社員が勤務中に飲酒していたら？会社の初動と懲戒処分の注意点

「社員が1日に何度も喫煙所へ行き、そのたびに仕事が止まっている」「タバコを吸わない社員から不公平だという声が出ている」。このような状況で、経営者はどこまで注意してよいのでしょうか。 喫煙のための離席は、法定の休憩時間と同じものとは限りません。一方で、席を離れた時間をすべて自動的に無給にしたり、喫煙したことだけを理由に処分したりするのも適切ではありません。会社としては、実際の勤務状況を確認し、業務上の必要性に沿ってルールを整えることが重要です。今回は、勤務中の喫煙による離席について、確認事項と対応の順序を説明します。 まず「休憩時間」と「勤務中の離席」を分けて考える 法定の休憩時間は自由利用が原則 労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも60分の休憩を、労働時間の途中に与える必要があります。休憩時間は、原則として労働者が自由に利用できる時間です。 そのため、会社が定めた昼休みなどに喫煙することと、勤務時間中に仕事を中断して喫煙所へ向かうことは区別して考えます。休憩時間中の喫煙については、職場の受動喫煙防止措置や施設の利用ルールを守ることが前提となります。 喫煙のための離席がすべて休憩になるわけではない 労働時間に当たるかどうかは、使用者の指揮命令下にあるかなど、実態に基づいて判断します。 「喫煙所にいたから労働時間ではない」「勤怠システムで休憩を押していないから労働時間だ」と、どちらか一方の事情だけで決めることはできません。会社が黙認してきた運用や、実際に業務対応を求めていたかどうかも確認する必要があります。 注意する前に会社が確認したいこと 離席の回数だけでなく業務への影響を見る まずは、誰が、いつ、どの程度の時間離席しているのかを、必要な範囲で把握します。特定の社員だけを監視するのではなく、職場全体の勤務状況や業務への影響を客観的に確認することが大切です。 例えば、電話対応が手薄になる、顧客を待たせる、同僚が作業を代わる、予定した作業が終わらないといった具体的な支障があるかを整理します。単に喫煙者であることや、他の社員の印象だけを理由に指導することは避けましょう。 現在のルールと慣行を確認する 就業規則、勤務時間・休憩時間の定め、喫煙所の利用案内、過去の上司の説明などを確認します。会社が長年、勤務中の短い喫煙離席を認めていた場合、突然「今日からすべて違反」と扱うと、社員との認識の食い違いが生じます。 また、喫煙以外にも私用の電話や飲み物の購入など、短い離席がどのように扱われているかを確認してください。喫煙者だけを対象にする合理的な理由があるのか、業務中の私的な離席全般として整理すべきなのかを検討します。 喫煙による離席時間の給与はどう扱う？ 一律の賃金控除は避ける 実際に労働から離れ、労働時間に当たらない時間については、賃金計算上の取扱いを検討する余地があります。しかし、離席のたびに5分や10分を機械的に差し引いてよいとは限りません。 控除の前提となる時間を正確に把握できるか、賃金規程にどのような定めがあるか、従来の取扱いはどうだったかを確認します。勤務中の喫煙を理由に、実際の不就労時間を超える金額を差し引くことは、単なる賃金計算ではなく制裁の問題にもなり得ます。 勤怠記録と実態を一致させる 勤務中の勝手な喫煙離席を、後から「小刻みに法定休憩を取得した」と振り替えて処理することはできません。労働基準法上の休憩時間は、あらかじめ就業規則等で時刻が特定され、完全に労働から解放されている必要があるためです。 勤務中の私的離席を勤怠管理する際は、法定休憩と混同させず、「私用外出」や「不就労」として客観的な離席時間を記録し、法律上の休憩時間とは明確に区分して運用する必要があります。 社員への注意と社内ルールの整え方 最初は事実確認と具体的な説明から 喫煙の回数が多い社員には、まず面談で状況を確認します。「タバコを吸うな」と一方的に伝えるのではなく、「午前中に複数回離席し、電話対応を別の社員が引き受けている」など、確認できた事実と業務上の支障を説明します。 本人から、既存の休憩時間では対応しにくい事情や、上司から許可を得ているとの認識が示されることもあります。