士業コラム

「急な出費があるので、次の給料日を待たずに給料を受け取れませんか」。社員からこうした相談を受けたとき、会社は応じなければならないのでしょうか。社員の事情には配慮したい一方、前例を作ることや、後日の給与計算への影響を心配する経営者もいるでしょう。 給料の前払いには、法律上対応が必要となる場合と、会社が任意に判断できる場合があります。両者を混同せず、何のためのお金を、いつまでの労働に対して、いくら求められているのかを確認することが大切です。ここでは、中小企業が押さえたい判断基準と実際の進め方を整理します。 給料の前払いは必ず認めなければならない？ 原則として給与の支払日は会社が定めた日 労働基準法第24条は、賃金を毎月1回以上、一定の期日を定めて支払うことを原則としています。会社が定めた給与支払日より前に、社員が希望するだけでいつでも支払う義務が生じるわけではありません。 例えば「旅行代金を早く支払いたい」「買い物のために来月分の給与を先に受け取りたい」という申し出は、原則として会社が応じるかどうかを判断できます。ただし、就業規則や労働契約などで前払い制度を設けている場合には、その内容も確認する必要があります。 非常時には既に働いた分の支払義務がある 労働基準法第25条は、社員が出産、疾病、災害などの非常の場合の費用に充てるために請求したとき、通常の支払日前であっても、既に働いた分の賃金を支払わなければならないと定めています。これを「非常時払」といいます。 対象には社員本人だけでなく、その収入によって生計を維持する人に生じた事情も含まれます。また、労働基準法施行規則では結婚や死亡、やむを得ない事情による1週間以上の帰郷なども定められています。 重要なのは、非常時払の対象が「既往の労働」、つまり請求時までに既に提供した労働に対する賃金だという点です。まだ働いていない来月分の給与まで、会社に先払い義務が生じる制度ではありません。 申し出を受けたら最初に確認したいこと 必要な理由と希望する支払日を確認する 最初から「前払いは一切できません」と断るのではなく、まず事情を聞きましょう。社員が求めているのは、医療費などの緊急の支出なのか、一般的な生活費の不足なのかで、法的な取扱いが変わることがあります。 ただし、事情を聞く際には必要以上に私生活へ踏み込まない配慮も必要です。支払目的、必要時期、希望額を確認し、非常時払に当たり得るかを判断するために必要な範囲にとどめます。病名や家族の詳細などを一律に求める対応は避けたいところです。 既に働いた分と、これから働く分を分ける 社員の希望額をそのまま「前払い可能額」と考えないことも重要です。勤怠記録、賃金規程、給与計算期間を照らし合わせ、請求時点までに発生した賃金を確認します。 月給制の場合でも、既に働いた部分の金額を把握するには計算方法の確認が必要です。欠勤、時間外労働、各種手当などの扱いも関係するため、概算額をその場で約束せず、給与担当者と確認してから回答すると安全です。 非常時払に該当する場合の進め方 対象額を確認し、遅滞なく支払う 非常時払に該当すると判断した場合は、通常の給与日を理由に支払を先延ばしにせず、既に働いた分の賃金について対応します。支払時期に具体的な日数の定めはありませんが、制度の趣旨から遅滞のない支払が求められます。 例えば、給与締切日より前に社員が災害で転居費用を必要とし、既に働いた分の賃金を請求した場合を考えます。会社はその事情と既発生の賃金額を確認し、非常時払として処理すべき範囲を判断します。 支払記録と次回給与の計算を一致させる 支払日、対象期間、金額、支払方法を記録し、給与担当者と共有します。通常の給与計算時には、同じ賃金を二重に支払わないよう、既払額を明確に反映させる必要があります。 非常時払は、将来の賃金を会社が貸し付けることとは異なります。給与明細や賃金台帳上でも、どの期間の賃金を先に支払ったのかを説明できるようにしておきましょう。税・社会保険料などの処理については、支払時期や給与計算の仕組みに応じて確認します。 任意の前払いを認める場合の注意点 会社の判断基準をそろえる 非常時払に該当しない申し出でも、会社が任意に対応することは考えられます。ただし、担当者の判断だけでその都度決めると、「同じ事情なのに自分は認められなかった」といった不公平感につながりかねません。 前払いを認める事情、対象となる賃金の範囲、申請方法、承認者、支払回数などを整理し、継続的に運用するなら規程への反映を検討しましょう。非常時払に関する法定の権利を、社内ルールによって狭めることはできません。 将来の給与の貸付けは別の問題 まだ働いていない期間の給与相当額を渡す場合、実質的には会社から社員への貸付けとなることがあります。その場合は、賃金の前払いとは区別して、貸付条件や返済方法を検討する必要があります。 特に「次の給料から自動的に差し引けばよい」と安易に決めることは避けましょう。労働基準法第24条には賃金全額払いの原則があり、法令上の控除や適法な賃金控除協定の有無などを確認する必要があります。貸付金の回収方法は個別事情によって判断が変わるため、専門家に確認した上で設計することが望まれます。 相談時に役立つ確認資料と社内対応 専門家に相談する際は、あらかじめ下記の資料を手元に揃えておくと、状況の把握から具体的な対応策までの提示までが非常にスムーズになります。 ・社員からの申出内容（理由、希望額、必要日） ・雇用契約書、就業規則、賃金規程 ・給与の締切日と支払日が分かる資料 ・請求日までの勤怠記録、賃金計算資料 ・過去に前払いを認めた場合の社内記録 まず法定の非常時払に該当するかを確認し、該当する場合は既に働いた分の賃金額を計算します。該当しない場合は、社内規程や過去の運用を踏まえて任意対応の可否を検討します。支払うときは記録を残し、給与担当者と次回の精算方法を共有してください。 一方、社員の事情が法定の非常時に当たるか微妙な場合、月給制の既発生賃金を算定しにくい場合、貸付金の返済を給与から控除したい場合は、独断で進めず労務管理の専門家に確認することが有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理を取扱業務としています。給与の前払いについても、社員からの申し出の内容、賃金規程、勤怠記録を整理した上で、会社として適切な対応を検討することが大切です。法定の支払義務と任意の配慮を分けて考え、説明可能な運用につなげましょう。

入社から数年たった社員について、雇用保険の資格取得届を提出していなかったことが分かった。あるいは、パート社員から「雇用保険に入っていないのですか」と質問され、初めて手続き漏れに気づいた。このような場合、会社は何から確認すればよいのでしょうか。 雇用保険は、会社が希望する社員だけを加入させる制度ではありません。所定の要件を満たす人について、事業主が手続きを行う必要があります。加入漏れを発見したときは、慌てて現在の日付で届け出るのではなく、本来の加入日、勤務実態、保険料の控除状況を整理することが大切です。 最初に確認したいのは、本当に加入対象だったか 雇用契約書だけでなく勤務実態を確認する 雇用保険の一般的な加入要件は、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上引き続き雇用される見込みがあることです。ただし、昼間学生など適用除外となる人もおり、年齢や就労状況、制度改正による適用時期も確認が必要です。 例えば、採用時は週15時間の予定だったパート社員が、半年後から週25時間の契約に変更されていた場合、採用日ではなく、要件を満たすようになった時点を検討する必要があります。単発の残業で一時的に20時間を超えたことと、所定労働時間が変更されたことは区別してください。 雇用契約書、労働条件通知書、シフト表、出勤簿、給与明細を時系列で照合し、いつから対象になったのかを確認します。契約書の更新が遅れていた場合には、実際の勤務状況と会社・本人の合意内容も整理しましょう。 別の勤務先で加入している場合など 複数の会社で働く社員は、原則として主たる賃金を受ける雇用関係で雇用保険に加入します。また、65歳以上の一定の複数就業者については、本人の申出による特例制度があります。副業先でも働いているから必ず加入不要、と即断しないでください。 