社員から給料の前払いを頼まれたら？会社の支払義務と対応の注意点

入社から数年たった社員について、雇用保険の資格取得届を提出していなかったことが分かった。あるいは、パート社員から「雇用保険に入っていないのですか」と質問され、初めて手続き漏れに気づいた。このような場合、会社は何から確認すればよいのでしょうか。 雇用保険は、会社が希望する社員だけを加入させる制度ではありません。所定の要件を満たす人について、事業主が手続きを行う必要があります。加入漏れを発見したときは、慌てて現在の日付で届け出るのではなく、本来の加入日、勤務実態、保険料の控除状況を整理することが大切です。 最初に確認したいのは、本当に加入対象だったか 雇用契約書だけでなく勤務実態を確認する 雇用保険の一般的な加入要件は、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上引き続き雇用される見込みがあることです。ただし、昼間学生など適用除外となる人もおり、年齢や就労状況、制度改正による適用時期も確認が必要です。 例えば、採用時は週15時間の予定だったパート社員が、半年後から週25時間の契約に変更されていた場合、採用日ではなく、要件を満たすようになった時点を検討する必要があります。単発の残業で一時的に20時間を超えたことと、所定労働時間が変更されたことは区別してください。 雇用契約書、労働条件通知書、シフト表、出勤簿、給与明細を時系列で照合し、いつから対象になったのかを確認します。契約書の更新が遅れていた場合には、実際の勤務状況と会社・本人の合意内容も整理しましょう。 別の勤務先で加入している場合など 複数の会社で働く社員は、原則として主たる賃金を受ける雇用関係で雇用保険に加入します。また、65歳以上の一定の複数就業者については、本人の申出による特例制度があります。副業先でも働いているから必ず加入不要、と即断しないでください。 加入漏れは過去にさかのぼって手続きできるか 原則は確認日から2年前まで 資格取得届の提出を忘れていた場合でも、過去にさかのぼって被保険者資格を確認する手続きがあります。ただし、通常は、資格取得の確認が行われた日から2年前までが遡及の限度となります。 例えば、4年前から加入対象だったことが判明しても、会社が「4年前から加入していたことにしたい」と申し出るだけで、当然に全期間が認められるわけではありません。正確な期間は、勤務記録や賃金関係資料に基づき、管轄のハローワークで確認します。 保険料を天引きしていた場合の例外 加入手続きは漏れていたものの、給与から雇用保険料を控除していたケースでは、2年を超える期間についても遡及確認が認められる場合があります。給与明細や賃金台帳などで、本人から保険料を徴収していた事実を確認できることが重要です。 ここで注意したいのは、会社が帳簿上で後から控除したことにしても、過去の徴収事実の証明にはならないという点です。記録を修正して整合性を作るのではなく、当時の原資料を保存して相談してください。 会社が進める手続きと従業員への説明 資料をそろえてハローワークに相談する 最初に、対象社員の氏名、入社日、契約変更日、週所定労働時間、加入要件を満たしたと考える日を一覧にします。そのうえで、雇用契約書、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、給与明細などを準備します。 資格取得届は、本来、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに提出するものです。期限を過ぎているときは、通常の届出と異なる確認資料を求められることがあるため、事前に管轄のハローワークへ必要書類と提出方法を確認しましょう。 複数人に同じ漏れが見つかった場合は、対象者ごとの加入日を整理するとともに、給与計算システムや入社手続きの運用に共通の原因がないか調べます。 従業員には事実と見通しを分けて伝える 本人には、加入漏れが判明した事実、会社が確認している対象期間、今後の手続きの予定を説明します。ハローワークの判断前に「必ず入社日までさかのぼれる」と約束することは避けてください。 雇用保険の加入期間は、将来の基本手当などの受給に影響することがあります。特に退職予定者やすでに退職した人については、手続きの遅れが本人の申請に関係する可能性があるため、優先して状況を確認する必要があります。 保険料の精算は届出とは分けて考える 過去の給与から控除していなかった場合 資格取得が遡及して認められた場合、雇用保険料や労働保険料の精算について確認が必要になります。ただし、過去の本人負担分を現在の給与から一方的にまとめて差し引いてよいとは限りません。 賃金全額払いの原則や、労使協定による控除の取扱い、本人への説明、過年度の労働保険料申告の訂正が必要かどうかなど、論点を分けて確認します。本人に請求できる範囲や方法は個別事情によるため、金額を確定する前に専門家や関係窓口へ相談すると安全です。 控除していたのに加入していなかった場合 給与から雇用保険料を引いていたのに届出をしていなかった場合は、徴収記録が遡及確認の重要な資料になります。