士業コラム

退職した社員から、貸与していたノートパソコンや社員証が返ってこない。連絡しても返事がなく、社内の情報が残っているかもしれない。このようなとき、会社は返却を求める一方で、給与から代金を差し引いてよいのか迷うことがあります。 大切なのは、貸与品の回収、情報管理、給与の支払いを別々の問題として整理することです。返却の遅れを理由に一方的な給与控除をせず、貸与記録と連絡経過を確認しながら対応しましょう。 まず確認したい貸与品と返却の約束 会社の物か、本人の私物かを整理する 最初に、返却を求める物品を一覧にします。パソコン、携帯電話、社員証、事務所の鍵、制服、業務用カードなどを挙げ、管理番号や貸与日、付属品の有無を確認してください。会社が購入した物でも、本人に譲渡したものや私物との区別が曖昧なものは、所有関係を確かめる必要があります。 貸与台帳、受領書、雇用契約書、就業規則、退職時の案内があれば照合します。「返すはずだった」という担当者の記憶だけでは、後から争いになった際に説明が難しくなります。 退職日と返却方法を確かめる 返却期限が明示されていたか、郵送を認めていたか、退職日に出社できない事情があったかも確認します。病気や遠方への転居などで持参が難しい場合、追跡可能な配送方法を提案すると回収につながることがあります。 退職手続きの案内を送っていなかったなら、まず返却対象と送り先、希望期限、担当窓口を分かりやすく通知しましょう。高価な機器の場合は、梱包方法や配送中の事故への対応も決めておくと安心です。 本人への連絡は記録が残る方法で進める 返却依頼は具体的に伝える 最初の連絡では、未返却の物品名、返却先、連絡先、希望する返却日を記載します。メールだけで反応がない場合は、事前に届け出られた住所への書面送付などを検討します。電話で話せた場合も、合意した返却方法を後からメール等で確認すると行き違いを防げます。 「返さなければ犯罪として通報する」などと、事実関係を確認しないまま強い表現で迫ることは避けてください。返却を忘れているのか、物品が見つからないのか、会社との間に別の争いがあるのかによって、適切な次の対応は変わります。 連絡が取れない場合は経過を整理する 連絡日、使用した連絡手段、送付先、返信の有無を時系列で残します。郵送物が戻ってきた場合は、その状況も記録してください。本人と連絡が取れないからといって、家族や転職先に詳細な事情を広く伝えることは、個人情報やプライバシーの問題を生じさせるおそれがあります。 返却請求が長期化したり、会社に大きな損害が生じていたりする場合は、法的な請求方法について弁護士に相談することも選択肢です。社会保険労務士への相談では、退職時の社内手続きや規程の整備など、労務管理上の論点を整理できます。 パソコンが返らないときは情報管理を優先する アカウントとアクセス権を点検する 会社のパソコンに顧客情報や社内資料が保存されている場合、現物の返却を待つだけでは不十分です。業務用メール、クラウドストレージ、社内システム、VPNなどについて、退職に伴う利用停止や権限変更が適切に行われたかを確認してください。 遠隔ロックや端末管理機能を使う場合は、会社の管理権限と契約内容を確認し、必要な業務データの保全も考慮します。私物端末まで無断で操作したり、本人の私的なデータを広く取得したりしないよう注意が必要です。 情報漏えいの疑いは別途対応する 端末が未返却というだけで、情報が漏えいしたと断定することはできません。一方、退職後に不審なログインがある、顧客データが大量に持ち出された形跡があるなどの場合は、アクセスログや端末の管理記録を保全し、情報管理の担当者と対応を検討します。 個人情報の漏えい等が疑われるときは、報告や本人通知が必要となる場合もあるため、対象情報と被害の可能性を早期に確認しましょう。 未返却の代金を給与から差し引いてよいか 給与と貸与品の返却は分けて扱う 労働基準法第24条には賃金の全額払いの原則があります。会社のパソコンが返却されないことを理由に、最終給与から購入代金や見積額を一方的に差し引くことは、原則として認められません。返却が済むまで給与の支払い自体を止める対応も避けるべきです。 例外的な控除や相殺には厳格な条件があります。本人が署名した書面があるというだけで、当然に有効になるわけではありません。賃金支払日を守りつつ、返却請求や損害の問題は別に検討してください。 紛失や破損があっても全額請求とは限らない 本人が「なくした」「壊した」と説明した場合は、発生した経緯、使用年数、物品の状態、会社の管理方法などを確認します。会社が新品の購入価格をそのまま請求できると決めつけないことが大切です。 労働基準法第16条は、労働契約の不履行について違約金や損害賠償額をあらかじめ定めることを禁止しています。実際の損害について請求を検討する場合も、責任の有無や範囲を個別に判断する必要があります。金額に争いがあるときは法律の専門家に確認してください。 次の退職トラブルを防ぐ貸与品管理 貸与時と返却時の記録をそろえる 今後の運用では、貸与時に物品名、管理番号、付属品、受領日、返却方法を記録します。退職時には担当者が一覧を照合し、返却済みの物と未返却の物を区別します。端末だけでなく充電器や入館カードなど、小さな物品も対象にすると確認漏れを減らせます。 返却期限や郵送方法を事前に案内し、退職日に持参できない人にも対応できる手順を設けておきましょう。返却確認と、業務アカウントの停止確認は別々にチェックすることが重要です。 相談するときに用意したい資料 貸与台帳、受領書、就業規則、退職届、返却依頼のメールや書面、給与明細などがあれば、状況を整理しやすくなります。情報管理上の懸念がある場合は、利用権限やアクセス停止の状況もまとめてください。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。退職時の貸与品管理や給与精算の運用に迷う場合は、現在の規程と事実関係を整理して相談するとよいでしょう。返還請求や損害賠償をめぐる法的紛争については、必要に応じて弁護士への相談も検討してください。

「接客中なのに社員がスマートフォンを見ている」「何度注意しても、仕事の合間にSNSを確認している」。こうした状況に困っている経営者もいるでしょう。勤務中の私用スマートフォンは、業務への集中や安全、顧客対応に影響することがあります。一方で、画面を見ていたという事実だけで、直ちに厳しい処分を決めるのは適切ではありません。 会社が最初に行いたいのは、どの場面で何が起きたのかを確認し、必要なルールと指導方法を整理することです。使用を制限できる範囲、注意しても改善しない場合の対応、就業規則を見直す際のポイントを説明します。 勤務中のスマホ使用は一律に禁止できる？ 業務への支障と使用目的を分けて考える 従業員は労働契約に基づき、勤務時間中は職務に従事することが基本です。会社は業務上必要かつ合理的な範囲で、勤務中の私用スマートフォンの使用についてルールを定め、指導できます。ただし、スマートフォンを手にしただけで、すべての行為が問題になるわけではありません。 例えば、接客中に動画を見続ける場合と、家族からの緊急連絡を短時間確認する場合では事情が異なります。業務用アプリの確認や会社から指示された連絡も、私用とは区別する必要があります。まず、使用日時、場所、目的、長さ、業務への影響を把握してください。 休憩時間と勤務時間を混同しない 労働基準法上の休憩時間は、原則として労働者が自由に利用できる時間です。勤務時間中の私用を制限するルールを、そのまま休憩時間にも適用できるとは限りません。機密情報の保護や撮影禁止、安全確保など、職場固有の合理的な制約が必要になる場面はありますが、休憩中の私的な連絡まで無条件に禁止する運用は慎重に考えるべきです。 また、実際には仕事の指示を受けながら待機している時間を、単に「休憩」と呼んでいないかも確認しましょう。スマホ使用の問題を整理する際には、勤務時間と休憩時間の管理そのものも重要です。 注意する前に確認したい3つのこと いつ、どのように使っていたのか 「いつもスマホを見ている」という印象だけで注意すると、本人との認識が食い違いやすくなります。日時、担当業務、使用の様子、周囲への影響を具体的に記録してください。接客の中断、作業の遅れ、安全確認の不足などがあれば、その事実も分けて残します。 ただし、本人の私物端末を無断で開いて閲覧履歴やメッセージを調べることは避けてください。会社が確認できる業務上の事実と、従業員の私生活に関する情報は区別する必要があります。 