退職した社員から後日離職票を求められたら？会社の確認事項と対応手順

契約社員の雇用契約を何度か更新してきたものの、今後は「更新はあと2回まで」「通算契約期間は3年まで」といった上限を設けたい。こうした場合、会社が新たな条件を契約書に記載するだけでよいのでしょうか。 有期労働契約の更新上限を途中から新設・短縮するときは、労働者への事前説明が必要です。ただし、説明すれば必ず変更できるという意味ではありません。これまでの契約内容や更新の経緯によっては、雇止めの有効性も問題になります。中小企業の経営者が確認したい順序を整理します。 更新上限とは何か、最初に確認する 更新回数と通算契約期間の上限 更新上限とは、有期労働契約を更新できる回数や、契約を継続できる通算期間の上限です。例えば「更新は最大3回」「通算契約期間は4年を超えない」といった定めが該当します。契約期間そのものと、更新を続けられる限度は別の事項です。 2024年4月以降、有期労働契約の締結時と更新時には、更新上限の有無と内容を明示する必要があります。上限がない場合にも、その有無が分かるように示します。過去の労働条件通知書に記載がなかったからといって、当然に自由な変更ができるわけではありません。 更新上限と雇止めは別の問題 更新上限を設定することと、契約期間満了時に更新しないことは分けて考えます。上限を設けた後であっても、実際の雇止めが労働契約法19条に照らして認められるかは、更新の実態や労働者の合理的期待などを踏まえて判断されます。上限を書面に記載したことだけで、雇止めが常に有効になるわけではありません。 途中から上限を設ける前に調べたいこと これまでの契約書と説明内容 最初に、採用時から現在までの雇用契約書、労働条件通知書、更新時の案内を時系列で確認します。「更新する場合がある」「更新上限なし」などの記載がないか、口頭で長期雇用を期待させる説明をしていなかったかも確認が必要です。 例えば、毎年ほぼ自動的に更新し、上司が「今後も長く働いてほしい」と繰り返し伝えていた場合と、業務終了までの期間を明確に伝えて採用した場合とでは、従業員の受け止め方も法的評価も異なり得ます。 更新実績と業務の継続性 更新回数、勤続期間、担当業務、更新時の面談の有無を確認します。恒常的な業務を担当し、更新手続きが形式的になっている場合には、更新への期待が形成されている可能性があります。会社の都合だけで一律に上限を設定する前に、対象者ごとの事情を整理してください。 就業規則と無期転換の状況 就業規則や有期契約社員向けの規程に更新基準・上限の定めがあるかを確認します。また、同一の使用者との有期労働契約が通算5年を超える場合に生じる無期転換申込権についても、契約期間や空白期間などを踏まえて確認が必要です。更新上限の設定によって、すでに発生した申込権が消えるわけではありません。 新設・短縮するときの説明と手順 理由を事前に説明する 有期労働契約の最初の締結後に更新上限を新設したり、従来の上限を短縮したりする場合、会社はその理由を労働者にあらかじめ説明しなければなりません。これは更新上限の明示とは別に求められる対応です。 例えば事業の縮小、特定業務の終了予定、人員配置方針の変更など、実際に存在する事情を整理して説明します。「会社の方針だから」とだけ伝えるのでは、従業員が変更の必要性を理解しにくく、後日の認識違いにもつながります。説明内容と実施日を記録しておくことが有用です。 説明後に契約条件を確認する 従業員から質問や異議が出た場合は、直ちに署名を求めるのではなく、従前の合意内容や変更の影響を確認します。労働条件の変更には合意の有無や就業規則との関係が問題となるため、説明義務を果たしたことと変更の法的有効性を混同しないことが重要です。 次回の更新契約書には、更新上限の有無・内容に加え、更新判断の基準など必要な労働条件を明示します。社内の書式を統一する場合も、個別の従業員に従来と異なる条件が適用される点を見落とさないようにします。 具体例で考える変更時の注意点 例えば、ある会社では、1年契約の事務職社員を4回更新してきました。これまで更新上限を定めていませんでしたが、組織再編を予定し、次回更新から「更新はあと1回まで」とすることを検討しています。 この場合、まず過去の契約書と更新面談の記録を確認し、組織再編の具体的な予定や対象業務への影響を整理します。そのうえで上限を新設する理由を更新前に説明し、従業員の意向を確認します。単に新しい契約書を渡して署名を得るだけでは、これまでの更新期待や雇止めの問題を十分に検討したことにはなりません。 また、通算契約期間が5年を超えるか、無期転換申込権がすでに発生していないかを確認します。対象者が複数いる場合は、勤続期間や従前の説明内容に違いがないかも調べる必要があります。 