説明を聞いたうえで、業務時間中の離席について期待する行動を具体的に伝え、指導内容を記録します。 全社員に分かる運用ルールを設ける 会社としては、勤務時間中の私的な離席を原則どのように扱うか、必要な場合は誰に申し出るか、業務への支障がある場合はどう調整するかを定めるとよいでしょう。 例えば、所定の休憩時間以外に私的な理由で持ち場を離れる場合は上司に申告する、顧客対応中や安全管理上必要な作業中は離席しない、といった業務に即したルールが考えられます。 就業規則の変更が必要な場合は、内容の合理性、社員への周知、必要な手続きも確認します。喫煙者だけに不明確な基準を適用せず、私的離席に関する運用の公平性を意識することが重要です。 いきなり懲戒処分に進まない 業務に支障があるからといって、最初から減給や出勤停止などの懲戒処分を選ぶべきではありません。就業規則上の根拠、違反の内容、これまでの指導、改善の機会、処分の相当性を検討する必要があります。 指導後も繰り返される場合は、日時や支障の記録を残し、改めて本人に改善を求めます。処分の検討が必要な段階では、個別事情を踏まえた慎重な判断が欠かせません。 想定例で考える対応の順序 例えば、事務職の社員が午前と午後にそれぞれ数回、喫煙所へ向かい、離席中の電話を同僚が受けている職場を考えます。会社には喫煙休憩の明確な規定がなく、以前の上司は短時間の離席を特に注意していませんでした。 この場合、まず電話対応への影響と離席の実態を確認し、本人にも事情を聞きます。そのうえで、喫煙に限らず勤務中の私的離席の申告方法と業務上の優先事項を全社員に説明します。必要に応じて休憩の取り方や人員配置も見直し、一定期間後に改善状況を確認する流れが考えられます。 過去の離席時間を推定して突然給与から差し引くよりも、まずルールを明確にし、今後の勤怠記録と賃金計算を整合させることが現実的です。ただし、実際の賃金処理や規則変更の可否は、既存の契約・規程・運用によって異なります。 判断に迷うときは労務管理の仕組みを点検する 喫煙による離席の問題は、個人のマナーだけでなく、休憩時間の設計、勤怠管理、給与計算、指導方法が関係する問題です。特に、長年黙認していた離席を急に禁止したい場合や、離席時間を給与から控除したい場合、注意しても改善しない場合には、対応前に整理しておくことが大切です。 相談の際は、就業規則・賃金規程、勤務シフト、勤怠記録、これまでの社内案内、業務への支障を記したメモなどを用意すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成などを取り扱っています。勤務中の離席への対応や社内ルールの整備について判断に迷うときは、職場の実情に合わせて相談することを検討してください。

「勤務時間中に銀行へ行きたい」「役所の手続きで1時間だけ職場を離れたい」。社員からこのような申し出があったとき、会社は必ず認めなければならないのでしょうか。また、外出を認めた場合、その時間の給与はどう計算すればよいのでしょうか。 勤務途中で私用のために業務を離れることは、一般に「中抜け」と呼ばれます。休憩時間の自由な外出とは異なり、勤務する予定だった時間をどう扱うかが問題になります。今回は、中小企業の経営者が確認したい承認の基準、勤怠記録、賃金の計算、社内ルールの整え方を説明します。 勤務中の私用外出を会社は認める必要がある？ 原則は勤務義務と社内ルールを確認する 所定労働時間中、社員には労働契約に従って働く義務があります。そのため、銀行での手続きや私的な買い物などを理由に、社員が当然に職場を離れられるわけではありません。会社は業務への影響や就業規則、これまでの運用を踏まえて、私用外出を承認するか判断できます。 ただし、会社が普段から中抜けを認めていたり、個別の合意をしていたりする場合は、その内容も確認が必要です。特定の社員だけを合理的な理由なく不利に扱うことは避け、判断基準をできるだけ統一しましょう。 休憩時間の外出とは区別する 労働基準法上の休憩時間は、労働から解放され、社員が自由に利用できる時間です。そのため、休憩時間中の外出は原則として自由であり、勤務中の私用外出とは区別して扱う必要があります。 会社が職場の安全管理や秩序維持などの理由から外出に関するルールを設ける場合も、休憩時間の自由利用を不当に制限しないように注意しましょう。