会社のルールは伝わっているか 就業規則、服務規律、情報セキュリティ規程などに、勤務中の私用端末の扱いが書かれているか確認します。「業務に専念すること」という一般的な規定だけでは、現場で許される使用と禁止される使用の境界が曖昧な場合があります。 例えば、顧客対応中の私用操作は禁止し、緊急連絡は上司に申し出て確認できるようにするなど、業務に合わせて具体化すると運用しやすくなります。社員によって扱いが違う状態も見直しましょう。 本人に事情を聞いたか 使用理由を聞かずに叱責するのではなく、まず事実を示して説明を求めます。育児や介護に関する緊急連絡、健康上の事情、会社からの業務連絡など、配慮や確認が必要な事情が分かることもあります。 事情があっても無制限に使用を認めるという意味ではありません。必要な連絡手段を確保しながら、仕事への影響を抑える方法を一緒に考えることが重要です。 注意しても改善しない社員にはどう対応する？ 最初の指導は行動を具体的に伝える 「スマホばかり見ないで」という抽象的な注意よりも、「接客中は私用端末を操作しない」「緊急連絡が必要なときは責任者に声をかける」といった行動基準を示しましょう。会社が求める理由と、代わりに取れる連絡方法も説明します。 指導後は、本人の説明、伝えたルール、改善を確認する日を記録します。必要に応じて、管理職にも同じ基準を共有してください。ある社員だけが注意され、他の社員は黙認される運用では納得を得にくくなります。 繰り返す場合も処分を急がない 注意後も同じ行為が続く場合は、指導内容が明確だったか、本人に改善の機会があったか、実際にどのような支障が生じたかを整理します。口頭注意、面談、書面での指導など、状況に応じた段階的な対応を検討してください。 懲戒処分には、就業規則上の根拠に加え、行為の性質や態様などに照らして客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です。スマホを数回見たことだけで、当然に減給や出勤停止が認められるわけではありません。減給制裁には労働基準法上の限度もあります。 懲戒解雇を含む重い処分を考える場合は、事実確認と規程の適用を慎重に行い、通知前に専門家へ相談することをおすすめします。就業規則を確認しながら、段階的に処分をおこなう必要があります。 就業規則と現場の運用を整える 禁止する行為と例外を明確にする 私用スマートフォンのルールは、業務の種類に応じて決めることが大切です。例えば、運転や機械操作中の使用、顧客情報の無断撮影、接客中の私的なSNS閲覧などは、危険性や情報管理上の問題を具体的に説明できます。 一方、勤務場所への持ち込みそのものを禁止する場合は、保管場所、緊急時の連絡方法、業務上の必要性なども検討します。ルールを厳しくするだけでなく、実行可能な運用になっているか確かめてください。 新しいルールを周知し、管理職の対応をそろえる 就業規則を変更する場合は、必要な手続きと周知を確認します。常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・変更について労働基準監督署への届出等が必要です。また、労働条件の不利益変更に当たる場合には、労働契約法上の問題も生じ得ます。 現場では、ルールの説明、緊急連絡の取扱い、違反を見つけた際の報告先を統一します。管理職自身が私用操作を常態化させている場合は、まず管理職の行動も含めて見直しましょう。 具体例で考える対応の順序 例えば、従業員15人の小売店で、販売担当者が売場で頻繁に私用メッセージを確認しているとします。店長が一度注意しましたが、本人は「家族から連絡が来るので確認したい」と説明しました。 この場合、最初に接客への影響と使用頻度を確認し、緊急連絡が必要な事情を聞きます。そのうえで、売場での私用操作は控え、緊急時は店長に申し出てバックヤードで確認するなどの方法を検討します。本人にルールを伝え、一定期間後に改善状況を確かめます。 それでも無断使用が続く場合は、記録を踏まえて追加指導を行います。最初から「次に見たら解雇」と告げるのではなく、行為の程度、会社の指導、業務への影響を総合して判断することが大切です。 判断に迷ったら資料を整理して相談する 勤務中の私用スマートフォンについては、使用状況が明確で、ルールを伝えれば改善する場合、会社内で対応できることもあります。一方、注意しても繰り返す、管理職によって判断が異なる、懲戒処分を検討している、端末の持ち込み禁止や就業規則の変更を考えている場合は、労務管理の専門家に相談すると整理しやすくなります。 相談前には、就業規則や服務規律、注意した日時と内容、本人の説明、勤務状況、業務への影響をまとめてください。スマートフォンの私的な中身を集める必要はありません。問題となる業務上の行動を中心に記録することが重要です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談と、就業規則の作成・変更を取り扱っています。東京都豊島区周辺で、社員への注意方法や社内ルールの整備に迷っている経営者の方は、事実関係と現在の規程を整理したうえで相談をご検討ください。

支店への異動を命じた社員から「家庭の事情で転勤できません」と断られた。人員配置の必要性はあるものの、会社は命令に従うよう強く求めてよいのでしょうか。転勤の拒否があったからといって、直ちに懲戒処分や退職勧奨へ進むことは適切ではありません。 転勤命令が有効かどうかは、雇用契約の内容、就業規則、業務上の必要性、社員が受ける不利益などを踏まえて判断します。ここでは中小企業の経営者が確認したい事項と、本人との話し合いから最終判断までの進め方を解説します。 転勤命令を出せるか、まず契約内容を確認する 就業規則に転勤の規定があるか 就業規則に「業務上の必要により転勤を命じることがある」と定められ、雇用契約でも勤務地が限定されていない場合、会社に転勤を命じる権限が認められることがあります。ただし、規定があるだけで、あらゆる転勤命令が有効になるわけではありません。 採用時に渡した労働条件通知書、雇用契約書、就業規則を並べて確認してください。2024年4月からの労働条件明示ルールでは、雇入れ直後の就業場所に加え、変更の範囲の明示も必要です。記載内容と実際の合意に食い違いがないかを確認します。 勤務地や職種を限定する合意がないか 「東京勤務に限る」「転居を伴う異動はしない」などの個別合意がある場合、一般的な転勤規定だけでその範囲を超える異動を命じられるとは限りません。口頭での採用時の説明や、その後の合意も問題となり得ます。 勤務地だけでなく、職種を限定する合意にも注意が必要です。職種限定の合意がある社員を別職種へ異動させる場合は、業務の廃止などの事情があっても、本人の個別同意が必要となることがあります。会社が予定する変更が、勤務場所だけなのか、職務内容も変わるのかを分けて整理しましょう。 業務上の必要性と社員の不利益を整理する なぜその社員を異動させる必要があるのか 転勤命令には、業務上の必要性が求められます。新拠点の立ち上げ、欠員の補充、業務体制の再編など、異動の目的を具体的に説明できるようにしてください。「社長が決めたから」という説明だけでは、本人も必要性を理解しにくくなります。 業務上の必要性は、ほかの社員では絶対に代替できないほど高度なものである必要はありません。一方、退職を促す目的や、苦情を申し出た社員への報復など、不当な動機がある転勤命令は問題になります。選定の経緯や代替候補の検討記録を残しておくことが重要です。 通勤・転居・家族への影響を確認する 転勤先までの通勤時間、転居の必要性、住居費や生活費の増加、家族の事情などを確認します。育児や介護を担っている社員については、育児・介護休業法第26条に基づく配慮が必要となる場面があります。 同条は、就業場所の変更により育児や介護が困難となる社員がいる場合、その状況に配慮することを求めています。本人の意向を聞き、家族の状況や代替手段を確認することが考えられます。ただし、本人の希望どおりに転勤を取り消すことまで一律に義務付ける規定ではありません。 拒否された直後に会社が進めたい対応 まず理由を聞き取り、記録する 本人に面談の機会を設け、転勤できない理由を具体的に聞き取ります。育児、介護、本人の健康、家族の通院、経済的な負担など、事情はさまざまです。必要な範囲で資料を確認しつつ、病歴や家族の個人情報を過剰に収集しないよう注意します。 面談記録には、会社が説明した異動の目的、本人の回答、懸念事項、今後の確認事項を残します。最初から「拒否するなら辞めてもらう」と告げると、冷静な協議が難しくなります。