更新上限を設ける前に専門家へ相談したい場面 更新回数が少なく、採用時から終了時期や更新条件を明確に伝えている場合には、社内で資料を整理し、必要な説明と書面整備を進められることもあります。一方、長期間更新を繰り返している、更新上限なしと明示していた、従業員が変更に反対している、無期転換申込権が関係する場合には、個別の検討が特に重要です。 相談前には、過去から現在までの雇用契約書・労働条件通知書、就業規則、更新履歴、面談記録、上限を設けたい理由をまとめた資料を用意すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。更新上限の新設を検討している段階で、契約の経緯や説明方法を確認したい場合は、労務相談を活用することも一つの方法です。

飲食店や小売店などで、いったん勤務シフトを確定したものの、予約のキャンセルや売上の減少、人員配置の見直しによって、勤務日や勤務時間を変更したくなることがあります。「来週の出勤を1日減らしたい」「午後の勤務を午前に移してほしい」と考えたとき、会社は決定済みのシフトを自由に変更できるのでしょうか。 シフト制で働くパート・アルバイトでも、確定した勤務日や時間は重要な労働条件です。変更の進め方を誤ると、従業員との認識の食い違いや賃金の問題につながります。ここでは、会社が確認すべき契約内容、同意の取り方、勤務を取り消す場合の賃金、今後の運用方法を整理します。 確定したシフトは会社だけで変更できる？ 確定前の調整と確定後の変更は分けて考える シフト制とは、採用時点で個々の勤務日や勤務時間をすべて確定せず、一定期間ごとに勤務表などで具体的な労働日・時間を決める働き方です。希望を集めて調整している段階と、従業員へ確定した勤務表を通知した後とでは、会社が取るべき対応が異なります。 厚生労働省の留意事項では、いったん確定したシフトの勤務日や勤務時間を変更することは、基本的に労働条件の変更に当たると整理されています。労働契約法第8条の考え方を踏まえ、原則として会社と従業員の双方が合意したうえで変更する必要があります。シフトを作成する権限が会社にあるからといって、確定後も一方的に取り消せるわけではありません。 契約で決まっている勤務条件を先に確認する まず労働条件通知書、雇用契約書、就業規則、確定したシフト表を見比べます。「週3日勤務」「月に一定時間以上」などの約束があるか、勤務する曜日や時間帯が固定されているか、シフトの確定時期や変更手続きが定められているかを確認してください。固定勤務の契約であれば、単にシフト制という名称で扱うことはできません。 変更を認める規定がある場合でも、その文言だけであらゆる変更が許されるとは限りません。変更理由、従業員への影響、これまでの運用などを踏まえ、個別に判断する必要があります。 従業員に変更をお願いするときの進め方 変更の理由と具体的な条件を伝える 会社の都合で変更したいときは、まず変更前後の勤務日、始業・終業時刻、休憩時間を明示します。そのうえで、予約減少や業務量の変化など、変更が必要な事情を具体的に説明します。「人が余ったので休んでください」という一方的な連絡だけでは、合意の有無が曖昧になりやすくなります。 代替の勤務日を提案できる場合には、その候補も示しましょう。ただし、別の日に働いてもらえば、元の勤務日を取り消すことに伴う問題が当然に解消するわけではありません。勤務日数や収入、家庭の予定への影響を確認することが大切です。 返答を確認し、変更内容を記録する 従業員が変更に応じる場合は、口頭だけで終わらせず、メールや勤怠管理システムなどに変更前後の内容と合意した日時を残すとよいでしょう。既読になったことや、反対の連絡がなかったことだけをもって、直ちに同意があったと扱うのは避けます。 同意が得られない場合は、当初のシフトに沿った勤務を基本に検討し、業務上の対応策を探ります。残業や休日労働の命令とは別の問題であり、勤務日を入れ替えることと、法令・契約に基づく時間外労働の命令を混同しないようにします。 シフトを減らした場合の賃金と休業手当 会社都合の休業に当たるかを確認する 確定した勤務日に会社が仕事を与えず休ませる場合、労働基準法第26条の休業手当が問題になります。同条では、使用者の責めに帰すべき事由による休業について、休業期間中、平均賃金の60％以上の手当を支払う必要があると定めています。単に売上が落ちた、予約が減ったという事情だけで、支払義務がなくなるとは限りません。 一方で、災害など会社の責任とはいえない事情がある場合や、そもそも勤務が確定していなかった場合などは、前提が異なります。休業手当が必要かどうかは、休業の原因、契約、シフトの確定状況を確認して判断します。 休業手当だけで賃金の問題が終わるとは限らない 労働基準法上の休業手当と、民法上の賃金請求の問題は同じではありません。