加入漏れは過去にさかのぼって手続きできるか 原則は確認日から2年前まで 資格取得届の提出を忘れていた場合でも、過去にさかのぼって被保険者資格を確認する手続きがあります。ただし、通常は、資格取得の確認が行われた日から2年前までが遡及の限度となります。 例えば、4年前から加入対象だったことが判明しても、会社が「4年前から加入していたことにしたい」と申し出るだけで、当然に全期間が認められるわけではありません。正確な期間は、勤務記録や賃金関係資料に基づき、管轄のハローワークで確認します。 保険料を天引きしていた場合の例外 加入手続きは漏れていたものの、給与から雇用保険料を控除していたケースでは、2年を超える期間についても遡及確認が認められる場合があります。給与明細や賃金台帳などで、本人から保険料を徴収していた事実を確認できることが重要です。 ここで注意したいのは、会社が帳簿上で後から控除したことにしても、過去の徴収事実の証明にはならないという点です。記録を修正して整合性を作るのではなく、当時の原資料を保存して相談してください。 会社が進める手続きと従業員への説明 資料をそろえてハローワークに相談する 最初に、対象社員の氏名、入社日、契約変更日、週所定労働時間、加入要件を満たしたと考える日を一覧にします。そのうえで、雇用契約書、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、給与明細などを準備します。 資格取得届は、本来、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに提出するものです。期限を過ぎているときは、通常の届出と異なる確認資料を求められることがあるため、事前に管轄のハローワークへ必要書類と提出方法を確認しましょう。 複数人に同じ漏れが見つかった場合は、対象者ごとの加入日を整理するとともに、給与計算システムや入社手続きの運用に共通の原因がないか調べます。 従業員には事実と見通しを分けて伝える 本人には、加入漏れが判明した事実、会社が確認している対象期間、今後の手続きの予定を説明します。ハローワークの判断前に「必ず入社日までさかのぼれる」と約束することは避けてください。 雇用保険の加入期間は、将来の基本手当などの受給に影響することがあります。特に退職予定者やすでに退職した人については、手続きの遅れが本人の申請に関係する可能性があるため、優先して状況を確認する必要があります。 保険料の精算は届出とは分けて考える 過去の給与から控除していなかった場合 資格取得が遡及して認められた場合、雇用保険料や労働保険料の精算について確認が必要になります。ただし、過去の本人負担分を現在の給与から一方的にまとめて差し引いてよいとは限りません。 賃金全額払いの原則や、労使協定による控除の取扱い、本人への説明、過年度の労働保険料申告の訂正が必要かどうかなど、論点を分けて確認します。本人に請求できる範囲や方法は個別事情によるため、金額を確定する前に専門家や関係窓口へ相談すると安全です。 控除していたのに加入していなかった場合 給与から雇用保険料を引いていたのに届出をしていなかった場合は、徴収記録が遡及確認の重要な資料になります。一方、会社が保険料を徴収していた事実と、行政上の資格確認が完了していることは別問題です。 まず当時の給与明細や賃金台帳を保全し、保険料率や控除額の計算が適切だったかも点検します。本人に返金するかどうかを先に決めるのではなく、資格確認と保険料精算の関係を整理してください。 同じ加入漏れを繰り返さないための管理 加入漏れの原因は、入社時の届出忘れだけではありません。パート社員の勤務時間が増えたのに契約変更情報が給与担当者へ伝わらない、採用担当者と手続担当者の役割が曖昧になっている、といった場面でも起こります。 対策として、入社時に雇用保険の対象判定欄を設け、勤務時間や契約期間が変わったときにも再判定する運用が考えられます。届出を提出した日だけでなく、受理・資格確認の結果まで記録し、給与計算上の保険料控除開始時期と照合すると、漏れに気づきやすくなります。 例えば、毎月の給与確定前に「新入社員・勤務条件変更者・退職者」の一覧を人事担当と給与担当が突き合わせる方法があります。小規模な会社でも、担当者の記憶だけに頼らない仕組みを作ることが重要です。 どのような場合に社会保険労務士へ相談するとよいか 加入対象かどうかが明確で、対象期間も短く、必要な資料がそろっている場合は、会社でハローワークに確認しながら手続きを進めることもできます。 一方、加入漏れが数年に及ぶ、給与から保険料を控除していた、複数の社員に影響する、退職者の給付に関係する、勤務時間の変更時期が不明確といった場合は、事実関係の整理に専門的な確認が必要になるでしょう。 相談の際には、雇用契約書、シフト・勤怠記録、賃金台帳、給与明細、過去の届出控えを用意すると、加入時期と対応方針を検討しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や保険関係の手続きについて相談を受け付けています。加入漏れに気づいたときは、過去の記録をそのまま保管し、事実を整理したうえで、必要な手続きを検討しましょう。

従業員の入社時に雇用契約書や労働条件通知書は用意していても、「労働者名簿」は作っていなかったという会社は少なくないかもしれません。給与計算ソフトに氏名や住所が登録されていれば、それで足りると思っている経営者もいるでしょう。 しかし、労働者名簿は労働基準法で作成が義務付けられた帳簿です。必要な項目がそろっていれば専用の用紙でなくても構いませんが、従業員情報がどこかに保存されているだけでは十分とは限りません。今回は、作成していなかったことに気づいた場合の確認事項と、無理なく整備する手順を説明します。 労働者名簿はどの会社にも必要なのか 従業員が1人でもいれば原則として作成する 労働基準法第107条は、事業場ごとに労働者名簿を作成することを使用者に義務付けています。常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成・届出義務が生じることとは、別のルールです。「うちは5人の会社だから不要」という判断はできません。 正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども原則として対象です。ただし、日々雇い入れられる者は労働基準法第107条の対象から除かれています。契約の名称だけでなく、実際の雇用形態を確認しましょう。 本社と支店がある場合は事業場単位で考える 名簿は会社全体で一括して作ればよいと決めつけず、各事業場の労働者を把握できる形にする必要があります。人事部門がデータを一元管理している会社でも、事業場ごとの記録を速やかに確認・提示できる運用になっているか点検してください。 名簿に必要な項目と、よくある不足 氏名と連絡先だけでは足りない 労働基準法107条1項と労働基準法施行規則第53条に定める記載事項には、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、雇入年月日、退職年月日とその事由、死亡年月日とその原因などがあります。従事する業務の種類も原則として記載事項ですが、常時30人未満の労働者を使用する事業場では省略できます。 「履歴」は採用までの経歴などを含む項目です。どこまで具体的に記録するかは、法令の趣旨や会社が保有する採用資料を踏まえて確認します。退職理由についても、単に退職済みと記すだけでは、必要な情報が不足する場合があります。解雇の場合はその理由も記録する必要があります。 人事システムやExcelでも管理できる 法律は特定の用紙や紙での保管を一律に要求しているわけではありません。必要事項を満たすなら、Excelや人事管理システムで作成することも可能です。ただし、データが複数のファイルに分散していたり、退職者の情報が自動削除されたりする設定には注意が必要です。 電子管理では、必要なときに内容を表示・出力できることに加え、閲覧権限、バックアップ、更新担当者を決めておくと実務上安心です。氏名や住所などの個人情報を扱うため、誰でも閲覧できる共有フォルダーに置くことは避けましょう。 作成していなかった場合の整備手順 まず在籍者と退職者の情報を洗い出す 最初に現在の従業員一覧を作り、雇用契約書、労働条件通知書、入社時の提出書類、人事システムなどと照合します。