本人の事情を聞いたうえで判断する姿勢が大切です。 代替案を検討してから回答する 異動時期を遅らせる、当面は出張で対応する、転居を伴わない拠点への異動を検討するなど、事業運営上可能な選択肢を整理します。すべての案を実施する義務があるわけではありませんが、検討の経過は命令の相当性を考えるうえでも重要です。 例えば、育児中の社員を遠方の支店へ異動させる想定例では、保育施設の利用状況や家族の協力体制を聞き、開始時期の調整が可能か検討します。別の社員を異動させる場合の業務負担も含めて比較し、実現できない案については理由を説明しましょう。 転勤を拒否し続ける社員を処分できる？ 命令が有効かを先に検討する 有効な転勤命令に正当な理由なく従わない場合、就業規則の定めなどに基づく対応が問題となることはあります。しかし、命令そのものが無効なら、拒否を理由とする処分も正当化できません。 裁判例では、業務上の必要性がない、不当な動機がある、社員に通常受け入れるべき程度を著しく超える不利益が生じるなどの事情がある場合、転勤命令が権利の濫用として無効となる可能性が示されています。単に「就業規則に書いてあるから処分できる」と判断しないでください。 懲戒や解雇は別の要件も確認する 仮に転勤命令が有効でも、懲戒処分の種類や重さは別に検討する必要があります。就業規則上の根拠、拒否の経緯、本人への説明や指導の状況、処分の相当性を確認します。懲戒には労働契約法第15条、解雇には同法第16条の制約があります。 また、本人が異動に応じられないことを理由に退職届の提出を迫ることも避けるべきです。紛争化するおそれがある場合は、処分を決める前に労務管理の専門家や弁護士へ相談しましょう。 相談前に用意したい資料と今後の備え 転勤をめぐる相談では、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、異動の辞令案、異動の必要性を説明する資料、本人との面談記録を用意すると、判断すべき点を整理しやすくなります。勤務地・職種を限定する個別合意の有無も確認してください。 転勤の予定がある会社は、普段から就業規則と採用時の説明が一致しているかを点検することも重要です。異動に伴う費用負担、内示の時期、本人への説明方法を社内で決めておくと、急な配置変更にも対応しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則の作成に関する相談を取り扱っています。転勤を拒否された場合は、処分の可否を急いで判断するのではなく、命令の根拠、必要性、本人の事情を順に整理しましょう。契約内容や社内規定の確認、異動に伴う労務上の対応に迷うときは、関連資料をそろえてご相談ください。

「社員が半年前に引っ越していたのに、以前の通勤経路の交通費を払い続けていた」「定期代を支給していたが、実際には別の安い経路で通勤していた」。給与計算や申請内容の見直しで、通勤手当の過払いに気づくことがあります。 会社としては過払い分を返してもらいたいところですが、確認が不十分なまま不正受給と決めつけたり、翌月の給与から一方的に差し引いたりすることは避ける必要があります。ここでは、過払いが発覚したときの確認事項と、従業員への説明、精算の進め方を整理します。 まずは通勤手当の支給根拠と実際の通勤状況を確認する 通勤手当は会社の規程と個別の労働条件を確認 通勤手当は、すべての会社に一律の支給義務がある手当ではありません。ただし、就業規則、賃金規程、労働契約などで支給を定めていれば、その内容に従った取扱いが必要です。 まず、会社が定期券代を基準に支給しているのか、実費を支給しているのか、上限額や経路の指定があるのかを確かめましょう。住所や通勤経路が変わった際の届出義務、変更後の適用時期も確認します。規程に明記されていない場合は、過去の運用や本人への説明内容も整理してください。これを機会に、規程を追加すれば、今後、同じことが起きた際に対応に困りません。 支給額と本来の支給額を月ごとに照合する 住所変更日、通勤経路の変更日、会社への申告日、給与の締切日を時系列に並べます。そのうえで、各月の実際の支給額と、規程に照らした本来の支給額を比較します。 例えば、転居後の通勤手当が月8,000円になるはずなのに、従前の月15,000円を6か月支給していたとします。この場合、単純計算では42,000円の差が生じます。ただし、転居日や支給対象期間、定期券の扱いによって精算額は変わるため、差額をそのまま返還額と決めないことが重要です。 過払いの原因を調べ、従業員に説明する 届出漏れと意図的な虚偽申告を区別する 過払いの原因は、従業員の住所変更届の提出漏れだけとは限りません。会社側の入力ミス、変更届の処理漏れ、規程の分かりにくさなども考えられます。申請書、社内メール、給与台帳、担当者の処理履歴などを確認しましょう。 従業員が意図的に虚偽の申告をしたかどうかは、事実を確認して判断する必要があります。届出が遅れたというだけで、直ちに懲戒処分を決めるのは適切ではありません。本人には、会社が把握している支給内容と差額の計算を示し、変更の経緯について説明する機会を設けます。 返還を求める前に金額と根拠を明確にする 本来支給されるべき金額を超えて支払われたことが確認できれば、過払い分の返還を求めることが考えられます。ただし、返還の範囲や方法について争いが生じることもあります。 会社が提示する資料には、対象月、実際の支給額、本来の支給額、差額、計算に用いた規程を記載します。本人の認識と食い違う場合は、理由を聞き、必要に応じて計算を見直してください。返還を求めることと、懲戒処分を検討することは別の問題として整理します。 過払い分を翌月の給与から一方的に引いてよいか 原則として賃金の全額払いに注意する 労働基準法第24条には、賃金を原則として全額支払うルールがあります。会社が従業員に返還請求権を持つと考えていても、それだけで給与から自由に差し引けるわけではありません。通勤手当が賃金に該当する場合、過払いの精算方法は特に慎重に検討する必要があります。 最高裁判例の考え方では、従業員の自由な意思に基づくと客観的に認められる合意による相殺や、一定の条件を満たす過払賃金の調整的相殺が認められる場合があります。しかし、同意書があれば常に有効というわけでも、過払いなら何か月後でも控除できるというわけでもありません。 精算方法は合意内容と生活への影響を確認 返還を求める際は、対象額と計算根拠を説明し、本人の意向を確認します。分割返還を検討する場合は、返還回数、各回の金額、支払方法、途中退職時の取扱いを明確にしておくと、後の認識違いを減らせます。 給与からの控除を希望する場合も、形式的な同意だけで処理せず、本人の自由な意思による合意か、控除の法的根拠があるかを確認してください。長期間にわたる過払い、多額の精算、本人との見解の対立がある場合は、控除を実施する前に専門家へ相談することをおすすめします。 過払いを精算するときの給与計算と社内対応 過去の給与明細や保険料への影響も点検 通勤手当は、税務上の非課税限度額の取扱いと、社会保険上の報酬に含まれるかという問題を分けて考える必要があります。過払いの訂正に伴い、給与明細、賃金台帳、源泉徴収、社会保険の届出内容などの確認が必要になる場合があります。 返還金を受け取っただけで、過去のすべての計算を機械的に修正するのは避けましょう。いつ、どのような理由で過払いが生じたか、訂正対象となる支給が何かを整理し、必要な処理を判断します。給与計算担当者と社会保険手続の担当者が別の場合は、情報を共有してください。 再発防止は届出の仕組みから見直す 住所や通勤経路が変わった際に、誰へ、いつまでに、どの書式で届け出るかが曖昧だと、同じ問題が起こりやすくなります。入社時の通勤経路申告書に加え、転居や勤務場所の変更時に再申告を求める運用を整えましょう。 給与計算へ変更を反映する担当者、確認者、反映月を記録しておくことも有効です。定期的な申告内容の確認を行う場合も、必要な範囲の情報を扱い、過度な調査にならないよう配慮します。 返還をめぐるトラブルを防ぐために 通勤手当の過払いが見つかったら、最初に支給規程と申告履歴を照合し、差額を計算します。次に従業員へ事実を説明し、返還額と精算方法を検討します。給与からの一方的な控除や、十分な調査をしないままの不正認定は避けてください。 相談前には、就業規則・賃金規程、通勤届、給与明細・賃金台帳、住所や経路の変更履歴、本人とのやり取りを準備すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談、給与計算、就業規則の作成・変更などを取り扱っています。過払い額の算定や精算方法、社内規程の見直しで判断に迷う場合は、具体的な資料をそろえてご相談ください。

