備すると、論点を整理しやすくなります。特に、給与控除や懲戒処分の判断、事業場外みなし労働時間制の適用、ルール変更が関係する場合は、個別事情に応じた検討が必要です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。無断の直行直帰への対応と、現場で無理なく続けられる勤怠管理の整備について判断に迷う場合は、現在の運用と記録を整理したうえでご相談ください。

飲食店や小売店、クリニックなどで、社員から「都合が悪くなったので、別の社員と勤務日を交換しました」と事後報告を受けることがあります。双方が納得していても、会社の承認なしに確定した勤務シフトを変更してよいとは限りません。一方で、実際に働いた社員の勤務を記録せず、予定表どおりに給与を計算することも適切ではありません。 こうした場面では、無断交換を注意することと、実際の労働時間を正しく管理することを分けて考える必要があります。会社が最初に確認したい事項、賃金計算での注意点、再発防止のための承認ルールを整理します。 社員同士の合意だけでシフトを交換できる？ 勤務シフトは、単に社員同士の都合を調整する表ではありません。会社が必要な人員を配置し、各社員の労働日や始業・終業時刻を管理するためのものです。確定した勤務日や時間帯を変える場合には、雇用契約、就業規則、シフトの決定・変更方法を確認する必要があります。 確定したシフトの変更には会社との合意が重要 労働契約上、確定したシフトに従って勤務することは社員自身の義務（労務提供義務）です。民法の原則上、働く本人が勝手に代理人を立てたり、期日を変更したりすることは認められません。社員同士で合意していても、会社（使用者）の承諾がない限り労働義務の免除や交代は成立せず、無断交換は契約違反（業務命令違反）となります。 ただし、会社が普段から社員同士の調整に任せ、管理者も交換を把握して黙認していた場合などは、運用実態も確認する必要があります。「許可していない」という会社の認識だけで、直ちに一律の処分を決めるのは避けましょう。 交代後の社員が働ける条件も確認する 交換した社員の担当業務、必要な資格、研修の受講状況、単独勤務の可否などによっては、人員数が足りていても安全・サービス面の問題が生じます。例えば、特定の業務を担当できる社員が不在になるなら、単純な人数合わせでは対応できません。労働時間だけでなく、業務遂行上の条件も会社が確認すべき事項です。 無断交換が分かったときの初動 予定と実績を分けて事実を確認する 最初に、当初のシフト表、社員間の連絡内容、実際の出退勤記録、管理者への報告時刻を確認します。交換を申し出た理由、誰がいつ承諾したか、会社の承認を得たと思った事情がないかについて、関係者それぞれから説明を受けましょう。 交換前の勤務予定と実際の勤務実績は別々に残します。後から予定表を上書きしてしまうと、何が変更されたのか分からなくなり、賃金計算やトラブルの検証が難しくなります。記録は事実に沿って修正し、修正理由や承認者を追跡できる形にすることが大切です。 その場での叱責や処分を先行させない 無断交換が就業規則や社内ルールに反する場合でも、まずはルールの周知状況と過去の運用を確かめます。管理者ごとに許可の基準が違っていた、申請方法が決まっていなかった、といった事情があれば、会社側の運用改善も必要です。 注意・指導を行う際は、業務への影響と承認を求める理由を具体的に説明します。懲戒処分を検討する場合は、就業規則上の根拠、行為の内容、影響、過去の指導歴、処分の相当性を慎重に確認してください。無断交換が一度あったという理由だけで、直ちに重い処分が認められるわけではありません。 給与計算と労働時間管理で見落としやすい点 実際に働いた時間を記録する 会社の事前承認がなかったとしても、現場管理者が制止せず実質的に業務を行わせた場合は「指揮命令下の労働時間」とみなされます。無断交換だからといってタダ働きにすることは労働基準法違反となるため、実際に勤務した社員に対して実労働時間分の賃金を全額支払う義務が生じます。 反対に、無断交代により出勤しなかった当初の社員に対しては、「ノーワーク・ノーペイの原則（労基法第24条等）」に基づき、働いていない時間の賃金を支払う義務はありません。事後的に有給休暇の取得を承認するなどの例外的な合意をしない限り、不就労分は原則として欠勤控除の対象となります。 週の労働時間や割増賃金も再計算する 勤務日を交換すると、交代した社員の1日・1週の労働時間、法定休日、深夜時間帯などが変わることがあります。もとのシフトでは時間外労働がなくても、交代後の勤務を合算すると法定労働時間を超える場合があります。適用される労働時間制度や36協定の範囲も確認が必要です。 例えば、社員Aが土曜日の勤務を社員Bに頼み、Bがその週にすでに長時間働いていたとします。Bの実勤務を合算した結果、時間外割増賃金の確認が必要になる可能性があります。これは説明用の想定例であり、割増賃金の有無は具体的な勤務時間、休日の指定、適用制度によって異なります。 休憩や連続勤務にも注意する 交代によって勤務が連続する場合は、休憩の確保や疲労の蓄積にも目を向けましょう。勤務の前後に別の仕事がある、資格者の配置が必要、長時間勤務が続くなど、現場特有の条件を確認します。人員不足を解消するための交代でも、別の労務リスクを生まないようにする必要があります。 シフト交換の承認ルールをどう整える？ 