部署別・雇用形態別に確認すると、短時間勤務者や支店勤務者の記載漏れを見つけやすくなります。 次に、保存対象となる退職者の記録を確認します。退職時にシステムから情報を消している場合は、過去の給与・人事資料などから、確認できる範囲で復元を検討します。記録がない項目を推測で埋めたり、作成日を過去の日付に偽装したりしてはいけません。 不明点は資料と本人への確認を分ける 例えば住所変更の届出が残っていないときは、社内の提出書類を確認し、必要に応じて本人に最新情報を尋ねます。過去の退職理由など、本人への確認が難しい項目は、当時の退職届や通知書などの客観資料を優先してください。 整備の過程では、どの資料を基に記載したか、何が未確認かを内部メモに残しておくと、後から訂正する際に役立ちます。名簿を完成させることと、根拠のない情報で空欄を埋めることは違います。 更新のタイミングを業務に組み込む 労働者名簿の記載事項に変更があれば、遅滞なく訂正する必要があります。入社、住所変更、配置転換、退職などの際に、誰が名簿を更新するのか決めましょう。給与担当者と人事担当者が別の場合は、情報の受渡し方法も明確にします。 退職者の名簿はいつまで保存するのか 法律上の原則は5年、経過措置は3年 労働基準法第109条による労働関係書類の保存期間は原則5年ですが、同法第143条の経過措置により、当分の間は3年とされています。労働者名簿については、一般に退職、解雇または死亡の日を起算点として扱います。したがって、退職した翌月に名簿データを削除するような運用は適切ではありません。 一方で、賃金請求や労使間の紛争への対応など、別の理由で長めの保管が必要になることもあります。法定の最低期間だけで機械的に削除せず、個人情報の保有目的と必要性を整理して保存方針を定めてください。 賃金台帳や出勤記録とは役割が異なる 労働者名簿は従業員の基本情報と雇用履歴を記録する帳簿です。賃金台帳は賃金計算の基礎や支払額などを記録し、出勤記録は実際の勤務状況を確認する資料となります。給与ソフトに名前があるからといって、名簿の記載事項を満たしているとは限りません。 同じ情報を複数回入力しなくて済む仕組みは便利ですが、各帳簿に求められる内容を満たすかどうかは個別に確認する必要があります。 こんな場合は専門家と整備方針を確認する 従業員が少なく、採用書類が整理されている会社なら、法定項目を確認しながら自社で名簿を作成することも十分可能です。一方、複数拠点がある、過去の退職者情報が欠けている、雇用形態が多様で対象者の整理が難しいといった場合には、社会保険労務士への相談が役立ちます。 相談前には、現在の従業員一覧、雇用契約書や労働条件通知書、退職者の一覧、既存の人事・給与データ、名簿の管理方法が分かる資料を準備すると、確認を進めやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成などを取り扱っています。労働者名簿の整備をきっかけに、人事書類全体の管理方法を見直したい場合も、事務所の取扱業務を踏まえて相談内容を整理してみてください。重要なのは、未整備に気づいた時点で現状を把握し、確認できる情報から正確な記録を整えることです。

売上が落ち込み、固定費を見直さなければならない。役員報酬や経費の削減だけでは足りず、社員の基本給を下げることを検討する経営者もいるでしょう。しかし、「来月から全員の給与を1割減らす」と通知するだけでは、労働条件を有効に変更できるとは限りません。 給料は社員の生活に直結する重要な労働条件です。会社に減額の必要性があっても、本人の合意や就業規則の内容などを確認せずに実施すると、未払い賃金をめぐる問題につながるおそれがあります。ここでは、給与の引き下げを検討する会社が、実施前に確認したい事項と対応の順序を説明します。 給料は会社の判断だけで引き下げられるのか 原則は会社と社員の合意が必要 労働契約法第8条では、労働者と使用者が合意することで労働条件を変更できると定めています。基本給や各種手当も労働条件に当たるため、会社の経営判断だけで自由に引き下げられるわけではありません。 たとえば、月額30万円の基本給を27万円に変更したい場合、変更額と開始時期を社員に説明し、本人が理解して同意することが基本となります。会社が一方的に通知しただけでは、従来の給与との差額を請求される可能性があります。 合意は必ずしも書面でなければ成立しないわけではありません。ただし、後から説明内容や同意の有無について争いにならないよう、変更後の金額、適用開始日、変更理由などを記録した書面を取り交わすことが望まれます。 就業規則を変えれば減額できるとは限らない 就業規則に給与の決定方法を定めている会社でも、規則を書き換えるだけで既存社員の給与を当然に減額できるわけではありません。労働契約法第9条は、原則として、合意のない一方的な就業規則変更による不利益変更を認めていません。 一方、同法第10条には、変更後の就業規則を周知し、変更内容が合理的である場合の例外があります。合理性は、社員の不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性、労働組合等との交渉状況などから総合的に判断されます。経営が苦しいという説明だけで、必ず要件を満たすものではありません。 減額を決める前に確認したい資料 現在の給与が何によって決まっているか まず雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、賃金規程、過去の給与改定通知などを集めてください。基本給が個別に約束された金額なのか、等級や役職と連動する仕組みなのかで、検討すべき点が異なります。 「役職手当を外すだけだから問題ない」と考える場合も注意が必要です。役職の変更が有効か、手当の支給要件を満たさなくなったか、実際には基本給の減額と同じ効果を生じさせていないかを分けて確認します。制度の名称よりも、契約内容と実際の運用が重要です。 減額の必要性と代替策を整理する 社員に説明する前に、売上・利益の推移、資金繰り、固定費の内訳などを整理します。なぜ給与の見直しが必要なのか、いつからどの程度の減額が必要なのか、どの期間を想定しているのかを具体化してください。 役員報酬や外注費の見直し、採用計画の変更など、他の方法を検討した経緯も説明材料になります。給与を下げること自体が目的にならないよう、必要な削減額と手段を切り分けることが大切です。 社員への説明と合意はどう進めるか 対象者・金額・開始日を明確にする 最初に、対象となる社員の範囲と減額方法を決めます。一律の減額なのか、役職・等級ごとに異なるのかによって、公平性や説明の難しさが変わります。最低賃金を下回らないことはもちろん、残業代の計算基礎や社会保険の手続きへの影響も確認が必要です。 減額案を示す際には、現在の金額と変更後の金額、変更開始日、手当や賞与への影響、見直しの予定があればその条件まで具体的に伝えます。将来元に戻すことを約束できない場合は、安易に「一時的」と説明しないようにしましょう。 説明の機会を設け、回答を急がせない 会社側の事情を伝えた後、社員から質問を受ける機会を設けます。減額理由に納得できない社員もいるため、反対意見を聞かずに署名だけ求める進め方は避けたいところです。 説明会の資料や個別面談の記録を残し、回答まで検討時間を設けます。社員が書面に署名した場合でも、十分な説明がなかったり、強い圧力の下で署名させたりした場合には、合意の有効性が争われることがあります。形式的な同意書の取得だけを目標にしないことが重要です。 社員が同意しない場合はどうするか 同意しないことを理由に直ちに減額しない 本人が減額を拒否した場合、まず理由を確認し、会社の説明に不足がなかったかを振り返ります。生活への影響が大きい社員には、減額幅や実施時期の再検討が必要になることもあります。 同意が得られないからといって、直ちに減額した給与を支払うことは避けてください。会社が変更の効力を誤って判断すると、従前の賃金との差額が未払いとなるおそれがあります。拒否した社員に対して、不利益な扱いを示唆して同意を迫ることも適切ではありません。 就業規則の変更を検討する場合は慎重に 個別の合意が難しい場合に就業規則変更を検討することはありますが、合理性の判断は事案ごとに異なります。特に減額幅が大きい場合や、一部の社員だけに負担が集中する場合は、法的な検討が欠かせません。 