一方、会社が保険料を徴収していた事実と、行政上の資格確認が完了していることは別問題です。 まず当時の給与明細や賃金台帳を保全し、保険料率や控除額の計算が適切だったかも点検します。本人に返金するかどうかを先に決めるのではなく、資格確認と保険料精算の関係を整理してください。 同じ加入漏れを繰り返さないための管理 加入漏れの原因は、入社時の届出忘れだけではありません。パート社員の勤務時間が増えたのに契約変更情報が給与担当者へ伝わらない、採用担当者と手続担当者の役割が曖昧になっている、といった場面でも起こります。 対策として、入社時に雇用保険の対象判定欄を設け、勤務時間や契約期間が変わったときにも再判定する運用が考えられます。届出を提出した日だけでなく、受理・資格確認の結果まで記録し、給与計算上の保険料控除開始時期と照合すると、漏れに気づきやすくなります。 例えば、毎月の給与確定前に「新入社員・勤務条件変更者・退職者」の一覧を人事担当と給与担当が突き合わせる方法があります。小規模な会社でも、担当者の記憶だけに頼らない仕組みを作ることが重要です。 どのような場合に社会保険労務士へ相談するとよいか 加入対象かどうかが明確で、対象期間も短く、必要な資料がそろっている場合は、会社でハローワークに確認しながら手続きを進めることもできます。 一方、加入漏れが数年に及ぶ、給与から保険料を控除していた、複数の社員に影響する、退職者の給付に関係する、勤務時間の変更時期が不明確といった場合は、事実関係の整理に専門的な確認が必要になるでしょう。 相談の際には、雇用契約書、シフト・勤怠記録、賃金台帳、給与明細、過去の届出控えを用意すると、加入時期と対応方針を検討しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や保険関係の手続きについて相談を受け付けています。加入漏れに気づいたときは、過去の記録をそのまま保管し、事実を整理したうえで、必要な手続きを検討しましょう。

従業員の入社時に雇用契約書や労働条件通知書は用意していても、「労働者名簿」は作っていなかったという会社は少なくないかもしれません。給与計算ソフトに氏名や住所が登録されていれば、それで足りると思っている経営者もいるでしょう。 しかし、労働者名簿は労働基準法で作成が義務付けられた帳簿です。必要な項目がそろっていれば専用の用紙でなくても構いませんが、従業員情報がどこかに保存されているだけでは十分とは限りません。今回は、作成していなかったことに気づいた場合の確認事項と、無理なく整備する手順を説明します。 労働者名簿はどの会社にも必要なのか 従業員が1人でもいれば原則として作成する 労働基準法第107条は、事業場ごとに労働者名簿を作成することを使用者に義務付けています。常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成・届出義務が生じることとは、別のルールです。「うちは5人の会社だから不要」という判断はできません。 正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども原則として対象です。ただし、日々雇い入れられる者は労働基準法第107条の対象から除かれています。契約の名称だけでなく、実際の雇用形態を確認しましょう。 本社と支店がある場合は事業場単位で考える 名簿は会社全体で一括して作ればよいと決めつけず、各事業場の労働者を把握できる形にする必要があります。人事部門がデータを一元管理している会社でも、事業場ごとの記録を速やかに確認・提示できる運用になっているか点検してください。 名簿に必要な項目と、よくある不足 氏名と連絡先だけでは足りない 労働基準法107条1項と労働基準法施行規則第53条に定める記載事項には、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、雇入年月日、退職年月日とその事由、死亡年月日とその原因などがあります。従事する業務の種類も原則として記載事項ですが、常時30人未満の労働者を使用する事業場では省略できます。 「履歴」は採用までの経歴などを含む項目です。どこまで具体的に記録するかは、法令の趣旨や会社が保有する採用資料を踏まえて確認します。退職理由についても、単に退職済みと記すだけでは、必要な情報が不足する場合があります。解雇の場合はその理由も記録する必要があります。 人事システムやExcelでも管理できる 法律は特定の用紙や紙での保管を一律に要求しているわけではありません。必要事項を満たすなら、Excelや人事管理システムで作成することも可能です。ただし、データが複数のファイルに分散していたり、退職者の情報が自動削除されたりする設定には注意が必要です。 電子管理では、必要なときに内容を表示・出力できることに加え、閲覧権限、バックアップ、更新担当者を決めておくと実務上安心です。氏名や住所などの個人情報を扱うため、誰でも閲覧できる共有フォルダーに置くことは避けましょう。 作成していなかった場合の整備手順 まず在籍者と退職者の情報を洗い出す 最初に現在の従業員一覧を作り、雇用契約書、労働条件通知書、入社時の提出書類、人事システムなどと照合します。