申請先と承認のタイミングを明確にする 実務上は、社員同士で交代の候補を調整すること自体を認めつつ、確定は管理者の承認後とする方法が考えられます。申請期限、緊急時の連絡先、承認権限者、交代できない業務、勤怠システムへの反映方法を決めておくと、現場で判断しやすくなります。 例えば「交代を希望する双方が管理者に申し出る」「管理者が資格・人員配置・労働時間を確認する」「承認後にシフト表を更新し、双方へ通知する」という順序です。口頭連絡だけで済ませず、メールや勤怠システムなど、後から確認できる方法を選ぶとよいでしょう。 緊急時の例外と過去の慣行を整理する 急病や家族の事情で直前の交代が必要になることもあります。通常の申請期限に間に合わない場合の連絡方法を用意し、誰が暫定的に判断するかを定めます。ただし、緊急時だからといって、実勤務の記録や賃金計算の確認を省略してよいわけではありません。 これまで自由な交換を認めてきた職場で急に厳格な承認制へ移行する場合は、変更理由を説明し、現場の負担や運用可能性を確認しましょう。就業規則や雇用契約との整合性を点検し、必要な手続きを踏んでルールを整えることが重要です。 相談前に準備したい資料と確認事項 無断交換が繰り返される、交代後に残業代の計算が複雑になる、管理者によって承認基準が異なるといった場合は、個別の注意だけでは解決しないことがあります。勤務シフトの決定方法と勤怠管理の仕組みを合わせて見直すことが有効です。 相談の際には、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則、シフト作成・変更の社内ルール、変更前後のシフト表、実際の出退勤記録、社員とのやり取り、給与計算の資料などを整理しておくと、問題点を具体的に検討しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。社員同士のシフト交換をどこまで認めるか、無断変更が起きた際の指導方法や労働時間管理をどう整えるか迷う場合は、実際の運用資料をもとに相談することをご検討ください。

退職予定の社員に秘密保持誓約書への署名を求めたところ、「退職するのだから署名する必要はない」と断られた。顧客情報や社内資料の流出が心配でも、会社は署名を強制できるのでしょうか。退職日が迫っていると、手続きを止めたり、退職金の支払いを保留したりしたくなるかもしれません。しかし、秘密保持の問題と退職に伴う法的な手続きは分けて考える必要があります。ここでは、中小企業の経営者が確認したい既存の義務、誓約書の内容、拒否された場合の対応、日頃からの備えを説明します。 退職時の秘密保持誓約書は必ず署名してもらえる？ 署名を一方的に強制することはできない 秘密保持誓約書は、会社の顧客情報、技術情報、価格表などを退職後に漏らしたり不正利用したりしないことを確認する文書です。会社として提出を求めることはできますが、退職時に初めて示した新しい義務について、社員の同意を当然に得られるわけではありません。署名を拒否されたからといって、それだけで懲戒処分や損害賠償の対象になると判断するのは適切ではありません。 とくに、秘密保持とは別に「違反した場合は一律に〇〇万円の違約金を支払う」といった条項を含めることは、労働基準法第16条（賠償予定の禁止）に違反し無効となる可能性が極めて高いため記載してはなりません。また、「同業他社には転職しない」といった競業避止義務も、職業選択の自由（憲法22条）との兼ね合いから、相応の代償措置（手当等）や合理的な制限がない限り無効と判断されやすく、社員が署名を拒絶する大きな要因になります。これらの義務や条件は、純粋な秘密保持とは明確に区別して整理する必要があります。 誓約書がなくても守るべき秘密はある 一方、署名がなければ会社の情報を自由に持ち出せるという意味でもありません。就業規則や雇用契約に秘密保持の定めがある場合は、その内容と有効性を確認します。また、法令上保護される営業秘密などについては、契約書の有無だけで判断が決まるわけではありません。ただし、あらゆる社内情報が無期限に保護されるわけではなく、情報の性質、管理方法、合意内容などが重要です。 まず確認したい3つの事項 既存の就業規則・雇用契約の定め 入社時の雇用契約書、誓約書、就業規則、情報管理規程を確認しましょう。退職後の秘密保持に関する条項があるか、対象情報がどこまで特定されているか、社員に周知されていたかを整理します。規定があるだけで、どのような要求も認められるわけではありません。 守ってほしい情報の具体的な範囲 「業務上知ったことを一切口外しない」といった広い表現では、社員が何を守るべきか分かりにくくなります。例えば顧客名簿、未公表の見積条件、開発資料、患者や利用者の個人情報など、実際に扱った情報を分類します。一般に知られている知識や本人が培った技能まで一律に禁止する内容になっていないかも確認してください。 拒否した理由と退職日までの状況 社員が拒否する理由は、文面が難しい、義務の範囲が広すぎる、転職先での仕事に影響するのではないかと心配しているなど、さまざまです。理由を決めつけず、どの条項が問題なのかを尋ねます。退職日、最終出勤日、貸与端末やアカウントの利用状況も併せて確認しておくと、必要な対策を選びやすくなります。 署名を拒否されたときの対応手順 1．誓約書の目的を説明し、必要なら文面を見直す 最初に、守ってほしい情報と、会社が懸念している行為を具体的に説明します。