常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の変更に際して、過半数労働組合または過半数代表者の意見を聴き、所轄労働基準監督署へ届け出る手続きも必要です。ただし、意見聴取や届出を行っただけで、不利益変更の合理性が認められるわけではありません。 実施後の給与計算にも注意する 給与の変更が有効に成立した場合も、給与計算の切り替えを正確に行います。月の途中から変更するなら、賃金規程や合意内容に沿って適用期間を確認してください。残業単価、欠勤控除、各種手当などに連動する部分も点検します。 また、固定的賃金の変動は、一定の要件を満たすと社会保険の随時改定（月額変更届）の対象になることがあります。単に基本給が下がっただけで直ちに標準報酬月額が変わるわけではないため、変動後の報酬や支払基礎日数などの要件を確認します。 変更後の給与明細に誤りがないかを確認するとともに、社員からの問い合わせ窓口を決めておくと、認識の食い違いを早期に把握できます。 給与の見直しに迷ったら、実施前に相談を 給与減額の検討では、「いくら下げるか」より先に、現在の労働条件、減額の必要性、変更方法を整理することが重要です。社員との合意によって対応できる場合もありますが、就業規則の不利益変更が関係する場合や、同意しない社員がいる場合は慎重な判断が求められます。 相談する際には、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則・賃金規程、給与明細、減額案、経営状況を示す資料などを用意すると、論点を整理しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所への相談を検討する際も、まずは何を変更したいのか、どの段階で社員に説明しているのかを整理しておくとよいでしょう。給与の引き下げは、実施してから問題に対応するよりも、実施前に手順を確認することが大切です。

退職を申し出た社員から「次の勤務先は同じ業界の会社です」と伝えられたとき、経営者は顧客情報や営業ノウハウの流出を心配するかもしれません。就業規則に「退職後は同業他社に就職してはならない」と書いてあれば、転職を止められるのでしょうか。 結論からいうと、競合他社への転職を一律に禁止することはできません。退職後の競業避止義務が有効かどうかは、会社が保護すべき利益、社員の職務や立場、禁止の期間・地域・業務範囲、代償措置などを踏まえて判断されます。ここでは、退職前に確認したい書類と、実際に転職が判明した場合の対応を整理します。 退職後の競業避止義務とは何か 転職の自由と会社の利益の調整が必要 競業避止義務とは、競合する事業への就職や開業などを一定範囲で控える義務をいいます。在職中と異なり、退職後の社員には職業選択の自由があります。そのため、会社が一方的に広い転職禁止を定めても、そのまま有効になるとは限りません。 会社には営業秘密や重要な顧客情報などを守る正当な利益がある一方、社員には経験を生かして働く自由があります。どちらか一方を優先するのではなく、制限が必要か、必要だとしてどこまでなら合理的かが問題になります。 就業規則に書いてあるだけで禁止できるわけではない 就業規則に競業避止条項がある場合も、その内容が合理的かを検討する必要があります。退職時の誓約書や個別の合意書があっても、制限が過大であれば全部または一部が無効と判断される可能性があります。 反対に、退職後の競業避止義務について合意がない場合でも、営業秘密の不正取得・使用などは別の法的問題になり得ます。「転職を止めること」と「秘密情報を守ること」は分けて考えましょう。 競業避止義務の有効性を判断する主なポイント 会社が守ろうとしている情報は何か 最初に、何を保護したいのかを具体的にします。一般に知られている業界知識や社員個人の技能と、アクセスを限定して管理している顧客情報・価格戦略・技術情報などでは、保護の必要性が異なります。 「競合会社に行かれると困る」という抽象的な理由だけでなく、対象情報の内容、管理方法、社員が実際に接していた範囲を整理することが重要です。情報の秘密管理が十分だったかも、あわせて確認します。 社員の地位と禁止範囲は釣り合っているか 重要情報を扱う管理職と、そうした情報に接しない一般社員では、同じ制限が合理的とは限りません。また、全国で同業種への就職を長期間禁止する規定は、必要以上に広い制限となるおそれがあります。 期間、地域、対象となる企業や職種を個別に確認してください。たとえば特定の顧客を担当していた社員について、当該顧客への一定の営業活動を制限することと、同じ業界で働くことを全面的に禁じることは、制限の重さが異なります。ただし、限定すれば必ず有効になるという意味ではありません。 代償措置の有無も検討材料になる 転職を制限される社員に対し、その不利益を補う手当や退職時の給付などがあるかも判断要素の一つです。もっとも、代償措置がないと常に無効、支払えば必ず有効という単純な基準ではありません。会社の保護利益と制限内容を含めた総合判断になります。 退職を申し出た段階で会社が確認すること 就業規則・雇用契約書・誓約書を突き合わせる まず、現在適用される就業規則、雇用契約書、入社時・退職時の誓約書を集めます。競業避止義務について、対象者、期間、地域、禁止行為が一致しているかを確認しましょう。就業規則の変更時期や社員への周知状況も重要です。 条項が曖昧なまま退職直前に署名を求めても、後から争いになる可能性があります。社員が署名を拒んだことだけを理由に、退職手続きや本来支払うべき賃金を止めるような対応は避けてください。 情報管理と引継ぎを通常の手続きとして行う 競業避止義務の検討とは別に、会社の端末・アカウント・書類の返却、アクセス権限の終了、顧客情報の保存場所の確認を進めます。特定の社員だけを疑って過剰な調査をするのではなく、退職者共通のチェック項目として運用する方が適切です。 顧客データの持出しが疑われる場合は、ログなどの客観資料を適法な方法で保全し、事実を確かめることが先決です。私物端末の無断確認や、証拠のない段階での転職先への警告は、別の紛争を招くおそれがあります。 競合他社への転職が分かった場合の対応手順 まずは事実と規定を分けて確認する 想定例として、営業担当者が退職後、近隣の競合企業に転職したとします。会社に競業避止条項があっても、転職先の社名だけで違反と決めつけるべきではありません。担当業務、元の会社で知り得た情報、実際の禁止範囲、合意の成立状況を確認します。 次に、会社に具体的な損害や秘密情報の不正利用を示す事情があるかを整理します。単なる転職の事実と、顧客情報の不正持出しや使用を裏付ける事実は区別してください。 一律の警告や損害賠償請求は避ける 競業避止義務違反を理由に警告、差止め、損害賠償などを検討する場合は、条項の有効性と違反事実の裏付けが必要です。退職金の不支給・減額についても、規程や退職金の性質などにより判断が変わります。 「同業他社に転職したので違約金を払ってもらう」と機械的に対応することは適切ではありません。労働契約の不履行について違約金や損害賠償額をあらかじめ定めることは、労働基準法第16条との関係でも問題になります。法的措置を検討する段階では、労働問題に詳しい弁護士への相談が必要です。 今後のトラブルを減らすための規程と運用 全社員共通の広い禁止規定を見直す 競業避止条項を整備する際は、まず守る必要のある情報と、その情報を扱う職務を特定します。全社員に一律の禁止を課すより、必要性が説明できる対象と範囲に絞ることが大切です。秘密保持義務や情報管理ルールも合わせて点検し、転職禁止だけに頼らない仕組みを考えましょう。 規程を変更する場合には、労働契約法上の就業規則変更の合理性や周知なども確認が必要です。新たな規程を作れば、既に退職した社員にも当然に適用できるわけではありません。 相談時に準備したい資料 社会保険労務士に相談する際は、就業規則の該当条項、雇用契約書・誓約書、社員の職務内容、情報管理規程、退職日、会社が保護したい情報の概要を整理しておくと検討が進みます。転職先の詳細が不明な場合は、不明であることをそのまま伝えてください。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更に対応しています。退職後の競業避止条項を見直したい場合や、退職時の運用に迷う場合は、現行の規程と実際の職務を確認しながら相談することができます。個別の差止め・損害賠償請求などの法的対応については、必要に応じて弁護士と検討してください。