部署別・雇用形態別に確認すると、短時間勤務者や支店勤務者の記載漏れを見つけやすくなります。 次に、保存対象となる退職者の記録を確認します。退職時にシステムから情報を消している場合は、過去の給与・人事資料などから、確認できる範囲で復元を検討します。記録がない項目を推測で埋めたり、作成日を過去の日付に偽装したりしてはいけません。 不明点は資料と本人への確認を分ける 例えば住所変更の届出が残っていないときは、社内の提出書類を確認し、必要に応じて本人に最新情報を尋ねます。過去の退職理由など、本人への確認が難しい項目は、当時の退職届や通知書などの客観資料を優先してください。 整備の過程では、どの資料を基に記載したか、何が未確認かを内部メモに残しておくと、後から訂正する際に役立ちます。名簿を完成させることと、根拠のない情報で空欄を埋めることは違います。 更新のタイミングを業務に組み込む 労働者名簿の記載事項に変更があれば、遅滞なく訂正する必要があります。入社、住所変更、配置転換、退職などの際に、誰が名簿を更新するのか決めましょう。給与担当者と人事担当者が別の場合は、情報の受渡し方法も明確にします。 退職者の名簿はいつまで保存するのか 法律上の原則は5年、経過措置は3年 労働基準法第109条による労働関係書類の保存期間は原則5年ですが、同法第143条の経過措置により、当分の間は3年とされています。労働者名簿については、一般に退職、解雇または死亡の日を起算点として扱います。したがって、退職した翌月に名簿データを削除するような運用は適切ではありません。 一方で、賃金請求や労使間の紛争への対応など、別の理由で長めの保管が必要になることもあります。法定の最低期間だけで機械的に削除せず、個人情報の保有目的と必要性を整理して保存方針を定めてください。 賃金台帳や出勤記録とは役割が異なる 労働者名簿は従業員の基本情報と雇用履歴を記録する帳簿です。賃金台帳は賃金計算の基礎や支払額などを記録し、出勤記録は実際の勤務状況を確認する資料となります。給与ソフトに名前があるからといって、名簿の記載事項を満たしているとは限りません。 同じ情報を複数回入力しなくて済む仕組みは便利ですが、各帳簿に求められる内容を満たすかどうかは個別に確認する必要があります。 こんな場合は専門家と整備方針を確認する 従業員が少なく、採用書類が整理されている会社なら、法定項目を確認しながら自社で名簿を作成することも十分可能です。一方、複数拠点がある、過去の退職者情報が欠けている、雇用形態が多様で対象者の整理が難しいといった場合には、社会保険労務士への相談が役立ちます。 相談前には、現在の従業員一覧、雇用契約書や労働条件通知書、退職者の一覧、既存の人事・給与データ、名簿の管理方法が分かる資料を準備すると、確認を進めやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成などを取り扱っています。労働者名簿の整備をきっかけに、人事書類全体の管理方法を見直したい場合も、事務所の取扱業務を踏まえて相談内容を整理してみてください。重要なのは、未整備に気づいた時点で現状を把握し、確認できる情報から正確な記録を整えることです。

売上が落ち込み、固定費を見直さなければならない。役員報酬や経費の削減だけでは足りず、社員の基本給を下げることを検討する経営者もいるでしょう。しかし、「来月から全員の給与を1割減らす」と通知するだけでは、労働条件を有効に変更できるとは限りません。 給料は社員の生活に直結する重要な労働条件です。会社に減額の必要性があっても、本人の合意や就業規則の内容などを確認せずに実施すると、未払い賃金をめぐる問題につながるおそれがあります。ここでは、給与の引き下げを検討する会社が、実施前に確認したい事項と対応の順序を説明します。 給料は会社の判断だけで引き下げられるのか 原則は会社と社員の合意が必要 労働契約法第8条では、労働者と使用者が合意することで労働条件を変更できると定めています。基本給や各種手当も労働条件に当たるため、会社の経営判断だけで自由に引き下げられるわけではありません。 たとえば、月額30万円の基本給を27万円に変更したい場合、変更額と開始時期を社員に説明し、本人が理解して同意することが基本となります。会社が一方的に通知しただけでは、従来の給与との差額を請求される可能性があります。 合意は必ずしも書面でなければ成立しないわけではありません。ただし、後から説明内容や同意の有無について争いにならないよう、変更後の金額、適用開始日、変更理由などを記録した書面を取り交わすことが望まれます。 就業規則を変えれば減額できるとは限らない 就業規則に給与の決定方法を定めている会社でも、規則を書き換えるだけで既存社員の給与を当然に減額できるわけではありません。労働契約法第9条は、原則として、合意のない一方的な就業規則変更による不利益変更を認めていません。 一方、同法第10条には、変更後の就業規則を周知し、変更内容が合理的である場合の例外があります。合理性は、社員の不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性、労働組合等との交渉状況などから総合的に判断されます。