秘密保持だけが目的なら、競業避止や広範な損害賠償条項を一緒に求める必要があるか再検討します。社員の疑問に回答し、必要に応じて対象情報や期間の表現を調整します。説明した日時や回答内容は簡潔に記録しておきましょう。 2．署名の有無と切り離して情報管理を進める 署名を待つ間も、業務上必要のなくなったシステム権限の見直し、貸与品の返却、共有フォルダへのアクセス整理、紙資料の回収を進めます。個人端末や私用メールへのデータ保存が疑われる場合も、本人の私物を無断で調べるのではなく、事実確認の方法と権限を慎重に検討してください。情報漏えいの具体的な疑いがあれば、証拠保全や専門家への相談を優先します。 3．合意できなくても退職手続きは適切に行う 誓約書に署名しないことを理由に、当然に退職日を延ばしたり、法令上支払うべき賃金を止めたりすることはできません。退職金についても、「誓約書に署名しないから」という理由だけで支給を保留したり不支給にしたりすることは原則として認められません。就業規則に「誓約書の提出を退職金の支給要件とする」旨の定めがあったとしても、実際の情報漏えい等の背信行為がない限り、単なる署名拒否を理由とした不支給や一方的な保留は法的に無効（労働基準法違反・公序良俗違反）と判断されるリスクが極めて高いため、安易な支払停止は禁物です。雇用保険・社会保険の手続き、必要な書類の交付などは、それぞれのルールに従って進めます。署名拒否への対応と、会社が負う退職時の義務を混同しないことが重要です。 トラブルを防ぐには退職時より前の整備が重要 退職時に初めて厳しい条件を提示すると、社員には後出しの要求と受け取られがちです。入社時に基本的な秘密保持のルールを説明し、担当業務の変更や重要情報へのアクセス開始時に、守るべき情報を具体的に確認する運用が有効です。誓約書だけに頼らず、閲覧権限の設定、持ち出しルール、退職時の返却チェックも組み合わせます。 例えば、営業担当者が退職する想定例では、顧客情報をどのシステムで管理し、どの資料を会社に返却するのかを一覧化します。担当者の経験や人脈まで会社の秘密として扱うのではなく、会社が管理している具体的な情報を明確にすることが大切です。引継ぎ担当者や情報管理担当者とも連携し、最終出勤日までに実行できる項目を決めましょう。 また、就業規則の服務規律や懲戒規定が古いままの場合は、現在の情報管理方法に合っているか確認します。違反が起きたときの対応も、規定の存在だけでなく、行為の内容、損害や危険の程度、指導の経緯などに応じて判断する必要があります。 社会保険労務士への相談を検討したい場面 誓約書への署名を拒否されたときは、まず既存の規定と文面を確認し、社員の疑問を聞きながら、退職手続きと情報管理を並行して進めることが基本です。署名を得ること自体を目的にせず、守るべき情報を明確にして適切に管理する視点が欠かせません。 既存の就業規則に退職後の秘密保持条項がない、誓約書の内容が広すぎる、拒否への対応と退職金・懲戒の判断が絡むといった場合は、労務管理の観点から専門家に相談すると整理しやすくなります。相談時には、就業規則、雇用契約書、従来の誓約書、新たに提示した文案、社員とのやり取り、退職予定日を用意するとよいでしょう。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更に対応しています。退職時の対応に迷う場合や、今後のために秘密保持に関する社内ルールを整えたい場合は、具体的な状況を整理してご相談ください。なお、情報漏えいに伴う損害賠償請求や訴訟対応などは、必要に応じて弁護士への相談も検討してください。

社員が勤務中に酒を飲んでいたことが分かった場合、会社はどのように対応すればよいのでしょうか。 例えば、昼休みに飲酒した社員が午後の業務に戻ってきた場合や、勤務中に職場で酒を飲んでいるところを発見した場合です。経営者としては、すぐに帰宅させてよいのか、給与を支払う必要があるのか、懲戒処分の対象になるのかといった疑問が生じます。 飲酒は職場の安全や業務の正確性に影響するおそれがありますが、飲酒の事実だけで直ちに解雇などの重い処分を決めることは適切ではありません。 今回は、勤務中の飲酒が発覚した際の初動対応、事実確認、賃金の扱い、懲戒処分の判断について、中小企業の経営者が押さえておきたいポイントを解説します。 勤務中の飲酒が分かったら、まず安全を確保する 飲酒の状況と担当業務を確認する 勤務中の飲酒を発見した場合、最初に考えるべきことは、社員本人や周囲の安全です。 特に、自動車の運転、機械の操作、高所作業、医療・介護など、人の生命や身体に関わる業務では、飲酒の影響を受けた状態で仕事を続けさせることが重大な事故につながりかねません。 まず、本人の様子を確認し、飲酒の影響が疑われる場合には、危険を伴う業務から速やかに外す必要があります。 一方、事務職であっても、判断力や注意力の低下によって業務上のミスが生じる可能性があります。危険作業に限らず、業務を継続させてよい状態かを確認しましょう。 その場で帰宅を命じてもよいか 飲酒の影響で安全に業務を遂行できないと判断される場合、会社は業務を中断させ、状況に応じて帰宅などを指示することが考えられます。 ただし、本人に自動車や自転車を運転させて帰宅させることは避けなければなりません。公共交通機関や家族による迎えなど、安全な帰宅方法を検討します。 