育児休業から復帰する社員に「子どもが小さいので、しばらくは短い時間で働きたい」と相談されたとき、会社はどこまで希望に応じる必要があるのでしょうか。人員に余裕のない中小企業では、勤務時間を短くすると仕事が回らない、給与をどう計算すればよいか分からない、といった悩みが生じます。 育児の短時間勤務は、単なる会社の配慮ではなく、法律上の制度です。一方で、対象者や例外、働き方の決め方には確認すべき点があります。ここでは、社員から申し出があった際に会社が確認する順序と、実務上の注意点を整理します。 まず確認したい育児短時間勤務制度の基本 3歳未満の子を養育する社員が基本的な対象 育児・介護休業法では、事業主は原則として3歳に満たない子を養育する労働者について、1日の所定労働時間を原則6時間とする措置を含む短時間勤務制度を設ける必要があります。社員から申し出があって初めて制度を考えるのではなく、あらかじめ利用条件や申請方法を整えておくことが大切です。 ただし、日々雇用される労働者、もともとの1日の所定労働時間が6時間以下の労働者、制度適用期間中に育児休業をしている労働者などは対象の整理が異なります。正社員だけでなく、有期雇用の社員やパートについても、雇用形態の名称だけで判断しないでください。 労使協定によって対象外とできる場合 適切な労使協定がある場合には、継続雇用期間が1年未満の労働者、週の所定労働日数が2日以下の労働者、業務の性質等から短時間勤務制度を講じることが困難と認められる業務に従事する労働者を対象外とできる場合があります。就業規則に一方的に「対象外」と書くだけでは足りません。 特に「忙しい部署だから」「代わりの人がいないから」という理由だけで、直ちに制度の適用を拒めるわけではありません。業務の性質と制度利用の可否を具体的に検討し、法律に沿った代替措置の要否も確認します。 申し出を受けたら会社が確認すること 子の年齢と希望する勤務時間を確かめる 最初に、子の生年月日、利用開始希望日、終了予定日、現在の所定労働時間、希望する始業・終業時刻を確認します。口頭だけで済ませず、申出書などで双方の認識を残しておくと、後の勤務表や給与計算の食い違いを防ぎやすくなります。 例えば通常勤務が9時から18時、休憩1時間の社員が、9時から16時、休憩1時間の勤務を希望するケースが考えられます。 3歳以降の希望は別の制度も確認する 子が3歳になると、3歳未満を対象とする法定の短時間勤務措置の枠組みとは異なります。2025年10月からは、3歳から小学校就学前の子を養育する労働者について、事業主が複数の柔軟な働き方の措置を用意し、労働者がその中から選択できる制度が施行されています。会社の措置の内容と本人の利用資格を別途確認してください。 3歳以降も会社独自に短時間勤務を認めている場合は、その規程も重要です。法定制度の終了だけを理由に、社内制度まで当然に終了すると決めつけないようにします。 給与・休憩・残業をどう扱うか 給与は規程に沿って整理し、不利益取扱いに注意する 短時間勤務によって実際に働かない時間に対応する賃金を支払わない取扱いは、賃金規程等に基づいて検討できます。ただし、制度を利用したこと自体を理由とする不利益な取扱いは禁止されています。基本給、固定手当、賞与、評価について、何が労働時間に連動するのかを個別に確認する必要があります。 例えば8時間勤務から6時間勤務に変わったからといって、すべての手当や賞与を機械的に4分の3にすることが妥当とは限りません。支給要件や算定方法を確認し、本人に変更内容を事前に説明してください。雇用保険の被保険者で一定の要件を満たす場合には、育児時短就業給付金の対象となる可能性もあります。 6時間勤務の休憩と残業の扱い 労働基準法上、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも60分の休憩が必要です。ちょうど6時間の実労働であれば法定休憩の付与義務はありませんが、会社が休憩を設けることはできます。実際の労働時間が延びると必要な休憩時間も変わるため、勤怠を確認しましょう。 また、育児中の労働者には、所定外労働の制限など、短時間勤務とは別の制度が関係する場合があります。「時短社員でも繁忙期には当然残業してもらう」と決める前に、本人の請求状況と適用要件を確認してください。 業務分担を見直すときの進め方 減る時間ではなく、残す仕事から整理する 勤務時間を短縮する場合、従来の仕事量をそのまま短い時間に押し込むと、休憩を取れない、持ち帰り仕事が増える、周囲の社員に負担が集中するといった問題が起こり得ます。まず業務を「本人が継続するもの」「時間帯を変更するもの」「他の社員に引き継ぐもの」に分けてみてください。 顧客対応の多い職場なら、本人が退勤する前に引継ぎ時間を確保し、夕方の問い合わせを誰が担当するか決めます。特定の同僚だけに負担が偏る場合は、担当のローテーションや業務手順の見直しも検討します。 本人と周囲の社員への説明を分ける 本人には、勤務時間、担当業務、給与の取扱い、制度終了時の確認方法を具体的に説明します。一方、周囲の社員には業務分担と連絡方法を共有すれば足りることもあります。家庭の事情や個人的な情報を、本人の了解なく必要以上に広めない配慮が必要です。 制度利用者を特別扱いしているという印象を避けるには、会社としての業務運営上のルールを明確にすることが有効です。育児以外の事情を抱える社員にも配慮しながら、仕事の配分を継続的に点検しましょう。 就業規則と運用を整え、必要に応じて相談する 社員からの申し出を機に、育児・介護休業規程、申請書式、賃金規程、勤怠管理の設定を確認してください。特に、制度の対象者、申請期限、短縮後の時間帯、給与の算定方法、制度終了時の取扱いが互いに矛盾していないかが重要です。 育児・介護休業については、法改正が多々ありますので、法改正に対応した規程になっているかも点検します。確認すると、かなり古い規程ということが多いですので、現状に対応できるように、まずは規程を整えることが必要です。 対応の順序としては、①本人の申出内容と子の年齢を確認する、②法定の対象要件と労使協定を確認する、③勤務時間と業務分担を協議する、④給与・勤怠の取扱いを書面で明確にする、⑤運用開始後に実態を見直す、という流れが考えられます。 制度の対象が明確で、既存規程も整っている場合は、会社内で手続きを進められるでしょう。一方、対象外の判断に迷う、賃金規程が不明確、業務の都合で希望どおりの運用が難しい、といった場合は、実施前に社会保険労務士へ相談することが有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。相談の際は、現在の育児・介護休業規程、賃金規程、対象社員の労働条件通知書、希望する勤務時間、業務分担案を用意すると、具体的な検討を進めやすくなります。

勤務態度や仕事の成果に課題があり、指導を続けても改善が見られない社員について、「退職を勧めてもよいのだろうか」と悩む経営者は少なくありません。人員配置の見直しや事業縮小を背景に、会社から退職を提案する場面もあります。 ただし、会社が「辞めてほしい」と伝える退職勧奨は、社員を一方的に辞めさせる解雇とは異なります。本人が断っているのに説得を続けるなど、進め方によっては退職強要と評価されるおそれがあります。ここでは、中小企業が退職勧奨を検討するときの事前確認、面談、合意後の手続きを整理します。 退職勧奨と解雇は何が違うのか 退職勧奨は本人の自由な判断が前提 退職勧奨とは、会社が社員に退職を勧め、合意による労働契約の終了を目指すことです。社員は提案を受け入れることも断ることもできます。退職勧奨を行っただけで雇用契約が終了するわけではありません。 一方、解雇は会社が一方的に労働契約を終了させる意思表示です。解雇には客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められます。退職勧奨は解雇の要件を回避するための手段ではなく、あくまで本人の意思を尊重した話し合いです。 「退職届を書いて」と求める前に 退職の提案をした段階で、退職届の提出を当然のように求めたり、すでに退職が決まったかのように説明したりすることは避けましょう。