受付で患者から大声で叱責されたスタッフが、翌日から出勤をためらっている。診療内容への不満を訴える患者が、看護師に長時間の謝罪を求めている。クリニックでは患者の不安や苦情に丁寧に向き合う必要がありますが、スタッフへの暴言や威圧的な要求を無制限に受け入れる必要はありません。 院長には、患者への説明と従業員の安全確保を切り分け、状況に応じて対応を判断することが求められます。ここでは、いわゆるカスタマーハラスメント（カスハラ）が疑われる場面での初動、記録、院内ルール、スタッフへの配慮を整理します。 患者の苦情とカスハラをどう区別する？ 苦情があるだけでカスハラとは限らない 待ち時間が長かった、会計の説明が分かりにくかった、診療上の対応に疑問があるといった申し出には、正当な苦情が含まれます。内容を確認せず、強い口調だったという理由だけでカスハラと決めつけるのは適切ではありません。 一方、要求の内容が妥当でも、人格を否定する暴言、長時間の拘束、脅迫など手段や態様が社会通念上許容される範囲を超え、スタッフの就業環境を害する場合には、カスハラとして対応を検討します。病状や認知機能などの事情が関係する可能性にも配慮し、事実と背景を分けて確認しましょう。 院長が判断すべき2つの問題 第一に、患者の訴えについてクリニック側に説明や是正が必要かという問題です。第二に、訴え方によってスタッフが危険や過度な負担にさらされていないかという問題です。診療や会計の誤りがあった場合でも、暴言を容認しなければならないわけではありません。 暴言が起きた直後に院長がすること スタッフをその場から離し、安全を優先する 患者が大声を上げ続けているときは、対応を1人の受付スタッフに任せきりにしないでください。院長や責任者が交代し、必要に応じて別室で話を聞くなど、周囲の患者への影響も考えて対応します。できれば2人体制がよいでしょう。物を投げる、身体に危害を加えると脅すなど差し迫った危険がある場合は、安全な場所へ避難し、警察への通報も検討します。 ただし、対応者を交代することと、相手の要求をすべて受け入れることは別です。事実確認前に返金や謝罪の内容を約束しないようにします。 その日のうちに事実を記録する 日時、場所、患者の具体的な発言、要求内容、対応者、同席者、対応に要した時間を記録します。「ひどい暴言だった」という評価だけではなく、可能な範囲で実際の言葉を残すことが大切です。防犯カメラや電話録音がある場合は、保存期間や個人情報の取扱いに注意して保全します。 記録には、クリニック側の説明不足や行き違いも記載します。スタッフの報告を尊重しつつ、患者側の主張も確認できる範囲で整理することで、後から判断しやすくなります。 スタッフへの聞き取りと勤務上の配慮 責任追及より先に心身の状態を確認する 被害を受けたスタッフに、まず安全が確保されていることを伝え、落ち着いて話せる場所で事情を聞きます。「患者さんだから我慢して」「接遇が悪かったのでは」といった決めつけは避けましょう。本人が強い不安を訴える場合は、当面の窓口担当を変更する、複数人で対応するなどの配慮を検討します。 勤務変更や休暇の扱いは、本人の意向、健康状態、就業規則を踏まえて判断します。受診が必要な場合は受診を促し、業務に起因する心身の不調が疑われるときは、労災保険の対象となる可能性も含めて確認します。必ず労災認定されるという意味ではありません。 聞き取り内容を院内で広めない 出来事の共有は再発防止に必要な範囲に限ります。被害を受けたスタッフの氏名や健康情報を不必要に広めないようにしてください。また、報告したことを理由に不利益な扱いをしないという姿勢を、院長から明確に伝えることが重要です。 同じ患者から繰り返し要求された場合 対応窓口と回答期限を決める 同じ説明を繰り返しても納得が得られず、毎日のように長時間の電話が続く場合は、担当者を固定し、申し出の内容と回答方法を整理します。口頭でのやり取りが食い違うときは、事実関係を確認したうえで文書による回答を検討する方法もあります。 患者の診療を一律に拒否してよいわけではありません。応召義務を含む医療上の対応は、患者の状態、緊急性、診療継続の可否などを踏まえ、医療法務に詳しい弁護士等と慎重に検討する必要があります。労務上の安全確保と診療上の判断を混同しないようにしましょう。 院内ルールを具体的にする 「カスハラ禁止」と掲示するだけでは、現場での判断が難しいことがあります。暴言が続いた場合の責任者への交代、録音・記録の取扱い、危険時の通報、スタッフの相談先を、院内で共有します。電話、受付、診察室で対応手順が異なる場合は、それぞれの場面を想定しておきます。 例えば受付担当が1人しかいない時間帯には、すぐに院長へ連絡できる方法を決めることが必要です。患者への掲示や案内文も、正当な意見や相談を妨げない表現にします。 事前にカスハラ対応のマニュアルやカスハラに遭遇した際のマニュアルを作成しておくとよいでしょう。従業員に対して、カスハラを認知してもらうきっかけにもなります。 相談前に院長が準備したい資料 社会保険労務士へ相談する際は、問題が起きた日時と経緯、スタッフの勤務状況、院内の相談体制、就業規則、対応記録を整理してください。本人が勤務を続けられるか不安を訴えている場合は、希望する配慮や現在の業務負担も確認します。 スタッフの安全確保、相談対応、再発防止の仕組みは、院長が日常の労務管理として整えられる部分です。一方、休職や配置変更、労災への対応、就業規則の見直しが関わる場合は、社会保険労務士に相談することで整理しやすくなります。脅迫、損害賠償、診療拒否の可否など法律上の紛争が生じる場合は、弁護士への相談も必要です。 城田社会保険労務士事務所では、クリニックの労務管理に関する相談を取り扱っています。患者様への対応に悩む院長は、まずスタッフを守るための初動と記録方法を確認し、安心して働ける院内体制を検討してみてください。

「休日に別の会社でアルバイトをしたい」「仕事が終わった後に副業を始めたい」　社員からこうした申し出を受けたとき、会社は何を基準に判断すればよいのでしょうか。 副業は一律に禁止すればよいものでも、申し出があれば無条件で認めなければならないものでもありません。仕事内容や勤務時間、健康への影響、会社の情報管理などを確認し、合理的なルールで運用することが重要です。この記事では、中小企業が副業の申請を受けたときの確認事項と、許可後の労務管理の進め方を解説します。 副業の申し出を受けたら、まず就業規則を確認する 副業は原則として労働者の自由な時間の使い方に関わる 勤務時間外をどのように過ごすかは、基本的には社員本人の自由です。厚生労働省のガイドラインも、副業・兼業を希望する労働者について、原則として認める方向で検討することが適当だとしています。 ただし、会社の業務に支障が出る場合や、秘密情報の漏えい、競業による企業利益の侵害、長時間労働による健康への影響などが懸念される場合には、具体的な事情に応じて制限を検討できます。「副業だから禁止」という理由だけでなく、何にどの程度の支障が生じるのかを整理することが大切です。 就業規則の規定と実際の運用を照らし合わせる 就業規則に副業の届出や承認に関する規定があるか、禁止・制限の事由が明確かを確認しましょう。古い規則に全面禁止の文言が残っている場合でも、その記載だけを根拠に直ちに不許可とするのは慎重であるべきです。 規定がない会社では、今回の申し出への対応と並行して、申告方法、確認事項、変更時の報告、問題が生じた場合の見直し方法を定めることが考えられます。既存の社員にも公平に適用できる内容にします。 申請時に確認したい仕事内容と働き方 雇用される副業か、個人で行う仕事か 最初に、副業先で雇用契約を結ぶのか、業務委託や個人事業として働くのかを確認します。契約の名称だけでなく、実際の指揮命令関係などによって労働者に該当するかが問題になることもあります。 別会社で労働者として働く場合は、後述する労働時間の通算が必要になることがあります。一方、労働基準法の労働時間規制が適用されない個人事業の仕事は、原則としてその通算の対象ではありません。ただし、疲労や本業への影響を無視してよいわけではありません。 業務内容、勤務予定、情報管理を確認する 申請時には、副業先の事業内容、担当する仕事、契約開始日、勤務日と時間帯、時間外労働の見込みなどを本人に確認します。必要な範囲を超えて副業先の機密情報まで求めないよう配慮してください。 