まず「もともとの休憩時間内なのか」「所定労働時間中に業務を離れるのか」を切り分けることが大切です。 なお、通院、育児、介護などを理由とする申し出では、法令に基づく休暇・措置や個別の配慮が関係することがあります。単なる私用外出として一律に処理せず、事情と利用できる制度を確認してください。 中抜けした時間の給与はどうなる？ 実際に働いていない時間は無給とすることも可能 社員が私用で業務から完全に離れ、労働を提供していない時間については、原則として賃金を支払わない扱いが考えられます。厚生労働省のモデル就業規則にも、私用外出の時間分を基本給から控除する規定例があります。ただし、給与計算は労働契約や賃金規程の定めに従い、控除額が実際の不就労時間に対応するようにする必要があります。 例えば、月給制の社員が1時間の私用外出をした場合、規程で定めた時間単価に基づいて1時間分を控除する方法があります。月給を単純にその月の暦日数で割るなど、規程と異なる計算をその場で決めるのは避けましょう。固定手当の扱いも賃金規程を確認します。 「罰金」として余分に差し引かない 働かなかった時間に相当する賃金を支払わないことと、外出を理由に制裁として減給することは別問題です。例えば1時間の中抜けに対し、理由なく3時間分を差し引くような処理は適切ではありません。懲戒としての減給には労働基準法上の制限もあるため、混同しないようにしてください。 また、社員が外出中も会社からの電話対応や待機を命じられ、自由に時間を使えない場合は、単純に不就労時間と判断できない可能性があります。実際に労働から解放されていたかが重要です。 外出した分だけ終業時刻を延ばしてよい？ 終業時刻の繰下げは事前に取り決める 「1時間中抜けする代わりに、終業を1時間遅くする」という方法も考えられます。ただし、社員の申し出だけで自動的に勤務時刻が変わるわけではありません。始業・終業時刻は労働条件に関わるため、就業規則の定めや個別の合意を確認し、変更後の時間を明確にしておくことが大切です。 例えば通常は9時から18時、休憩1時間の社員が15時から16時まで中抜けし、19時まで勤務するケースを考えます。この場合、実働時間は8時間ですが、勤務時間帯が変わっています。外出前に会社と社員で取り扱いを確認し、実際の勤務開始・終了と中抜け時間を記録します。 残業代の判断は実労働時間で行う 中抜けの時間を差し引いても、別の日の残業やその日の実際の労働時間によっては割増賃金が必要になります。原則として法定労働時間は1日8時間、週40時間であり、法定時間外労働の要件に該当すれば割増賃金の支払いが必要です。単に「終業時刻を遅らせただけだから残業代は不要」と決めつけず、実労働時間と適用される労働時間制度を確認します。 時間単位の年次有給休暇で処理する選択肢もありますが、制度の導入には労使協定などの要件があります。会社が一方的に年休を充当することは避け、本人の希望と制度の有無を確認してください。 会社が実際に進めたい対応手順 申し出を受けたときに確認すること 最初に、外出する日、開始・終了予定時刻、業務への影響、代替対応の必要性を確認します。私生活の詳細まで不必要に尋ねるのではなく、承認の判断に必要な範囲で事情を聞きましょう。緊急の事情がある場合には、その事情も踏まえて柔軟に検討します。 次に、休憩時間の調整で対応するのか、不就労時間として給与控除するのか、勤務時刻を変更するのかを決めます。口頭で済ませる場合でも、後日の認識違いを防ぐため、メールや勤怠システムに承認内容を残すことが有効です。 勤怠と給与を一致させる 中抜けの開始・終了時刻を打刻や申請記録で把握し、給与計算担当者にも処理方法を共有します。外出中に業務へ戻った、予定より早く帰社したといった変更があれば、実績に合わせて修正します。会社が承認した時間と実際の不就労時間が一致しているか、給与締切り前に確認してください。 無断外出があった場合も、直ちに重い処分を決めるのではなく、事実関係、連絡できなかった事情、過去の指導や規程の内容を確認します。勤怠の訂正と服務上の指導は分けて検討することが重要です。 中抜けが繰り返される会社はルールを整備する 私用外出がたびたび発生する職場では、担当者ごとの判断に任せると不公平感や給与計算ミスが生じやすくなります。