意識障害などが疑われる場合は、単に帰宅させるのではなく、救急対応が必要かを判断してください。 また、帰宅を命じた時間の賃金については、後述するように、業務を行えなくなった原因や会社の判断によって扱いが異なります。 安全確保のための判断と、賃金や懲戒処分の判断は分けて考えることが大切です。 飲酒の事実と経緯をどのように確認するか 飲酒した時間、場所、量を整理する 飲酒が疑われる場合でも、本人の説明を聞かずに事実を決めつけることは避けましょう。 確認したい事項は、主に次のとおりです。 ・飲酒した日時と場所 ・勤務時間中か休憩時間中か ・飲酒した酒の種類と量 ・飲酒後に担当した業務 ・周囲の社員や顧客への影響 ・会社から過去に注意や指導を受けていたか 例えば、勤務時間中に職場で飲酒していた場合と、昼休みに外食先で飲酒した場合では、事実関係が異なります。 休憩時間は原則として労働者が自由に利用できる時間ですが、だからといって飲酒後に業務へ支障を生じさせても問題がないということにはなりません。 会社の服務規律、業務内容、飲酒による影響などを踏まえて判断する必要があります。 本人への聞き取りと記録を残す 飲酒の事実を確認する際は、発見した社員の説明だけで判断せず、本人にも事情を聞くことが重要です。 本人が飲酒を認めた場合でも、なぜ飲酒したのか、どの程度飲んだのか、業務にどのような影響があったのかを確認します。 一方、本人が飲酒を否定している場合には、酒のにおいなどの印象だけで断定せず、客観的な事情を整理しましょう。 聞き取りを行った日時、本人の説明、会社が確認した事実、業務への影響を記録しておくと、その後の指導や処分を検討する際の資料になります。 アルコール検知器による確認を検討する場合も、業務上の必要性や社内規程、本人への説明、個人情報の取扱いに注意が必要です。 飲酒した社員への給与はどう扱うか 実際に働いた時間の賃金は原則として支払う 勤務中に飲酒した社員であっても、すでに労働した時間については、原則として賃金を支払う必要があります。 飲酒という問題行動があったからといって、その日の給与を一律に全額支払わないという対応は避けるべきです。 また、会社が独自に罰金を決め、給与から差し引くことにも法的な制約があります。 懲戒として減給する場合には、就業規則上の根拠や労働基準法第91条の制限などを確認しなければなりません。 業務を中断させた時間は事情によって判断する 例えば、社員が勤務中に飲酒し、正常に業務を行えない状態になったため、会社が午後の勤務を中止させたとします。 飲酒によって社員本人が正常に業務を行えない状態になった場合、その原因が本人の行為にあると認められれば、業務を行わなかった時間について賃金を支払わない扱いが考えられます。 一方、社員が労務を提供できる状態であるにもかかわらず、会社側の判断や事情によって就労させなかった場合には、労働基準法第26条の休業手当が問題になることがあります。 そのため、飲酒の程度や本人の就労能力、帰宅を命じた理由などを確認したうえで、賃金の取扱いを判断する必要があります。 会社が安全確保のために帰宅を指示したという事実だけで、無給にできるか、休業手当が必要かが決まるわけではありません。 飲酒の発覚後に帰宅させたという事実だけで、賃金の取扱いが自動的に決まるわけではありません。勤怠記録や帰宅指示の理由を残したうえで、個別に判断しましょう。 勤務中の飲酒を理由に懲戒処分できるか 就業規則の服務規律と懲戒規定を確認する 勤務中の飲酒について懲戒処分を検討する場合、まず就業規則を確認します。 厚生労働省のモデル就業規則でも、服務規律に関する規定例として、酒気を帯びて就業しないことが示されています。 ただし、モデル就業規則に記載があるだけで、自社の社員にそのまま懲戒処分を行えるわけではありません。 自社の就業規則に飲酒や服務規律違反に関する定めがあるか、懲戒の種類と事由が定められているか、社員に周知されているかを確認する必要があります。 飲酒したら必ず懲戒解雇できるわけではない 労働契約法第15条では、懲戒処分について、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当と認められない場合は無効になると定めています。 そのため、飲酒が発覚したという理由だけで、直ちに懲戒解雇を選択することには慎重でなければなりません。 判断に当たっては、飲酒の程度、担当業務の危険性、事故や損害の有無、過去の指導歴、本人の説明、再発の可能性などを総合的に検討します。 例えば、初めて飲酒が確認され、業務への影響が限定的だった場合と、飲酒を繰り返し、危険作業を行って事故を起こした場合では、処分の相当性に関する判断が大きく異なります。 懲戒解雇には労働契約法第16条の解雇権濫用法理も関係します。重い処分を検討する場合ほど、事実確認と法的な検討が重要です。 再発防止のために会社が整えておきたいこと 飲酒禁止の範囲を明確にする 今回の問題を機に、就業規則や社内ルールを見直すことも有効です。 勤務時間中の飲酒だけでなく、休憩時間中の飲酒、酒気を帯びた状態での出勤、会社行事での飲酒後の業務など、どのような行為を禁止するのかを整理します。 特に、運転や危険作業を伴う職場では、飲酒後の就業を認めない基準や、異常が見られた場合の報告・対応手順を明確にしておくことが重要です。 規程を設けるだけでなく、社員が内容を理解できるように周知することも欠かせません。 