同業他社での勤務でも、直ちに一律禁止と判断するのではなく、本人の職務、接する顧客情報や営業秘密、利益相反の可能性を具体的に検討します。懸念がある場合は、担当業務の限定や秘密保持の再確認など、制限以外の方法も考えられます。 別会社で雇用される場合は労働時間の通算に注意する 自社だけの勤務時間で判断しない 労働基準法第38条第1項では、事業場が異なる場合でも労働時間を通算することとされています。事業主が異なる複数の勤務先で、労働時間規制の適用を受ける労働者として働く場合も対象になります。 例えば、自社で週40時間働く社員が、別会社で週末に勤務する想定例では、両社の所定労働時間や契約の前後関係を把握する必要があります。どちらの会社が割増賃金を負担するかは、契約締結の順序や所定外労働が行われた順序などにより判断するため、「副業先の残業代は副業先だけの問題」と決めつけないでください。 申告方法と更新頻度を決めておく 会社が副業先の勤怠システムを直接確認できるとは限りません。本人からの申告などにより他社の労働時間を把握し、自社の時間と合わせて管理します。勤務予定の変更や残業が発生した場合に、いつ、どのように報告してもらうかも決めておきます。 厚生労働省は、労使双方の事務負担を軽くする「管理モデル」も示しています。ただし、導入には所定の考え方や手続きがあるため、単に双方の残業時間を別々に計算すればよいという意味ではありません。給与計算への影響を含めて確認しましょう。 許可後も健康状態と本業への影響を確認する 長時間労働と休息不足を見逃さない 副業の勤務が深夜や休日に集中すると、会社での勤務時間が変わらなくても、疲労が蓄積することがあります。遅刻や集中力の低下などが生じた場合は、決めつけずに本人と面談し、実際の勤務状況や健康状態を確認します。 副業を認めた後も、安全配慮の観点から、自社の時間外労働の削減や業務配分の調整など、必要な対応を検討することが重要です。健康上の懸念が強い場合は、産業医等の意見を踏まえることも考えられます。 問題が生じたときは事実を記録する 例えば、副業を始めた社員にミスが増えたとしても、その原因が副業とは限りません。発生日時、仕事への影響、指導内容、本人の説明を整理し、改善策を話し合います。 副業の制限や承認の見直しを検討する場合は、就業規則の根拠と具体的な支障を確認し、本人に説明する機会を設けましょう。直ちに懲戒処分へ進むのではなく、必要性と相当性を慎重に判断します。 会社が進める手順と社労士に相談したい場面 申請から運用開始までの進め方 まず、本人から副業の内容と勤務予定を申告してもらい、就業規則と照らして確認します。次に、雇用形態に応じた労働時間通算の要否、秘密保持や競業上の問題、健康への影響を整理します。その結果を本人に伝え、勤務予定の変更時の報告方法や定期確認の時期を共有します。 社内で対応できる範囲なら、申請書や確認記録を整備して運用できます。一方、複数の雇用契約が重なる場合の割増賃金計算、競業に関する制限、就業規則の改定などは、個別の判断が難しくなりやすい場面です。 相談前に用意しておきたい資料 相談時には、現在の就業規則、雇用契約書・労働条件通知書、自社の勤務表、本人から提出された副業の申請内容、想定される副業先の勤務予定を用意すると状況を整理しやすくなります。副業開始後であれば、実際の勤務実績や本人とのやり取りの記録も役立ちます。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則の作成を取り扱っています。副業の申請への対応や、既存の社内ルールと労働時間管理の整合性に迷う場合は、資料を整理したうえでご相談ください。 まとめ 社員の副業を判断するときは、賛成か反対かを先に決めるのではなく、仕事内容、契約形態、勤務時間、情報管理、健康への影響を具体的に確認することが出発点です。特に別会社でも雇用される場合は、労働時間の通算と割増賃金の取扱いを確認する必要があります。 申請時の確認だけで終わらせず、変更時の報告と定期的な見直しまで決めておくことで、社員の希望と会社の適切な労務管理を両立させやすくなります。

「社員が仕事中に転んで受診したが、健康保険を使ったと後から分かった」「本人は軽いけがだから、このままでよいと言っている」　事故の報告を受け、会社として何から手を付けるべきか迷うことがあります。 業務によるけがの治療には、健康保険を使うことはできません。すでに使ってしまった場合も放置せず、受診先に切替えができるか確認し、必要な手続きを進めます。この記事では、従業員の仕事中の事故を中心に、中小企業の経営者が確認したい対応の順序を解説します。 治療を優先し、事故の状況を記録します 最初に行うのは、本人の救護と必要な受診です。重いけがのおそれがあれば、救急要請などを優先します。保険の手続きが分からないことを理由に、治療を待たせないようにしてください。受診時には、仕事中の事故であることを医療機関へ伝えます。 状況が落ち着いたら、いつ、どこで、何の作業中に、どのようにけがをしたのかを確認します。本人の説明に加え、日時、現場を見た人の話、勤務記録、作業指示、現場の写真、状況などを整理します。確認できた事実と、まだ分からない点を分けて残しましょう。 例えば、倉庫で商品を運んでいる途中に転倒した場合は、運んでいた物や通路の状態、履いていた靴、周囲の作業状況などを確認します。後から通路を片付けると事故時の状態が分からなくなるため、安全確保に支障のない範囲で記録を残しておくことが必要です。 本人の不注意があったように見えても、それだけで「労災にはならない」と判断しないことが大切です。労災保険の支給・不支給は、請求を受けた労働基準監督署長が判断します。会社は、責任の有無についての考えと、事故の事実確認を分けて対応しましょう。 パートや短時間勤務の社員も対象になります 労災保険は、正社員だけを対象とする制度ではありません。労働者として雇用されていれば、パートやアルバイトなども、業務や通勤によるけがについて給付の対象になり得ます。勤務時間が短いことや、健康保険の被保険者でないことだけを理由に、労災の手続きを省くことはできません。 また、通勤によるけがにも健康保険は使えません。ただし、業務災害と通勤災害では請求書などが異なります。今回は仕事中だったのか、出退勤の途中だったのかを確かめ、書類を選ぶ必要があります。 ここで扱うのは、会社に雇用される従業員の事故です。社長本人や役員のけがは、労働者に当たるか、労災保険に特別加入しているかなどの確認が必要です。従業員と同じ扱いになると考えず、別に相談してください。 まず受診先へ切替えができるか確認します 健康保険で受診済みと分かったら、受診した医療機関へ、仕事中のけがだったことを伝え、労災保険への切替えができるか確認します。会社の担当者が連絡を補助する場合も、本人と情報を共有して進めましょう。 労災指定医療機関で切替えが可能な場合は、業務災害であれば、通常は様式第5号の請求書を医療機関へ提出します。切替えの処理に伴い、窓口で支払った自己負担分が返還されます。必要書類や受取方法は、医療機関の案内を確認してください。 会社側では、労働保険番号、事業場の所在地、事故の発生日時や状況など、請求書に必要な情報をそろえます。本人の記憶だけに頼らず、最初に整理した事故記録と照合すると、書類ごとの説明の食い違いを防ぎやすくなります。 複数の病院や薬局を利用している場合は、どこで、いつ、どの保険を使ったのかを一覧にします。一つの病院で切替えを終えたからといって、ほかの受診先の処理まで済んだと思い込まないようにしましょう。領収書や診療明細書は、手続きが終わるまで保管してもらいます。 医療機関で切替えができない場合は保険者に連絡します 医療機関で切替えができない場合は、加入先の協会けんぽや健康保険組合などへ、業務によるけがだったことを申し出ます。一般的には、健康保険が負担した医療費を返納したうえで、窓口で支払った分とあわせて労災保険へ費用を請求する流れになります。 業務災害の療養費の請求には、通常、様式第7号（1）を用います。返納金の領収書、窓口負担の領収書、診療報酬明細書の写しなど、必要な資料を確認し、事業場を管轄する労働基準監督署へ提出します。請求書には、事業主や診療担当者の証明が必要となるため、それぞれへの依頼も進めます。 この手続きでは、一時的な医療費の負担が大きくなることがあります。全額の負担が難しいときは、払えるまで手続きを止めるのではなく、労働基準監督署へ相談してください。返納完了前の請求や、労災認定の状況などに応じた調整について確認してください。 