経営が苦しいという説明だけで、必ず要件を満たすものではありません。 減額を決める前に確認したい資料 現在の給与が何によって決まっているか まず雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、賃金規程、過去の給与改定通知などを集めてください。基本給が個別に約束された金額なのか、等級や役職と連動する仕組みなのかで、検討すべき点が異なります。 「役職手当を外すだけだから問題ない」と考える場合も注意が必要です。役職の変更が有効か、手当の支給要件を満たさなくなったか、実際には基本給の減額と同じ効果を生じさせていないかを分けて確認します。制度の名称よりも、契約内容と実際の運用が重要です。 減額の必要性と代替策を整理する 社員に説明する前に、売上・利益の推移、資金繰り、固定費の内訳などを整理します。なぜ給与の見直しが必要なのか、いつからどの程度の減額が必要なのか、どの期間を想定しているのかを具体化してください。 役員報酬や外注費の見直し、採用計画の変更など、他の方法を検討した経緯も説明材料になります。給与を下げること自体が目的にならないよう、必要な削減額と手段を切り分けることが大切です。 社員への説明と合意はどう進めるか 対象者・金額・開始日を明確にする 最初に、対象となる社員の範囲と減額方法を決めます。一律の減額なのか、役職・等級ごとに異なるのかによって、公平性や説明の難しさが変わります。最低賃金を下回らないことはもちろん、残業代の計算基礎や社会保険の手続きへの影響も確認が必要です。 減額案を示す際には、現在の金額と変更後の金額、変更開始日、手当や賞与への影響、見直しの予定があればその条件まで具体的に伝えます。将来元に戻すことを約束できない場合は、安易に「一時的」と説明しないようにしましょう。 説明の機会を設け、回答を急がせない 会社側の事情を伝えた後、社員から質問を受ける機会を設けます。減額理由に納得できない社員もいるため、反対意見を聞かずに署名だけ求める進め方は避けたいところです。 説明会の資料や個別面談の記録を残し、回答まで検討時間を設けます。社員が書面に署名した場合でも、十分な説明がなかったり、強い圧力の下で署名させたりした場合には、合意の有効性が争われることがあります。形式的な同意書の取得だけを目標にしないことが重要です。 社員が同意しない場合はどうするか 同意しないことを理由に直ちに減額しない 本人が減額を拒否した場合、まず理由を確認し、会社の説明に不足がなかったかを振り返ります。生活への影響が大きい社員には、減額幅や実施時期の再検討が必要になることもあります。 同意が得られないからといって、直ちに減額した給与を支払うことは避けてください。会社が変更の効力を誤って判断すると、従前の賃金との差額が未払いとなるおそれがあります。拒否した社員に対して、不利益な扱いを示唆して同意を迫ることも適切ではありません。 就業規則の変更を検討する場合は慎重に 個別の合意が難しい場合に就業規則変更を検討することはありますが、合理性の判断は事案ごとに異なります。特に減額幅が大きい場合や、一部の社員だけに負担が集中する場合は、法的な検討が欠かせません。 常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の変更に際して、過半数労働組合または過半数代表者の意見を聴き、所轄労働基準監督署へ届け出る手続きも必要です。ただし、意見聴取や届出を行っただけで、不利益変更の合理性が認められるわけではありません。 実施後の給与計算にも注意する 給与の変更が有効に成立した場合も、給与計算の切り替えを正確に行います。月の途中から変更するなら、賃金規程や合意内容に沿って適用期間を確認してください。残業単価、欠勤控除、各種手当などに連動する部分も点検します。 また、固定的賃金の変動は、一定の要件を満たすと社会保険の随時改定（月額変更届）の対象になることがあります。単に基本給が下がっただけで直ちに標準報酬月額が変わるわけではないため、変動後の報酬や支払基礎日数などの要件を確認します。 変更後の給与明細に誤りがないかを確認するとともに、社員からの問い合わせ窓口を決めておくと、認識の食い違いを早期に把握できます。 給与の見直しに迷ったら、実施前に相談を 給与減額の検討では、「いくら下げるか」より先に、現在の労働条件、減額の必要性、変更方法を整理することが重要です。社員との合意によって対応できる場合もありますが、就業規則の不利益変更が関係する場合や、同意しない社員がいる場合は慎重な判断が求められます。 相談する際には、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則・賃金規程、給与明細、減額案、経営状況を示す資料などを用意すると、論点を整理しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所への相談を検討する際も、まずは何を変更したいのか、どの段階で社員に説明しているのかを整理しておくとよいでしょう。給与の引き下げは、実施してから問題に対応するよりも、実施前に手順を確認することが大切です。