繰り返す場合は背景事情も確認する 飲酒を繰り返す社員に対しては、注意や処分だけでなく、背景事情の確認も必要になる場合があります。 例えば、健康上の問題が疑われる場合には、本人の意向やプライバシーに配慮しながら、産業医などへの相談や医療機関の受診を促すことが考えられます。 ただし、会社が独自にアルコール依存症などと診断することはできません。 健康面への配慮と、職場の安全確保や服務規律の維持は、区別しながら対応する必要があります。 対応に迷ったときは社会保険労務士に相談を 社員の勤務中の飲酒が発覚した場合、会社はまず安全を確保し、飲酒の事実と業務への影響を確認する必要があります。 そのうえで、賃金の取扱い、注意指導、懲戒処分の必要性を個別に判断します。 特に、社員を帰宅させた時間の賃金をどう扱うか、懲戒処分が重すぎないか、就業規則の規定が十分かといった問題は、判断を誤ると労使トラブルにつながる可能性があります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務に関する相談や就業規則の作成・変更に対応しています。 勤務中の飲酒への対応に迷った場合は、就業規則、勤怠記録、飲酒が発覚した際の状況、本人への聞き取り記録などを整理したうえで、社会保険労務士に相談することをご検討ください。

「社員が1日に何度も喫煙所へ行き、そのたびに仕事が止まっている」「タバコを吸わない社員から不公平だという声が出ている」。このような状況で、経営者はどこまで注意してよいのでしょうか。 喫煙のための離席は、法定の休憩時間と同じものとは限りません。一方で、席を離れた時間をすべて自動的に無給にしたり、喫煙したことだけを理由に処分したりするのも適切ではありません。会社としては、実際の勤務状況を確認し、業務上の必要性に沿ってルールを整えることが重要です。今回は、勤務中の喫煙による離席について、確認事項と対応の順序を説明します。 まず「休憩時間」と「勤務中の離席」を分けて考える 法定の休憩時間は自由利用が原則 労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも60分の休憩を、労働時間の途中に与える必要があります。休憩時間は、原則として労働者が自由に利用できる時間です。 そのため、会社が定めた昼休みなどに喫煙することと、勤務時間中に仕事を中断して喫煙所へ向かうことは区別して考えます。休憩時間中の喫煙については、職場の受動喫煙防止措置や施設の利用ルールを守ることが前提となります。 喫煙のための離席がすべて休憩になるわけではない 労働時間に当たるかどうかは、使用者の指揮命令下にあるかなど、実態に基づいて判断します。 「喫煙所にいたから労働時間ではない」「勤怠システムで休憩を押していないから労働時間だ」と、どちらか一方の事情だけで決めることはできません。会社が黙認してきた運用や、実際に業務対応を求めていたかどうかも確認する必要があります。 注意する前に会社が確認したいこと 離席の回数だけでなく業務への影響を見る まずは、誰が、いつ、どの程度の時間離席しているのかを、必要な範囲で把握します。特定の社員だけを監視するのではなく、職場全体の勤務状況や業務への影響を客観的に確認することが大切です。 例えば、電話対応が手薄になる、顧客を待たせる、同僚が作業を代わる、予定した作業が終わらないといった具体的な支障があるかを整理します。単に喫煙者であることや、他の社員の印象だけを理由に指導することは避けましょう。 現在のルールと慣行を確認する 就業規則、勤務時間・休憩時間の定め、喫煙所の利用案内、過去の上司の説明などを確認します。会社が長年、勤務中の短い喫煙離席を認めていた場合、突然「今日からすべて違反」と扱うと、社員との認識の食い違いが生じます。 また、喫煙以外にも私用の電話や飲み物の購入など、短い離席がどのように扱われているかを確認してください。喫煙者だけを対象にする合理的な理由があるのか、業務中の私的な離席全般として整理すべきなのかを検討します。 喫煙による離席時間の給与はどう扱う？ 一律の賃金控除は避ける 実際に労働から離れ、労働時間に当たらない時間については、賃金計算上の取扱いを検討する余地があります。しかし、離席のたびに5分や10分を機械的に差し引いてよいとは限りません。 控除の前提となる時間を正確に把握できるか、賃金規程にどのような定めがあるか、従来の取扱いはどうだったかを確認します。勤務中の喫煙を理由に、実際の不就労時間を超える金額を差し引くことは、単なる賃金計算ではなく制裁の問題にもなり得ます。 勤怠記録と実態を一致させる 勤務中の勝手な喫煙離席を、後から「小刻みに法定休憩を取得した」と振り替えて処理することはできません。労働基準法上の休憩時間は、あらかじめ就業規則等で時刻が特定され、完全に労働から解放されている必要があるためです。 勤務中の私的離席を勤怠管理する際は、法定休憩と混同させず、「私用外出」や「不就労」として客観的な離席時間を記録し、法律上の休憩時間とは明確に区分して運用する必要があります。 社員への注意と社内ルールの整え方 最初は事実確認と具体的な説明から 喫煙の回数が多い社員には、まず面談で状況を確認します。「タバコを吸うな」と一方的に伝えるのではなく、「午前中に複数回離席し、電話対応を別の社員が引き受けている」など、確認できた事実と業務上の支障を説明します。 