面談では、会社としての考えと、最終的に応じるかどうかは本人が決められることを明確に区別します。 面談前に会社が整理しておきたいこと 退職を勧める理由を事実に基づいて確認する 勤務成績を理由にする場合は、評価表、業務上のミスの記録、これまでの指導内容、改善のために設けた機会などを確認します。単に「社風に合わない」「周囲から不満が出ている」という印象だけで話を進めると、本人との認識が大きく食い違うことがあります。 経営上の事情で人員削減を検討している場合は、事業状況、対象業務の変化、配置転換などの代替策を整理します。退職勧奨の相手を選ぶ際にも、差別的な基準や恣意的な選定になっていないか確認が必要です。 退職以外の選択肢を検討する 能力や適性に課題がある場合、業務分担の変更、教育、配置転換などで改善できないか検討します。本人の健康状態や家庭事情が関係している場合には、必要な配慮や利用可能な制度の確認が先になることもあります。退職以外の手段を検討した経緯を残しておくと、面談の目的を社内でも整理しやすくなります。 提案条件をあらかじめ決める 退職日、業務の引継ぎ、未消化の年次有給休暇、退職金規程の適用、会社が追加で提示する金銭の有無などを整理します。追加の金銭を提示することが常に必要というわけではありませんが、条件が曖昧なまま退職を勧めると後の争いにつながります。 退職勧奨の面談はどのように進めるか 面談では提案と理由を落ち着いて伝える 面談の冒頭で、会社が退職について相談したい理由を具体的に説明します。社員の人格を否定する言い方や、根拠のない非難は避け、事実と会社の判断を分けて伝えます。社員の反論や希望を聞く時間も確保してください。 たとえば、業務上の課題がある場合は、いつ、どのような問題が起こり、どのような指導を行ったのかを確認しながら説明します。その場で返事を求めず、条件を書面で示して持ち帰って検討してもらう方法も考えられます。 面談の回数や言動に注意する 退職を断った社員に対して、長時間の面談を繰り返したり、複数人で取り囲んだり、「応じなければ解雇する」と根拠なく迫ったりすることは避けなければなりません。本人の自由な意思決定を妨げるような働きかけは、違法な権利侵害となる場合があります。 面談記録には、日時、出席者、会社から伝えた内容、本人の発言、次回までの確認事項を客観的に残します。録音の扱いを含め、記録方法は事前に社内で方針を決め、個人情報の管理にも注意します。 社員に退職勧奨を拒否された場合の対応 社員が「辞めるつもりはありません」と明確に答えた場合、退職勧奨をしたという理由だけで雇用関係を終了させることはできません。まず拒否の意思を受け止め、同じ提案を執拗に繰り返さないことが重要です。 その後は、従来どおりの雇用を前提に、業務上の課題があれば具体的な指導や業務改善の手順を検討します。退職を断ったことへの報復として仕事を与えない、合理的な理由なく不利益な配置をするなどの対応は避けましょう。 解雇を別途検討する場合も、退職勧奨に応じなかったこと自体が解雇理由になるわけではありません。雇用形態、就業規則、指導経過、個別事情を踏まえ、解雇の有効性や手続きについて慎重な確認が必要です。 前述の通り、日本の実務において解雇が有効と認められるハードルは極めて高く、日常的に取れる手段ではありません。企業側の判断だけで簡単に実行できるものではなく、あくまで「極めて例外的な最終手段」であると捉えておく必要があります。 退職に合意した場合に確認する書類と手続き 合意内容は書面で明確にする 社員が十分に検討したうえで退職に応じる場合は、退職日、合意に至った経緯、金銭の支払い条件、貸与品の返却、引継ぎなどを双方で確認します。合意書の文言は、実際の合意内容と一致させる必要があります。包括的な権利放棄条項などを安易に盛り込まず、必要に応じて法律専門家にも確認しましょう。 離職票の退職理由を安易に自己都合としない 退職勧奨に応じた退職は、一般的な自己都合退職と同じ扱いになるとは限りません。雇用保険の離職理由は、会社が付けたい名称ではなく、退職に至った実態に基づいて確認されます。離職証明書には事実に沿って記載し、本人との認識に相違がある場合も事実を隠さず手続きを進めます。最終的な離職理由の判断はハローワークが行います。 また、最終給与、未払い賃金、社会保険・雇用保険の資格喪失手続き、必要な証明書の交付など、通常の退職事務も漏れなく確認してください。 判断に迷ったら面談前に専門家へ相談を 退職勧奨では、退職を提案すること自体よりも、理由の整理、伝え方、本人の意思の尊重、合意内容の記録が重要です。特に、指導経過が十分でない場合、社員が強く拒否している場合、病気や育児・介護などの事情がある場合は、面談を重ねる前に対応方針を見直すことをお勧めします。 相談時には、雇用契約書、就業規則、勤務評価・指導記録、面談記録、検討している退職条件を準備すると、論点を整理しやすくなります。城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。退職勧奨を検討する段階で、会社の事情に応じた確認事項を整理することが大切です。

「始業は9時なのに、社員には8時45分から清掃をしてもらっている」「朝礼は始業前に済ませるのが当たり前になっている」　このような職場では、清掃や朝礼の時間を勤怠記録に含めるべきか迷うことがあります。制服への着替えや終業後の片付けも同じ問題です。 労働時間に当たるかどうかは、会社が「勤務時間外」と呼んでいるかではなく、実際に会社の指揮命令下にあったかによって判断します。この記事では、中小企業の経営者が確認したい作業の実態、勤怠記録の見直し方、賃金計算の注意点を解説します。 始業時刻より前でも労働時間になることがある 判断の基本は会社の指揮命令下にあるか 厚生労働省のガイドラインでは、労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間とされています。明確に「やってください」と命じていなくても、実態として会社の指示があったと評価される場合があります。 たとえば、開店前の清掃を全員に割り当て、参加しなければ上司から注意される職場では、始業前だからという理由だけで労働時間から除外することはできません。一方、社員が自分の都合で早く出社し、業務とは関係なく過ごしている時間は、通常は労働時間ではありません。 大切なのは、出社時刻と作業開始時刻を混同しないことです。早く来ているという事実だけで判断せず、何をしていたか、その作業が必要だったか、会社がどう関与していたかを確認します。 就業規則の記載だけでは決まらない 就業規則に「勤務時間は9時から18時」と記載されていても、8時45分から会社の指示で作業していれば、その時間が労働時間に当たる可能性があります。「朝礼は自主参加」「清掃は当番制」といった名称も決定的ではありません。 管理職が参加を求めていたか、不参加による不利益があったか、業務開始に欠かせない作業だったかなど、運用を含めて判断する必要があります。 清掃・朝礼・着替えで確認したい具体的な場面 開店準備や清掃が日課になっている場合 店舗や事務所で、始業前にレジの準備、機器の起動、床の清掃などを行っている場合は、作業内容と所要時間を整理してください。会社が担当者を指定し、業務上必要な作業として行わせているなら、労働時間に含める必要があります。 「社員が自主的に始めた」という説明であっても、上司が継続的に把握し、事実上必要な仕事として定着している場合には、黙示の指示が問題になります。実態を確認せず、すべて自主活動として処理するのは避けましょう。 朝礼や研修への参加を求めている場合 売上目標の共有、業務指示、安全確認などを行う朝礼が義務であれば、始業前の実施でも労働時間に当たります。会社が参加を義務付ける研修や教育訓練についても同様です。 自由参加の勉強会などは、参加しない自由が実際に保障されているかが重要です。出欠を評価に反映させたり、欠席者に不利益を与えたりしていないかも確認してください。 制服への着替えや終業後の片付けの場合 会社が指定した服装への着替えを事業場内で行うよう義務付け、その着替えが業務に必要な準備行為であれば、着替えの時間も労働時間となります。ただし、制服があるだけで、すべての着替え時間が自動的に労働時間になるわけではありません。着用義務、着替える場所の指定、業務との関係を確認します。 