会社が本人へ説明するときは、返納先、労災保険の請求先、これから用意する資料を分けて伝えます。「追加で払えば終わり」と受け取られないよう、返納の後に費用請求が必要となることも共有しましょう。会社独自の判断で返金額や入金日を約束しないことも大切です。 労災の給付請求と会社の事故報告を確認します 労災保険の給付請求と、会社が行う労働者死傷病報告は、別の手続きです。本人の治療費の書類を作成しただけで、会社としての報告も終わったとは限りません。休業の有無や日数、事故の状況に応じて、報告の要否を確認します。 業務中の事故で死亡した場合や休業4日以上となった場合は、労働者死傷病報告を遅滞なく提出します。休業1～3日の場合は四半期ごとに取りまとめ、所定の期限までに報告します。休業日数が後から増えたときも、最初の見込みのままにせず、提出の扱いを確認してください。 2025年1月1日以降、労働者死傷病報告は原則として電子申請が義務化されています。電子申請が困難な場合には、当分の間、書面での報告も認められています。古い様式をそのまま使わず、現在の案内に沿って対応しましょう。 仕事を休む場合は、治療費だけでなく休業中の補償も確認します。業務災害による休業の最初の3日間は、労災保険の休業補償給付の対象ではなく、会社による休業補償が必要です。単に欠勤控除して処理を終えず、勤怠と給与の担当者にも情報をつなぎます。 事故記録と受診状況をそろえて相談しましょう 例えば、従業員12人の会社で、パート社員が品出し中に転倒し、健康保険で受診していたとします。翌日に会社が知った場合は、本人の状態を確かめ、事故の記録と受診先・領収書を確認し、まず医療機関へ切替えの可否を問い合わせます。 その後は、切替えができるかどうかに応じて必要書類を用意し、休業の有無と会社の報告手続きも並行して確認します。本人から「大ごとにしたくない」と言われても、事故の事実を変えたり、必要な報告を省いたりする対応は避けてください。 相談前には、事故の経緯、受診日と医療機関、利用した保険、領収書、勤務記録、休業の見込みを整理します。原因に不明点がある、複数の受診先がある、返納の負担が難しいなど、どこで対応が止まっているのかを準備しておくと、確認すべき手続きを具体化できます。 当事務所では、人事・労務全般の相談や労働保険に関する手続きを取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。東京都豊島区で社員の仕事中のけがへの対応に迷う経営者の方は、事故の状況と現在の受診・手続きの状況を整理してご相談ください。今回の対応とあわせて、事故発生時の連絡体制や再発防止の進め方も確認しましょう。

「退職した社員から、転職先へ出す証明書を急いでほしいと言われた」「離職票は渡したのに、別の書類も必要なのだろうか」　退職者から連絡を受け、何を書いて、いつまでに渡すべきか迷うことがあります。 退職証明書は、本人から請求があった場合に、会社が遅滞なく交付する必要のある書類です。大切なのは、本人が求める項目を確かめ、会社の記録に基づいて作成することです。この記事では、中小企業が請求を受けてから交付するまでの確認事項を解説します。 退職証明書と離職票の違いを確認します 労働基準法第22条は、退職の場合に、労働者が一定の事項について証明書を請求したときは、使用者が遅滞なく交付しなければならないと定めています。自己都合退職であっても対象です。正社員に限らず、パートや有期契約の従業員からの請求にも対応が必要です。 離職票は、雇用保険の基本手当などの手続きに用いられる書類です。一方、退職証明書は、会社が使用期間や退職の事由などを証明するものです。離職票を渡していても、それだけで退職証明書の交付義務を果たしたことにはなりません。 また、健康保険の資格喪失証明書とも役割が異なります。「退職の書類がほしい」という連絡だけでは、本人が必要とするものが分からないこともあります。書類の名称や、証明してほしい内容を確認し、別の書類を作ってしまわないようにしましょう。 提出先の指定様式があれば、確認のために送ってもらうと実務を進めやすくなります。ただし、用途は本人に委ねられるものであり、提出先や使い道を説明しないことだけを理由に、法定の証明書の交付を断る扱いは避けてください。 最初に本人が請求する項目を確かめます 法律が定める証明事項は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由です。退職の事由が解雇の場合には、その理由も含まれます。会社は、このうち本人が請求した事項を証明し、請求していない事項は記載してはいけません。 例えば、本人が「在籍していた期間と担当業務だけを証明してほしい」と求めた場合、会社のひな形に退職理由の欄があっても、当然に自己都合退職などと書き加えるものではありません。ひな形の全欄を埋めることより、請求された範囲に合わせることを優先します。 受付時には、本人の氏名、請求日、希望する証明事項、希望する受取方法、送付先を確認します。電話で受けた場合も、担当者が内容を記録し、項目を読み合わせるなどして認識をそろえるとよいでしょう。社内様式の提出だけにこだわり、受付や交付が長引かないようにします。 転職先から渡された様式に、勤務評価や病歴などの欄がある場合も、求められるままに記載してよいとは限りません。法定の証明事項と追加の情報を分け、記載の必要性や本人の意思、個人情報の取扱いを確認してください。会社の主観的な人物評価を付け足すことは避けましょう。 雇用契約書や人事記録と照合して作成します 請求事項が分かったら、雇用契約書、労働条件通知書、従業員名簿、人事異動の記録、賃金台帳、退職届などを確認します。記憶だけで作成せず、どの資料で確認したかを残しておくと、後日の問い合わせにも対応しやすくなります。 使用期間を証明するときは、入社日と退職日を確認します。最終出勤日の後に年次有給休暇を取得して退職した場合、最終出勤日と退職日は一致しません。休職していた期間も、出勤していなかったという理由だけで雇用関係がなかった期間として扱わないようにします。 業務の種類や地位については、担当していた仕事と役職を記録で確かめます。途中で部署や仕事が変わっている場合、本人がどの期間の何を証明してほしいのかを確認します。退職時の役職だけで足りるのか、在職中の経歴が必要なのかによって、記載の仕方を整理します。 賃金の証明を求められた場合も、月額の基本給なのか、手当を含む支給額なのか、どの時点や期間の金額なのかを明確にします。金額だけを書くと、会社と提出先で意味が食い違うおそれがあります。請求の範囲を確かめたうえで、対象期間と内容が分かる形にしましょう。 指定様式がない場合は、会社で書式を用意できます。証明対象の氏名、請求された事項、証明日、会社名などを整理し、発行前に担当者や経営者がきちんと確認し、日付や氏名の誤り等がないようにします。 貸与品の返却や給与の精算と切り離して交付します 退職者がパソコンを返していない、引継ぎに不満が残っているといった事情があっても、退職証明書を交渉の材料にしないことが大切です。「返却を確認するまで発行しない」「精算に同意したら渡す」といった条件は付けず、証明書の交付と未解決の問題への対応を分けます。 法律上の交付時期は「遅滞なく」です。一律に何日以内という数字が定められているわけではありませんが、社内の決裁日や給与締め日まで当然に待たせてよいという意味ではありません。請求を受けたら担当者と確認事項を決め、必要な作業を速やかに進めます。 資料の確認に時間がかかる場合は、何を確認しているか、いつ連絡できるかを本人へ伝えます。交付見込みを知らせたことだけで義務が済むわけではないため、担当者が不在でも代わりの人が処理できるようにしておくとよいでしょう。 郵送する場合は、過去の住所をそのまま使わず、現在の送付先を確かめます。本人以外から請求や受取の希望があったときは、本人の意思や代理権を確認し、不要な情報が第三者に渡らないようにします。交付した証明書の控えと、交付日・方法も残してください。 退職理由の認識が違うときは事実関係を整理します 注意が必要なのは、会社は自己都合退職と考えているものの、本人は退職勧奨を受けたと説明している場合などです。退職届の表題だけで結論を出さず、退職に至る面談や会社からの働きかけ、合意の内容を確認します。 本人の希望する表現を、事実確認なしにそのまま証明することはできません。一方、争いがあることだけを理由に、証明書の交付を止め続けることも適切ではありません。請求内容と会社が把握する事実を整理し、見解が食い違う点については早めに専門家へ相談しましょう。 