本人から、既存の休憩時間では対応しにくい事情や、上司から許可を得ているとの認識が示されることもあります。説明を聞いたうえで、業務時間中の離席について期待する行動を具体的に伝え、指導内容を記録します。 全社員に分かる運用ルールを設ける 会社としては、勤務時間中の私的な離席を原則どのように扱うか、必要な場合は誰に申し出るか、業務への支障がある場合はどう調整するかを定めるとよいでしょう。 例えば、所定の休憩時間以外に私的な理由で持ち場を離れる場合は上司に申告する、顧客対応中や安全管理上必要な作業中は離席しない、といった業務に即したルールが考えられます。 就業規則の変更が必要な場合は、内容の合理性、社員への周知、必要な手続きも確認します。喫煙者だけに不明確な基準を適用せず、私的離席に関する運用の公平性を意識することが重要です。 いきなり懲戒処分に進まない 業務に支障があるからといって、最初から減給や出勤停止などの懲戒処分を選ぶべきではありません。就業規則上の根拠、違反の内容、これまでの指導、改善の機会、処分の相当性を検討する必要があります。 指導後も繰り返される場合は、日時や支障の記録を残し、改めて本人に改善を求めます。処分の検討が必要な段階では、個別事情を踏まえた慎重な判断が欠かせません。 想定例で考える対応の順序 例えば、事務職の社員が午前と午後にそれぞれ数回、喫煙所へ向かい、離席中の電話を同僚が受けている職場を考えます。会社には喫煙休憩の明確な規定がなく、以前の上司は短時間の離席を特に注意していませんでした。 この場合、まず電話対応への影響と離席の実態を確認し、本人にも事情を聞きます。そのうえで、喫煙に限らず勤務中の私的離席の申告方法と業務上の優先事項を全社員に説明します。必要に応じて休憩の取り方や人員配置も見直し、一定期間後に改善状況を確認する流れが考えられます。 過去の離席時間を推定して突然給与から差し引くよりも、まずルールを明確にし、今後の勤怠記録と賃金計算を整合させることが現実的です。ただし、実際の賃金処理や規則変更の可否は、既存の契約・規程・運用によって異なります。 判断に迷うときは労務管理の仕組みを点検する 喫煙による離席の問題は、個人のマナーだけでなく、休憩時間の設計、勤怠管理、給与計算、指導方法が関係する問題です。特に、長年黙認していた離席を急に禁止したい場合や、離席時間を給与から控除したい場合、注意しても改善しない場合には、対応前に整理しておくことが大切です。 相談の際は、就業規則・賃金規程、勤務シフト、勤怠記録、これまでの社内案内、業務への支障を記したメモなどを用意すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成などを取り扱っています。勤務中の離席への対応や社内ルールの整備について判断に迷うときは、職場の実情に合わせて相談することを検討してください。

「勤務時間中に銀行へ行きたい」「役所の手続きで1時間だけ職場を離れたい」。社員からこのような申し出があったとき、会社は必ず認めなければならないのでしょうか。また、外出を認めた場合、その時間の給与はどう計算すればよいのでしょうか。 勤務途中で私用のために業務を離れることは、一般に「中抜け」と呼ばれます。休憩時間の自由な外出とは異なり、勤務する予定だった時間をどう扱うかが問題になります。今回は、中小企業の経営者が確認したい承認の基準、勤怠記録、賃金の計算、社内ルールの整え方を説明します。 勤務中の私用外出を会社は認める必要がある？ 原則は勤務義務と社内ルールを確認する 所定労働時間中、社員には労働契約に従って働く義務があります。そのため、銀行での手続きや私的な買い物などを理由に、社員が当然に職場を離れられるわけではありません。会社は業務への影響や就業規則、これまでの運用を踏まえて、私用外出を承認するか判断できます。 ただし、会社が普段から中抜けを認めていたり、個別の合意をしていたりする場合は、その内容も確認が必要です。特定の社員だけを合理的な理由なく不利に扱うことは避け、判断基準をできるだけ統一しましょう。 休憩時間の外出とは区別する 労働基準法上の休憩時間は、労働から解放され、社員が自由に利用できる時間です。そのため、休憩時間中の外出は原則として自由であり、勤務中の私用外出とは区別して扱う必要があります。 会社が職場の安全管理や秩序維持などの理由から外出に関するルールを設ける場合も、休憩時間の自由利用を不当に制限しないように注意しましょう。まず「もともとの休憩時間内なのか」「所定労働時間中に業務を離れるのか」を切り分けることが大切です。 なお、通院、育児、介護などを理由とする申し出では、法令に基づく休暇・措置や個別の配慮が関係することがあります。単なる私用外出として一律に処理せず、事情と利用できる制度を確認してください。 中抜けした時間の給与はどうなる？ 実際に働いていない時間は無給とすることも可能 社員が私用で業務から完全に離れ、労働を提供していない時間については、原則として賃金を支払わない扱いが考えられます。厚生労働省のモデル就業規則にも、私用外出の時間分を基本給から控除する規定例があります。ただし、給与計算は労働契約や賃金規程の定めに従い、控除額が実際の不就労時間に対応するようにする必要があります。 例えば、月給制の社員が1時間の私用外出をした場合、規程で定めた時間単価に基づいて1時間分を控除する方法があります。月給を単純にその月の暦日数で割るなど、規程と異なる計算をその場で決めるのは避けましょう。