閉店後のレジ締め、機器の清掃、施錠確認なども、会社が行わせる業務であれば終業後の労働時間に該当します。始業前と終業後をまとめて点検すると、見落としを防げます。 勤怠記録と賃金計算をどう見直すか タイムカードの時刻と実作業を照合する 労働時間は、原則としてタイムカード、ICカード、パソコンの使用記録など客観的な記録を基礎に把握します。ただし、打刻前に作業をさせている場合は、打刻時刻だけでは実際の労働時間を把握できません。 まず、部署ごとに始業前・終業後の作業を洗い出し、作業指示、当番表、打刻記録、入退館記録などを照合します。従業員にも、実際に何時から何をしているかを確認してください。申告と記録に差があれば、理由を調べ、必要な補正を行います。 1日ごとの端数を一律に切り捨てない 「15分未満は残業にしない」「30分単位でしか申請できない」といった運用には注意が必要です。実際に働いた時間を1日ごとに一律に切り捨て、その分の賃金を支払わない扱いは認められません。 また、労働時間に該当することと、割増賃金が必要になることは別の問題です。所定労働時間を超えても、直ちに法定時間外労働になるとは限りません。原則として1日8時間・週40時間という法定労働時間や、就業規則の賃金規定を踏まえて計算します。業種・規模による法定労働時間の特例にも注意が必要です。 過去の運用に問題があれば対象期間を整理する 過去に打刻前の清掃を労働時間に含めていなかったことが判明した場合は、いつから、誰が、どの程度作業していたかを調べます。記録が不十分な場合も、当番表、業務日報、関係者への聞き取りなどから実態を整理します。 未払い賃金の有無や金額は、個別の労働時間と賃金条件を基に確認します。会社に都合のよい推定だけで計算したり、本人の申告を一律に否定したりすることは避けましょう。賃金請求権の消滅時効や保存義務の対象期間も確認が必要です。 想定例：毎朝15分の清掃を行う職場 従業員12人の小売店で、開店準備のため全員が始業時刻の15分前に集合し、清掃と商品陳列をしているとします。店長は当番を決め、遅れた社員には注意しています。しかし、タイムカードは清掃後の始業時刻に打刻する運用でした。 この場合、清掃や陳列は会社の指示に基づく業務と評価される可能性が高く、打刻前の15分も労働時間として扱う必要があります。会社はまず、実際の作業開始時刻と過去の実施状況を確認し、必要な賃金精算を検討します。 今後は、清掃を始業時刻以降に移すか、清掃開始から勤怠を記録する方法に改めることが考えられます。単に「清掃は任意」と掲示するだけでは、実際の参加義務が残っている限り問題の解決にはなりません。 再発を防ぐために会社が決めておきたいこと 作業開始から記録するルールを周知する 始業前に必要な作業があるなら、その開始時刻を勤務予定に組み込み、実際の労働時間を記録できるようにします。終業後の片付けも、完了してから打刻する運用を基本に検討してください。 残業の事前承認制を採用する場合でも、承認がないという理由だけで、実際に会社の指揮命令下で行われた労働時間を消すことはできません。無断残業を防ぐための指導と、実労働時間の把握・賃金支払いは分けて対応します。 管理職にも同じ基準を共有する 経営者がルールを変更しても、現場の店長や管理職が「始業前に準備を終えるのが当然」と指導していれば、運用は変わりません。朝礼、清掃、着替え、片付けについて、何を勤務時間内に行うかを明確にします。 特に、業務の準備を誰が指示するか、勤怠記録に誤りがあった場合に誰へ申し出るかを決めておくと、実態と記録のずれに早く気づけます。 判断に迷うときは作業実態と記録をそろえて相談する 始業前の作業が労働時間に当たるかは、作業の必要性や会社の関与、参加の自由などによって判断が変わります。まずは、就業規則、労働条件通知書、勤怠記録、当番表、朝礼の案内、作業手順書を集め、実際の運用と照らし合わせてください。 特に、打刻前の作業が長年続いている場合、複数の部署で運用が異なる場合、未払い賃金の精算が必要になりそうな場合は、専門家と確認することが有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則に関する相談を取り扱っています。東京都豊島区や周辺地域で勤怠管理の見直しを検討している経営者の方は、現在の作業実態と記録を整理したうえでご相談ください。法的紛争に発展している場合は、弁護士への相談も検討してください。

「頼んだ仕事を何度も断る」「注意しても指示どおりに動かない」　社員の対応に困った経営者は、業務命令違反として処分できるのか悩むことがあります。しかし、指示に従わなかったという結果だけで懲戒を決めるのは危険です。指示自体の合理性、本人が従えない理由、これまでの説明や指導を分けて確認する必要があります。ここでは中小企業が実務で進めたい確認と対応を整理します。 最初に「どの指示に、どう従わなかったか」を整理する 指示の内容と伝え方を確認する まず、指示を出した日時、担当者、具体的な仕事内容、期限、本人の返答を記録します。「協調性がない」「反抗的だ」といった評価だけでは、何が問題だったかが曖昧になります。口頭の指示で行き違いが生じている場合は、業務の目的、優先順位、完了条件をメールなどで改めて示しましょう。 指示が雇用契約上の業務範囲に含まれるか、就業規則や職務分掌と整合するかも確認します。上司が出した指示なら何でも従う義務があるわけではありません。法令違反を伴う作業、安全配慮を欠く作業、業務上の必要性が乏しく不当な目的を持つ指示などは、指示自体の妥当性が問題になります。 従えない事情を本人から聞く 本人の説明を聞く前に「命令違反」と断定しないことが大切です。別の上司から矛盾する指示が出ていた、期限までに処理できない業務量だった、必要な研修を受けていなかった、健康上の制約があった、といった事情も考えられます。面談では事実と本人の認識を分けて確認し、必要なら担当業務や作業手順を見直します。 注意・指導は具体的な改善行動と期限を示す 人格ではなく業務上の行動を対象にする 注意する際は「昨日依頼した顧客への回答が未実施だった」のように事実を示し、どのような対応を求めるかを伝えます。「やる気がない」「社会人失格」などの人格評価や、周囲の前で長時間叱責する方法は避けましょう。指導の必要性があっても、態様によってはパワーハラスメントの問題が生じます。 改善を求める内容は、担当者への報告時刻、作業の優先順位、相談が必要な場合の連絡方法など、確認可能な行動に落とし込みます。達成できる期限を設け、会社側が必要な資料や教育を提供できているかも点検してください。 指導記録を残し、改善の機会を設ける 指導日、同席者、指摘した事実、本人の説明、合意した改善策、次回確認日を簡潔に記録します。本人に確認を求める場合も、署名しないことだけを新たな非違行為と決めつけないよう注意が必要です。面談後に要点をメールで送る方法もあります。 改善が見られない場合は、前回の指導と今回の行動を比較します。初回の軽微な行き違いと、明確な説明を受けた後も正当な理由なく重要な指示を繰り返し拒む場合では、評価が異なります。 懲戒処分を検討する前に確認すること 就業規則の根拠と処分の相当性 懲戒には、就業規則等に定められた根拠と適切な周知が重要です。労働契約法第15条は、懲戒が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合には権利濫用として無効になると定めています。規定に「業務命令違反」と書かれているだけで、直ちに重い処分が有効になるわけではありません。 指示の重要性、違反の回数や影響、本人の説明、過去の指導、同種事案との均衡を検討します。弁明の機会など就業規則に定めた手続きも確認してください。事実確認が不十分なまま処分を通知すると、後から説明が食い違う原因になります。 減給・出勤停止・解雇は特に慎重に 減給の制裁には労働基準法第91条の上限があります。1回の額は平均賃金の1日分の半額を超えず、総額は一賃金支払期の賃金総額の10分の1を超えられません。ただし、この上限内なら処分が必ず有効という意味ではありません。 出勤停止は規程の根拠や期間の相当性を確認し、懲戒解雇はさらに慎重な検討が必要です。解雇には労働契約法第16条による制限があり、解雇予告等の問題も別途生じます。「次に断ったら即解雇」と安易に告げず、処分を考える段階で専門家に確認しましょう。 