会社側の事情によって労務の提供を受けられなくなった場合、個別事情によっては休業手当を超える賃金請求が問題になることもあります。「60％を払えば必ず足りる」とは考えず、変更への合意内容や休業理由を整理してください。 また、確定した勤務を短時間に変更する場合は、実際に働いた時間の賃金だけで足りるか、休業部分について別途支払いが必要かを確認します。給与計算担当者には、変更前後のシフトとその理由が分かる資料を共有しておくことが重要です。 具体例で考える：予約が減った日のシフト削減 小規模な飲食店が翌週金曜日の夕方にパート従業員を5時間勤務させるシフトを確定していました。しかし団体予約が取り消され、店長は勤務を3時間に短縮したいと考えました。 この場合、まず確定した5時間勤務が労働条件となっていることを前提に、短縮の必要性と代替案を本人に説明します。従業員が同意した場合でも、合意の内容や賃金の取扱いを確認して記録します。同意しない場合に、店長が勤務表だけを書き換える対応は避けるべきです。 さらに、会社の都合で勤務を短縮するのであれば、勤務できなくなった部分の賃金・休業手当について検討が必要です。具体的な支払額は、賃金制度、平均賃金、短縮した時間、休業の原因などによって異なるため、機械的に「減った2時間分の60％」と計算することはできません。 同じ問題を繰り返さないためのシフト管理 確定日と変更手続きを明確にする シフト変更のトラブルを防ぐには、希望提出日、シフト確定日、通知方法、変更申出の期限、緊急時の連絡方法を明確にすることが有効です。従業員から変更を希望する場合と、会社から変更を依頼する場合の両方を想定しておきます。 勤務日数や時間数が毎月大きく変動する場合は、契約時に想定する勤務日数・時間数の目安や、設定する上限・下限についても検討します。ただし、ルールを作っただけで、確定済みシフトを会社が無制限に変更できるようになるわけではありません。 管理者と給与担当者の認識をそろえる 現場の店長が勤務表を変更しても、給与担当者が変更理由を知らなければ、休業手当の検討が漏れるおそれがあります。変更を依頼した人、本人の回答、勤務実績、賃金処理を一連の記録として残し、管理者間で共有できるようにしましょう。 とくに複数店舗や複数の管理者がいる会社では、変更を誰が承認するのかを決めておくと、現場判断による一方的なシフト削減を防ぎやすくなります。 判断に迷ったら労務管理の専門家に相談を 従業員が変更を拒否している、勤務時間を減らす対応が繰り返されている、休業手当の計算に迷うといった場合は、契約内容と実際の運用をまとめて確認することが大切です。相談の際には、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、変更前後のシフト表、本人とのやり取り、給与明細などを用意すると状況を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成などを取り扱っています。確定したシフトの変更をめぐる判断だけでなく、今後のシフト作成・変更ルールを整備したい場合にも、労務管理の観点から相談を検討するとよいでしょう。

社員の所定労働時間が7時間30分で、休憩は45分。ところが、その日に急な仕事が入り、1時間残業することになった場合、会社は休憩を追加しなければならないのでしょうか。普段の勤務時間に合わせて休憩を設定している会社ほど、残業によって必要な休憩時間が変わる点を見落としがちです。 労働基準法が定める休憩時間は、契約書に記載された所定労働時間ではなく、その日の実際の労働時間を基準に判断します。この記事では、追加休憩が必要になる境目、休憩を与えるタイミング、取り損ねた場合の対応、勤怠管理の見直し方を説明します。 休憩時間は残業を含めた実労働時間で決まる 6時間を超えると45分、8時間を超えると60分 労働基準法第34条では、1日の労働時間が6時間を超える場合に少なくとも45分、8時間を超える場合に少なくとも60分の休憩を、労働時間の途中に与えるよう定めています。ちょうど6時間なら法定休憩は不要で、ちょうど8時間なら45分が最低基準です。8時間を1分でも超えれば、必要な休憩は合計60分になります。 ここでいう労働時間は、実際に働いた時間です。休憩時間そのものは含みません。例えば9時始業、12時から12時45分まで休憩、17時15分終業なら、実労働時間は7時間30分です。その後18時まで働くと実労働時間は8時間15分となるため、合計60分の休憩が必要です。 45分休憩済みなら追加で15分が必要 上記の例では、昼に45分休憩を取っていても、残業により実労働時間が8時間を超えるなら、さらに15分の休憩を勤務の途中に確保する必要があります。残業した時間の長さだけを見て判断するのではなく、始業からの実労働時間と取得済みの休憩時間を合わせて確認します。 