解雇理由の記載を求められた場合は、単に「就業規則による」と書くだけでは、理由が伝わらないことがあります。該当する規定と具体的な事実を確認する必要があります。解雇予告後から退職日までの間にも、解雇理由の証明を求められた場合の別の規定があるため、退職後の証明と混同しないようにします。 証明書は、退職者に対する不満を書き込むための書類ではありません。再就職を妨げる目的で、第三者と示し合わせた記号を入れることなども禁止されています。事実を正確に、請求された範囲で証明するという目的に立ち返って確認してください。 相談前には請求内容と確認資料をそろえます 例えば、従業員15人の会社で、退職者から「使用期間と業務の種類だけを証明してほしい」と連絡があったとします。会社には離職票を交付した記録があり、貸与した鍵はまだ返っていません。 この場合、まず請求された二つの項目を確認し、入社日・退職日と担当業務を人事記録で照合します。退職理由などは加えず、鍵の返却依頼は別に進めて、証明書を遅滞なく交付します。退職手続き全体が終わるのを待たずに処理できるよう、社内で役割を決めておきましょう。 相談するときは、本人から届いたメールや指定様式、会社の証明書ひな形、雇用契約書、退職届などを用意します。どの項目について判断に迷っているのかを示すと、記載内容や社内の現在の運用を具体的にどのように変更したらよいか等を検討できます。資料が不足している場合も、確認できた事項と不明な事項を分けておくことが役立ちます。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。退職者への書類の出し方や、担当者ごとに異なる退職手続きの整理に迷う経営者の方は、現在の請求内容と会社の対応状況をご相談ください。

「社員から、親の通院に付き添うため休みたいと言われた」「入社したばかりのパートにも介護休暇は必要だろうか」　少人数の会社では、休暇の制度と仕事の調整を同時に考えなければならない場面があります。 まずは、必要な休みの日時と事情を確認し、介護休暇の対象になるかを整理します。介護を理由とする相談を、年次有給休暇や退職の話だけで終わらせないことが大切です。この記事では、中小企業が相談を受けたときの初動と、制度を運用する際の確認点を解説します。 介護休暇と介護休業を分けて確認します 介護休暇は、要介護状態にある対象家族の介護や世話のために、短い時間や日単位で取得できる休暇です。通院への付き添い、介護サービスを利用するための手続きなどにも使えます。本人が一日中、直接介護する場合だけの制度ではありません。 一方、介護休業は、対象家族一人につき通算93日まで、3回を上限として分割して取得できる制度です。まとまった期間を使って介護サービスの手配や家族との役割分担など、仕事と介護を続けるための体制を整える場面でも活用されます。介護休暇とは取得の条件や手続きが異なるため、名称を取り違えないようにしましょう。 最初の相談では、「来週の通院で数時間休みたい」のか、「退院後の生活を整えるため、しばらく休みたい」のかを確認します。本人も必要な期間を見通せないことがあるため、その場で今後の働き方をすべて決める必要はありません。まず直近の希望を整理し、次に状況を確認する日を決めると話を進めやすくなります。 対象となる家族と状態を確認します 対象家族は、配偶者、父母、子、祖父母、兄弟姉妹、孫、配偶者の父母です。配偶者には事実婚も含まれます。離れて暮らす親であることだけを理由に、対象外と判断しないようにしてください。 法律上の要介護状態とは、負傷、病気、身体上または精神上の障害によって、2週間以上にわたり常時介護を必要とする状態をいいます。介護保険の要介護認定と、育児・介護休業法における判断は同じものではありません。「認定がまだないので使えない」と即答せず、厚生労働省の判断基準に照らして確認します。 また、「2週間以上」という条件は、介護休暇を連続して2週間取らなければならないという意味ではありません。対象家族の状態に関する条件と、本人が希望する休暇の長さを分けて考えましょう。 確認する情報は、家族との関係、介護や世話の必要性、希望する日時など、制度の判断に必要な範囲にとどめます。家庭の事情や家族の病歴を、上司や同僚へ必要以上に広めない配慮も必要です。 入社直後やパートでも対象になる場合があります 介護休暇は、正社員だけの制度ではありません。日々雇用される人を除き、パートや有期契約の社員も対象になります。ただし、週の所定労働日数が2日以下の人については、適法な労使協定を結んでいる場合に対象から除外できます。短時間勤務という呼び方だけで判断せず、契約上の勤務日数と協定を確認してください。 2025年4月1日からは、継続雇用6か月未満の人を労使協定で介護休暇の対象外とする仕組みが廃止されました。古い育児・介護休業規程に「入社6か月未満は対象外」と残っていても、そのまま適用することはできません。 例えば、週4日勤務で入社2か月のパートから、要介護状態にある母親の通院に付き添うための申出があったとします。会社は「まだ半年働いていない」という理由だけで介護休暇を断ることはできません。ほかの対象要件や残日数を確認して対応します。 介護休業では別の対象要件や労使協定による除外があるため、介護休暇の確認結果を、そのまま介護休業にも当てはめないことが大切です。 日数と時間を確認し、急な申出にも対応します 介護休暇の日数は、対象家族が一人なら1年度に5日まで、二人以上なら10日までです。二人以上の場合に「一人につき5日ずつ」と個別に割り当てる制度ではありません。会社が年度を別に定めていなければ、4月1日から翌年3月31日までを一年度として管理します。 取得は1日単位または時間単位が基本です。ただし、時間単位での取得が困難と認められる業務について、労使協定で時間単位の取得対象から除外している場合があります。この場合でも、1日単位の取得まで一律に除外されるわけではありません。 申出は口頭でも可能です。急な付き添いが必要になったときに、「所定の用紙を前日までに出していない」という理由だけで受け付けない運用は避けましょう。誰が受け付け、何を確認し、後でどのように記録するかを決めておくと、急な連絡でも対応しやすくなります。 介護休暇は親戚同士で介護を分担しているときなど、今日は手続きに付き添うので数時間、買い物の補助で数時間というような使い方ができます。 受付時には、対象家族、取得する日や時間帯、その年度の取得済み日数・時間を確認します。勤怠システムに介護休暇の区分がない場合は、担当者が単に欠勤として登録してしまわないよう、給与担当者との連絡方法も整えてください。 給与の扱いと年次有給休暇を説明します 介護休暇を有給とするか無給とするかは、会社の規定によります。法律上の休暇であることと、その時間の賃金が必ず支払われることは別です。就業規則や賃金規程を確認し、本人が休んだ後に初めて無給と知ることがないよう説明しましょう。 無給とする場合も、控除する対象賃金や時間の計算は自社の規定に沿って確認します。休暇を取ったことへの罰として、休んだ時間を超える額を差し引くような処理はしないでください。 介護休暇は年次有給休暇とは別の制度です。「有給休暇が残っているから、先に全部使ってほしい」と、介護休暇の利用をその消化の後に限定することはできません。本人が年次有給休暇を希望する場合は、その申請として扱いを確認します。会社が本人の意思を確認せず、休暇の種類を変更しないようにしましょう。 また、介護休業給付金は介護休業についての給付です。短時間の介護休暇を取れば同じ給付が受けられると案内しないよう、会社が支払う給与と雇用保険の給付を分けて説明する必要があります。 制度の個別案内と仕事の調整を進めます 2025年4月1日以降、対象家族の介護に直面した旨の申出を受けた会社には、介護休業や介護両立支援制度等の個別周知と、利用意向の確認が義務付けられています。中小企業も対象です。休暇の可否を答えるだけでなく、利用できる制度、申出先、介護休業給付金について案内します。 面談や書面交付など、法令に沿った方法で行い、電子メール等を使う場合は本人の希望などの要件も確認します。案内した資料、実施日、本人の希望を記録しておくと、その後の対応を引き継ぎやすくなります。「忙しい時期なので利用しないでほしい」と取得を控えさせるような確認は認められません。 業務の調整では、休む時間に必要な対応を具体的に洗い出します。例えば、午前中に通院へ付き添う社員の電話当番を別の人へ替え、午後に本人が確認すべき連絡をまとめておく方法が考えられます。家族の詳しい病状まで共有せず、勤務予定と引継ぎに必要な情報を伝えましょう。 元気な高齢者と同居していても、転んだりして急に介護が必要になる場合があります。どなたも対象となる可能性がありますので、お互い様という気持ちをもって対応しましょう。 今回の申出への対応とあわせて、育児・介護休業規程、労使協定、勤怠の登録方法、給与計算の扱いを点検します。制度の対象か判断できない、規程が改正前のまま、本人の希望と勤務体制の調整が難しい場合は、回答を固める前に相談するとよいでしょう。 当事務所では、人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。東京都豊島区で社員から介護の相談を受けた経営者の方は、現在の規程、勤務日数、希望する休み方を整理してご相談ください。介護休業や介護休暇についてのミニセミナー開催も可能です。個別の申出への対応と、今後も運用できる社内ルールを一緒に確認していきましょう。