想定例：仕事の依頼を繰り返し断る社員 従業員20人の会社で、営業社員が顧客への見積書作成を繰り返し断ったとします。社長は懲戒を考えましたが、確認すると、その社員には別の管理職から緊急案件も割り振られていました。優先順位が示されていなかったため、本人は先に緊急案件を処理していたのです。 この場合、まず指示系統と業務量を整理し、期限と優先順位を明示することが先決です。社員が言いづらい状況があるかもしれませんので、状況を聞きだすことも必要な場合があります。一方、整理後も本人が理由を説明せず、重要な指示を繰り返し拒否するなら、指導履歴と影響を記録し、就業規則に沿った対応を検討します。 再発防止と専門家への相談の進め方 指示系統と社内ルールを整える 複数の上司が同時に指示する職場では、優先順位を決める責任者を明確にしましょう。重要な業務指示は、担当者、期限、報告先を記録できる仕組みにすると、本人の誤解と会社側の説明不足の双方を減らせます。管理職にも、事実に基づく指導と面談記録の取り方を共有します。 相談前に用意したい資料 専門家に相談する際は、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、業務指示のメール、面談記録、本人の説明、業務への影響が分かる資料をそろえると、判断の分かれ目を整理しやすくなります。ハラスメントの申告や健康上の事情がある場合は、その対応経過も区別してまとめてください。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。指導の進め方や規程の整備に迷う場合は、事実関係と記録を整理したうえで相談できます。懲戒の有効性をめぐる紛争や訴訟対応が必要な場合は、弁護士への相談も検討してください。

「採用内定を出した後に大口の取引がなくなった」「予定していた部署の仕事が減り、新しい社員を迎える余裕がなくなった」。こうしたとき、会社の判断だけで内定を取り消してよいのでしょうか。 採用内定は、単なる採用予定の連絡ではなく、すでに労働契約が成立している場合があります。その場合の取消しは、解雇に準じた厳しい判断を受けます。この記事では、中小企業が最初に確認すべき書類、取消理由の検討、本人への説明と代替策について解説します。 採用内定はいつから労働契約になる？ 内定通知と本人の承諾を確認する まず、求人票、採用面接時の説明、内定通知書、承諾書、メールのやり取りを時系列で確認してください。「内定」という名称だけで契約の成立が決まるわけではありません。採用条件が具体的に示され、会社の採用意思と応募者の承諾が認められる場合などは、入社前でも労働契約が成立している可能性があります。 例えば、入社日と給与を明示した内定通知書を送り、応募者が承諾書を返送したケースでは、単なる選考中の状態とは異なります。入社までに改めて契約を結ぶ予定があったかなど、個別の事情も確認が必要です。 内々定なら自由に取り消せるとは限らない 正式な内定より前の「内々定」は、労働契約が成立していない場合もあります。しかし、名称が内々定でも、通知内容や双方のやり取りによっては契約成立が認められることがあります。契約が成立していなくても、会社の説明によって応募者に強い期待を生じさせた場合には、信義則上の問題が生じる可能性があります。 したがって、「まだ入社していないから大丈夫」「内々定と書いてあるから撤回できる」といった判断は避けましょう。 会社都合の内定取消しが認められる条件 経営悪化だけで直ちに取り消せるわけではない 労働契約が成立している採用内定を取り消す場合、労働契約法第16条の解雇権濫用に関する考え方が問題になります。内定時に知ることができなかった事情か、取消しに客観的に合理的な理由があり社会通念上相当といえるか、といった点が重要です。 売上減少や取引先との契約終了が起きても、それだけで当然に取消しが有効になるわけではありません。人員削減の必要性、採用を維持するための努力、対象者の選び方、説明の経緯などを整理する必要があります。経営上の理由による取消しでは、整理解雇に準じた観点が重要になります。 採用を維持する方法を検討したか 取消しを伝える前に、採用時期の調整、配置先の見直し、業務量の再配分、経費削減などの代替策を検討してください。ただし、入社日の延期や賃金の引下げを会社が一方的に決められるわけではありません。すでに合意した条件を変更するなら、本人への説明と合意の有無を確認する必要があります。 検討した代替策について、実行できなかった理由も含めて記録を残しましょう。後から判断の経緯を説明する資料になります。 取消しを判断する前に整理したい資料 採用時の約束と現在の事情を分ける 採用時に何を約束したかと、その後に何が変わったかを分けて整理します。具体的には、求人票、内定通知書、承諾書、労働条件通知書、採用担当者のメール、採用計画、売上見込み、受注状況などです。 経営上の事情については、単に「業績が厳しい」と書くのではなく、いつ、どの取引や事業計画が変化し、予定していた採用枠にどのような影響が生じたかを説明できるようにします。数字を整理する場合も、個人情報や取引先の機密情報の取扱いには注意してください。 本人が入社に向けて進めた準備も把握する 応募者が前職を退職したか、転居や住居契約を進めたか、他社の選考を辞退したかなども確認事項です。これらの事情だけで取消しの有効・無効が決まるわけではありませんが、本人に生じる影響や今後の協議を考えるうえで重要です。 会社から安易に「損害は一切補償しない」と断言したり、本人の事情を確認せずに書類への署名を急がせたりする対応は避けてください。 内定取消しを伝える際の進め方と注意点 最初に社内で判断根拠を確認する 採用担当者だけで結論を出さず、経営者、人事責任者、必要に応じて専門家を交えて検討します。内定の法的性質、取消理由、代替策、説明担当者を整理したうえで、本人への連絡方法を決めます。判断が固まる前に「内定は無効です」と一方的に通知することは避けましょう。 説明は具体的に、記録を残して行う 本人に事情を説明する際は、会社側で生じた変化、検討した対応、現時点での方針を区別して伝えます。電話だけで済ませず、説明日時、参加者、質問、回答内容を記録し、必要に応じて書面でも整理してください。 本人が納得しない場合に、繰り返し辞退を迫ったり、自己都合の内定辞退として処理するよう求めたりすることは適切ではありません。合意による解決を検討する場合も、自由な意思に基づく判断を妨げない配慮が必要です。 ハローワーク等への手続きも個別に確認する 新規学校卒業予定者の採用内定取消しなどでは、職業安定機関への通知や学校等との連携が問題になる場合があります。対象者の属性や採用経路によって必要な対応が異なるため、一般の中途採用者と同じ手続きだと決めつけず、所管のハローワーク等に確認してください。 想定例で考える会社の対応 従業員20人の会社が、翌年4月入社予定の営業社員に内定を通知し、本人から承諾を得たとします。その後、主要取引先との契約が終了し、採用計画の見直しが必要になりました。 この場合、会社はまず、内定通知書と承諾書から契約の成立状況を確認します。次に、取引終了による業務量や収支への影響を資料で示し、他部署への配置や採用時期の調整が可能かを検討します。本人が前職の退職を決めているかなども把握したうえで、取消し以外の選択肢も含めて協議します。 取引先を失ったという事実だけで、取消しが有効になるわけではありません。 迷ったときは通知前に専門家へ相談する 採用内定の取消しは、会社の経営判断と労働契約上の権利が交わる問題です。内定通知の文面が曖昧な場合、本人がすでに退職や転居の準備を進めている場合、複数人の内定取消しを検討している場合は、本人に通知する前に専門家へ相談することが有用です。 相談前には、求人票、内定通知書、承諾書、メールの履歴、採用計画、経営状況を示す資料、検討した代替策を用意してください。まだ資料がそろわない場合も、確認済みの事実と未確認事項を分けておくと相談を進めやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理に関する相談を取り扱っています。採用内定後の対応に迷っている経営者の方は、通知を急ぐ前に事実関係と契約内容を整理し、対応方針をご相談ください。すでに法的紛争になっている場合は、必要に応じて弁護士への相談も検討してください。