なお、会社が最初から60分の休憩を設定し、実際にその時間を自由に利用できる状態で与えている場合は、残業によって実労働時間が8時間を超えても、休憩時間の長さという点では追加の15分は不要です。 追加休憩はいつ与えればよいのか 終業後に15分休ませても休憩にはならない 休憩は労働時間の途中に与える必要があります。仕事がすべて終わった後に15分会社に残ってもらっても、法定休憩を与えたことにはなりません。残業の見込みが立った段階で、業務を中断できる時間帯を決めることが重要です。 例えば17時15分に通常勤務が終わる予定の社員について、18時までの残業が見込まれるなら、17時15分から15分間を追加休憩とし、その後に仕事を再開する運用が考えられます。ただし、追加休憩を挟むと実際の終業時刻も変わるため、業務予定と本人への説明を整える必要があります。 分割休憩では「仕事から離れられるか」を確認 休憩を分割すること自体が一律に禁止されているわけではありません。ただし、数分ずつ細かく区切るだけでは、労働者が実質的に自由利用できず、休憩として認められない可能性があります。厚生労働省も、ごく短い分割休憩では自由利用が事実上制限される場合があると説明しています。 電話番をしながらの待機、呼び出しに即応する必要がある時間などは、単に作業していないだけでは休憩とは限りません。追加の15分についても、実際に業務から解放されていることが必要です。 休憩不足が起きたときに会社が確認すること まず実際の勤務と休憩の記録を確認する 休憩不足が疑われるときは、打刻時刻だけでなく、業務日報、シフト、上司からの指示、本人への聞き取りなどから、その日の実態を確認します。勤怠システムが毎日一律45分を自動控除している場合、追加休憩を取ったかどうか、反対に45分すら取れていなかったかどうかが記録に表れないことがあります。 記録を整える際には、実際には取っていない休憩を取ったことにする修正は避けてください。勤務実態と記録の食い違いを解消し、賃金計算にも影響がないか確認します。 休憩時間が不足していることは賃金計算はもちろんのこと、本人の健康を損なう要因ともなりかねませんので、会社としてはしっかり把握しておく必要があります。 休憩不足と賃金未払いは分けて判断する 必要な休憩を与えなかったことと、その時間の賃金を支払っていないことは、別々の問題です。例えば休憩扱いとして15分を控除していても、実際には働いていたなら、その時間は労働時間として賃金計算に反映する必要があります。法定時間外労働に当たる場合は、割増賃金の要否も確認します。 一方、賃金を支払えば休憩を与えなくてもよい、ということにはなりません。すでに発生した不足を後から形式的に埋め合わせることはできないため、再発防止策も必要です。 残業が発生する職場での運用を見直す 残業指示と追加休憩をセットで考える 管理者が残業を指示する際、予定される実労働時間を確認する仕組みを設けると、休憩不足を防ぎやすくなります。例えば「45分休憩の社員が8時間を超えて働く見込みなら、追加休憩を調整する」といった確認項目を、現場の運用ルールに盛り込む方法があります。 ただし、追加休憩の取得によって作業終了が遅くなることもあります。残業を認めるか、翌日に仕事を回すか、担当者を交代するかも含めて判断することが現実的です。 就業規則と勤怠システムの設定を点検する 就業規則に通常の休憩時間しか書かれていない場合でも、法定基準を満たす必要があります。残業時の追加休憩を誰が指示し、どのように記録するのかを明確にしておくと、担当者ごとの判断のばらつきを減らせます。 勤怠システムで休憩時間を自動控除している会社では、実際の取得状況と一致するかが重要です。自動控除の設定だけを変更しても、現場で休憩を取れる体制がなければ問題は解決しません。休憩取得の実態、記録方法、賃金計算の3つを一緒に見直します。 シフトのパターンがいくつかある場合も、休憩時間の自動控除設定がきちんとされていない場合もありますので、注意が必要です。 判断に迷う場合は労務管理の専門家に相談を 単発の残業であれば、当日の実労働時間と休憩取得状況を確認し、次回からの対応を決められる場合もあります。一方、残業が頻繁に発生する、休憩の自動控除と実態が異なる、複数の勤務パターンがあるといった職場では、個別対応だけでなく制度や運用全体の整理が有用です。 相談前には、就業規則、労働条件通知書、直近の勤怠記録、シフト表、休憩の運用ルール、給与計算の資料などを用意すると、問題点を具体的に確認しやすくなります。 東京都豊島区の城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成を取り扱っています。残業時の休憩付与や勤怠管理の見直しで判断に迷う場合は、実際の勤務状況を整理したうえで相談することをご検討ください。