「社員から、上司の言動がつらいと相談された」「相手は長年会社を支えてきた管理職なので、どう話を聞けばよいか分からない」　人事担当者がいない中小企業では、経営者自身が最初の相談を受けることがあります。 まず必要なのは、その場でパワハラかどうかを決めることよりも、相談者の安全と健康に配慮し、事実を確かめる手順を整えることです。この記事では、社内の上司や同僚によるパワーハラスメントの相談を想定し、会社が最初に行う対応を解説します。 相談を受けた段階で結論を出さずに話を聴きます 職場のパワーハラスメントは、優越的な関係を背景とし、業務上必要かつ相当な範囲を超えた言動によって、就業環境が害されるという三つの要素を満たすものです。適正な業務指示や指導は該当しませんが、「仕事でミスをした社員への注意だから問題ない」と一律に判断することもできません。 また、優越的な関係は役職だけでは決まりません。経験や専門知識を持つ同僚に逆らいにくい場合なども含まれます。「上司からではないのでパワハラではない」と受付を断らないようにしましょう。 パワハラ防止措置は中小企業にも義務付けられています。相談窓口では、該当するか微妙な場合や、発生のおそれがある場合も広く対応する必要があります。相談者に証拠をすべてそろえさせてから受け付ける、といった運用は避けてください。 面談は、周囲に話が聞こえない場所で行います。まずは勇気を出して相談してくれた心情を受け止め、これまでの大変だったことに寄り添う気持ちで対応しましょう。 「あの上司に限ってそんなことはない」「あなたにも原因があるのでは」と遮らず、まず本人の説明を聴きます。一方で、相談を受けた直後に相手を加害者と決めつけ、処分を約束することも適切ではありません。 最初に心身の状態と当面の勤務を確認します 話を聴くときは、現在も同じ言動が続いているか、出勤や業務に支障があるか、相手と接することへの不安があるかを確認します。暴力の危険や強い体調不良がある場合は、調査の結論を待たず、安全の確保や医療機関への相談などを優先します。 必要に応じて、指示を受ける担当者や座席、勤務場所などを一時的に調整する方法が考えられます。ただし、相談者だけを当然に異動させたり、本人が望まない休業や賃金の減少を伴う扱いを即決してはいけません。本人の意向と実施できる方法を確認しましょう。 当面の調整は、懲戒処分とは別に整理します。誰の勤務をどう変えるか、期間はいつまでか、賃金への影響はないかを検討し、必要な範囲で説明します。自宅待機や休業を命じる場合も、名称だけで無給にできるとは限りません。 相談を理由とする解雇などの不利益な取扱いは禁止されています。調査への協力者も保護の対象です。相談後にシフトを減らす、評価を下げるなどの対応が生じないよう、経営者から関係する管理職へ必要な注意を伝えます。 出来事と本人の希望を分けて記録します 相談内容は、いつ、どこで、誰から、どのような言動があったかを具体的に確認します。「毎日怒鳴られる」という説明であれば、思い出せる日の出来事や発言、頻度、その場にいた人を、本人の負担に配慮しながら聴き取ります。 メールや業務用チャット、本人が作成したメモなどがある場合は、内容を確認し、適切な方法で保存します。資料の一部分だけで判断せず、前後のやり取りや業務指示の内容も確認してください。録音がないことだけを理由に、事実確認を打ち切ることは避けましょう。 記録では、本人が述べたこと、資料で確認できたこと、担当者の受け止めを区別します。面談の終わりに内容を読み合わせるなどして、認識のずれを減らします。記録する目的や保管方法も説明しておくとよいでしょう。 あわせて、本人がどのような対応を望んでいるかを確認します。「相手にはまだ話さないでほしい」「同じ職場で働き続けたい」などの希望は、事実関係とは分けて残します。希望する処分をそのまま約束するのではなく、会社として確認する事項と、次に連絡する時期を伝えます。 関係者への確認は共有範囲を説明して進めます 相談者の了解を得たうえで、相談の対象となった相手や、必要な第三者から話を聴きます。誰に、何のために、どの内容を伝えるかを相談者に説明し、情報が広がることへの不安を確認してください。「誰にも一切知られない」と約束してから調査を始めると、説明が食い違うおそれがあります。 本人が調査を望まない場合も、その理由を聴き、安全への懸念と今後の進め方を相談します。放置するか、無断で調査するかの二択で考えず、匿名性への配慮や確認方法を検討します。重大な危険などがあり対応に迷う場合は、早い段階で専門家に相談しましょう。 相手への聴取りでは、具体的な言動とその経緯について説明する機会を設けます。相談者と相手を最初から同席させて話し合いを求めると、十分に話せなかったり、圧力がかかったりするおそれがあります。原則として個別に確認する進め方が考えられます。 双方の説明が異なるときは、一致している点と食い違う点を整理し、メールや同席者の説明などと照合します。役職の高い人の説明を優先したり、多数決で決めたりしないことが大切です。第三者への確認も必要な範囲に絞り、相談者の詮索や報復をしないことを伝えます。 少人数の会社の対応 例えば、従業員12人の会社で、営業担当者が「課長から皆の前で能力を否定され、出勤するのがつらい」と社長に相談したとします。社長は、課長が営業成績を上げてきたことを知っており、「厳しい指導ではないか」と感じています。 まず社長は、その印象をいったん置き、実際の発言や日時、仕事への影響を聴きます。本人の希望を確認し、当面の業務連絡を別の責任者が受ける方法などを検討します。そのうえで、本人に説明して了解を得ながら、課長への聴取りと必要な記録の確認を進めます。 課長が「売上目標を指導しただけ」と説明しても、それだけでは結論を出せません。目標や指導の必要性に加え、どのような言葉を、どの場所で、どれほど繰り返したかを確認します。業務上の注意が必要だったことと、人格を否定する言動が許されるかどうかは、別に検討します。 社長自身が相談対象だったり、相手と近い関係にあったりする場合には、社内だけで公正な確認を進められるかも課題になります。外部の専門家の関与が必要か、誰がどこまで担当するかを早めに整理してください。 対応後も状況を確認し必要な見直しを行います 事実が確認できた場合は、被害者への配慮と、行為者への適切な措置を検討します。懲戒処分を行う場合は、就業規則の根拠、事実の裏付け、本人の説明、処分の相当性や手続きを確認します。「パワハラと言われたから即解雇」といった判断は避けましょう。 事実が確認できなかった場合も、再発防止に向けた方針の周知などが必要です。「確認できない」ことを「相談が虚偽だった」と直ちに扱うことはできません。指導方法や業務分担に改善点があれば、具体的に見直します。対応後は、言動が続いていないか、孤立や報復が起きていないかを確認します。 相談時には、面談記録、関係するメール、就業規則、これまで会社が行った対応を整理します。外部へ渡す資料も、相談目的に必要な範囲と安全な受渡し方法を確認してください。記録が不足していても、分かっていることと未確認のことを分ければ、次の確認事項を相談できます。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。相談を受けたものの、本人への説明や社内の対応手順に迷っている経営者の方は、現在の状況をお聞かせください。 ハラスメントとは何か？どうすればいいの？といった疑問におこたえするために、ミニセミナー開催も可能です。会社全体でハラスメントを認知するためにも、ぜひご相談ください。