固定手当の扱いも賃金規程を確認します。 「罰金」として余分に差し引かない 働かなかった時間に相当する賃金を支払わないことと、外出を理由に制裁として減給することは別問題です。例えば1時間の中抜けに対し、理由なく3時間分を差し引くような処理は適切ではありません。懲戒としての減給には労働基準法上の制限もあるため、混同しないようにしてください。 また、社員が外出中も会社からの電話対応や待機を命じられ、自由に時間を使えない場合は、単純に不就労時間と判断できない可能性があります。実際に労働から解放されていたかが重要です。 外出した分だけ終業時刻を延ばしてよい？ 終業時刻の繰下げは事前に取り決める 「1時間中抜けする代わりに、終業を1時間遅くする」という方法も考えられます。ただし、社員の申し出だけで自動的に勤務時刻が変わるわけではありません。始業・終業時刻は労働条件に関わるため、就業規則の定めや個別の合意を確認し、変更後の時間を明確にしておくことが大切です。 例えば通常は9時から18時、休憩1時間の社員が15時から16時まで中抜けし、19時まで勤務するケースを考えます。この場合、実働時間は8時間ですが、勤務時間帯が変わっています。外出前に会社と社員で取り扱いを確認し、実際の勤務開始・終了と中抜け時間を記録します。 残業代の判断は実労働時間で行う 中抜けの時間を差し引いても、別の日の残業やその日の実際の労働時間によっては割増賃金が必要になります。原則として法定労働時間は1日8時間、週40時間であり、法定時間外労働の要件に該当すれば割増賃金の支払いが必要です。単に「終業時刻を遅らせただけだから残業代は不要」と決めつけず、実労働時間と適用される労働時間制度を確認します。 時間単位の年次有給休暇で処理する選択肢もありますが、制度の導入には労使協定などの要件があります。会社が一方的に年休を充当することは避け、本人の希望と制度の有無を確認してください。 会社が実際に進めたい対応手順 申し出を受けたときに確認すること 最初に、外出する日、開始・終了予定時刻、業務への影響、代替対応の必要性を確認します。私生活の詳細まで不必要に尋ねるのではなく、承認の判断に必要な範囲で事情を聞きましょう。緊急の事情がある場合には、その事情も踏まえて柔軟に検討します。 次に、休憩時間の調整で対応するのか、不就労時間として給与控除するのか、勤務時刻を変更するのかを決めます。口頭で済ませる場合でも、後日の認識違いを防ぐため、メールや勤怠システムに承認内容を残すことが有効です。 勤怠と給与を一致させる 中抜けの開始・終了時刻を打刻や申請記録で把握し、給与計算担当者にも処理方法を共有します。外出中に業務へ戻った、予定より早く帰社したといった変更があれば、実績に合わせて修正します。会社が承認した時間と実際の不就労時間が一致しているか、給与締切り前に確認してください。 無断外出があった場合も、直ちに重い処分を決めるのではなく、事実関係、連絡できなかった事情、過去の指導や規程の内容を確認します。勤怠の訂正と服務上の指導は分けて検討することが重要です。 中抜けが繰り返される会社はルールを整備する 私用外出がたびたび発生する職場では、担当者ごとの判断に任せると不公平感や給与計算ミスが生じやすくなります。申請先、承認権者、申請期限、勤怠の記録方法、給与控除の計算方法、終業時刻変更の可否を整理し、就業規則や運用マニュアルに反映させましょう。 ただし、すべての会社が複雑な制度を設ける必要はありません。少人数の職場なら、まずは申請と記録の方法を統一するだけでも改善につながります。一方、従業員によって勤務形態が異なる場合や、これまでの賃金処理が曖昧な場合は、規程の見直しを含めた検討が有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談、給与計算、就業規則の作成・変更を取り扱っています。中抜けの承認基準や賃金処理に迷うときは、就業規則・賃金規程・雇用契約書・勤怠記録・給与明細などを整理して相談すると、具体的な運用を検討しやすくなります。社員の事情に配慮しながら、会社として一貫した労務管理を行うことが大切です。

制服や作業服を着用する職場で、「始業時刻までに着替えを済ませておくように」と社員に伝えている会社は少なくありません。ところが、社員から「着替えの時間も勤務時間ではないですか」と尋ねられると、どこから賃金を支払うべきか迷うことがあります。 着替えの時間が労働時間に当たるかどうかは、制服があるという事実だけで決まるものではありません。会社が着用や更衣場所をどのように指示しているか、実際に社員がどのように行動しているかを確認する必要があります。今回は、中小企業の経営者が確認したい判断基準と、勤怠管理の見直し方を説明します。 着替え時間が労働時間になる判断基準 会社の指揮命令下にあるかを確認する 労働基準法上の労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。実際の作業をしている時間だけではなく、業務のために義務付けられた準備行為も該当する場合があります。 最高裁判所の三菱重工業長崎造船所事件（2000年3月9日判決）では、労働者が業務に必要な準備行為を事業所内で行うことを会社から義務付けられ、または余儀なくされた場合、その行為に要した時間は、特段の事情がない限り、労働時間に当たると判断されました。 厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、会社の指示によって事業場内で行う、着用を義務付けられた所定の服装への着替えを労働時間の例として挙げています。 つまり、就業規則に「着替えは労働時間に含めない」と書いてあっても、それだけで結論は決まりません。実際の指示や運用から客観的に判断することが重要です。 制服があるだけで一律に決まるわけではない 例えば、社員が私服の上から任意で上着を羽織る場合と、会社指定の保護具を職場で必ず装着する場合では事情が異なります。自宅から制服で通勤できるか、更衣室での着替えを会社が求めているか、衛生・安全上の理由で着用方法が決まっているかも確認材料です。 「制服だから必ず労働時間」「数分だから労働時間ではない」という一律の扱いは避けましょう。業務上の必要性と会社による拘束の程度を整理する必要があります。 会社が確認したい4つの実態 着用と更衣場所の指示 まず、就業規則、制服規程、業務マニュアル、朝礼時の説明などを確認します。明文化されていなくても、管理職が毎日「着替えてから始業時刻に集合するように」と指示していれば、実際の運用として検討する必要があります。 特に医療機関や食品を扱う職場、製造現場などでは、衛生や安全のために指定場所での着替えを求めることがあります。こうした事情は労働時間の判断に関係しますが、職種名だけで結論が決まるわけではありません。 出勤・退勤の打刻位置と時刻 次に、タイムカードや勤怠システムで何を記録しているかを確認します。更衣後に打刻させている場合、着替えに要した時間が記録から抜けている可能性があります。終業後に更衣してから退勤する場合も同様です。 打刻時刻を変更するだけでなく、出勤後の私的な行動と、会社が義務付けた準備行為を区別できる仕組みにすることが大切です。実際の労働時間を把握できる運用を検討しましょう。 更衣に必要な時間と個人差 着替えに必要な時間は、制服の種類、保護具の数、更衣室までの移動などによって変わります。会社が一律に「着替えは5分」と決めても、実態と合っていなければ適切な管理とはいえません。 一方で、私的な会話や休憩に使った時間まで当然に労働時間になるわけでもありません。実態を確認し、業務上必要な時間を合理的に把握することが求められます。 終業後の着替えや片付け 始業前だけを見直しても不十分です。終業後に指定の制服を脱ぐことや保護具を片付けることを会社が求めている場合、その時間も確認が必要です。職場によっては、作業場と更衣室の間の移動についても判断が必要になることがあります。 勤怠管理と給与計算を見直す手順 まず現状のルールと実態を照合する 最初に、制服の着用ルール、着替え場所、始業・終業の指示、打刻方法を一覧にします。そのうえで、社員や管理職に実際の流れを確認してください。書面上のルールと日常の指示が異なる場合は、両方を記録しておきます。 労働時間に当たる部分を整理する 確認した事実をもとに、どの準備・後始末が会社の指揮命令下にあるかを検討します。労働時間に当たる更衣を所定労働時間の前後に行わせているなら、所定外労働の時間数や割増賃金の要否も含めて計算する必要があります。割増賃金が発生するかどうかは、法定労働時間や休日・深夜労働との関係によって異なります。 打刻方法と社内説明を整える 運用を変更する場合は、単に「早く打刻すること」と通知するだけでなく、どの行為から労働時間として記録するのかを明確にします。管理職ごとに指示が異なると、同じ職場でも記録に差が生じます。就業規則やマニュアルとの整合性も確認しましょう。 過去の取扱いに疑問がある場合は、直ちに一律の金額で精算するのではなく、勤怠記録や実態を調べ、必要な賃金の範囲を検討します。未払いの可能性があるときは、記録を削除したり、社員に請求を控えるよう求めたりしないでください。 具体例で考える着替え時間 想定例として、小規模なクリニックでは、スタッフに院内の更衣室で指定の白衣へ着替え、午前9時には受付や診療補助の業務を開始するよう求めています。タイムカードは着替えた後に押す運用です。 この場合、院内での更衣が実質的に義務付けられているか、白衣の着用にどのような衛生上・業務上の理由があるか、打刻前に何分程度の準備が必要かを確認します。会社の指揮命令下で行う更衣に当たれば、打刻前であっても労働時間として扱う必要があります。 一方、社員が自由な服装で出勤でき、業務上必要のない私的な着替えを本人の判断で行っている場合には、同じ結論になるとは限りません。判断の鍵は「着替え」という行為の名称ではなく、会社の指示と拘束の実態です。 判断に迷ったときの相談と準備資料 制服の着用ルールが曖昧なまま長年運用されている場合や、社員から過去の着替え時間について賃金の支払いを求められた場合は、早めに状況を整理することが有用です。会社ごとに更衣の必要性、打刻方法、勤務時間の設定が異なるため、一般論だけでは判断しにくいことがあります。 相談時には、就業規則・制服規程、勤怠記録、勤務シフト、給与明細、着替えに関する社内通知や管理職の指示内容を準備すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業やクリニックの労務管理に関する相談、就業規則の作成・変更、給与計算などを取り扱っています。着替え時間の扱いを含め、現状の運用と規程・勤怠管理を整合させたい場合は、具体的な資料をもとに相談をご検討ください。