申請先、承認権者、申請期限、勤怠の記録方法、給与控除の計算方法、終業時刻変更の可否を整理し、就業規則や運用マニュアルに反映させましょう。 ただし、すべての会社が複雑な制度を設ける必要はありません。少人数の職場なら、まずは申請と記録の方法を統一するだけでも改善につながります。一方、従業員によって勤務形態が異なる場合や、これまでの賃金処理が曖昧な場合は、規程の見直しを含めた検討が有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談、給与計算、就業規則の作成・変更を取り扱っています。中抜けの承認基準や賃金処理に迷うときは、就業規則・賃金規程・雇用契約書・勤怠記録・給与明細などを整理して相談すると、具体的な運用を検討しやすくなります。社員の事情に配慮しながら、会社として一貫した労務管理を行うことが大切です。

制服や作業服を着用する職場で、「始業時刻までに着替えを済ませておくように」と社員に伝えている会社は少なくありません。ところが、社員から「着替えの時間も勤務時間ではないですか」と尋ねられると、どこから賃金を支払うべきか迷うことがあります。 着替えの時間が労働時間に当たるかどうかは、制服があるという事実だけで決まるものではありません。会社が着用や更衣場所をどのように指示しているか、実際に社員がどのように行動しているかを確認する必要があります。今回は、中小企業の経営者が確認したい判断基準と、勤怠管理の見直し方を説明します。 着替え時間が労働時間になる判断基準 会社の指揮命令下にあるかを確認する 労働基準法上の労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。実際の作業をしている時間だけではなく、業務のために義務付けられた準備行為も該当する場合があります。 最高裁判所の三菱重工業長崎造船所事件（2000年3月9日判決）では、労働者が業務に必要な準備行為を事業所内で行うことを会社から義務付けられ、または余儀なくされた場合、その行為に要した時間は、特段の事情がない限り、労働時間に当たると判断されました。 厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、会社の指示によって事業場内で行う、着用を義務付けられた所定の服装への着替えを労働時間の例として挙げています。 つまり、就業規則に「着替えは労働時間に含めない」と書いてあっても、それだけで結論は決まりません。実際の指示や運用から客観的に判断することが重要です。 制服があるだけで一律に決まるわけではない 例えば、社員が私服の上から任意で上着を羽織る場合と、会社指定の保護具を職場で必ず装着する場合では事情が異なります。自宅から制服で通勤できるか、更衣室での着替えを会社が求めているか、衛生・安全上の理由で着用方法が決まっているかも確認材料です。 「制服だから必ず労働時間」「数分だから労働時間ではない」という一律の扱いは避けましょう。業務上の必要性と会社による拘束の程度を整理する必要があります。 会社が確認したい4つの実態 着用と更衣場所の指示 まず、就業規則、制服規程、業務マニュアル、朝礼時の説明などを確認します。明文化されていなくても、管理職が毎日「着替えてから始業時刻に集合するように」と指示していれば、実際の運用として検討する必要があります。 特に医療機関や食品を扱う職場、製造現場などでは、衛生や安全のために指定場所での着替えを求めることがあります。こうした事情は労働時間の判断に関係しますが、職種名だけで結論が決まるわけではありません。 出勤・退勤の打刻位置と時刻 次に、タイムカードや勤怠システムで何を記録しているかを確認します。更衣後に打刻させている場合、着替えに要した時間が記録から抜けている可能性があります。終業後に更衣してから退勤する場合も同様です。 打刻時刻を変更するだけでなく、出勤後の私的な行動と、会社が義務付けた準備行為を区別できる仕組みにすることが大切です。実際の労働時間を把握できる運用を検討しましょう。 更衣に必要な時間と個人差 着替えに必要な時間は、制服の種類、保護具の数、更衣室までの移動などによって変わります。会社が一律に「着替えは5分」と決めても、実態と合っていなければ適切な管理とはいえません。 一方で、私的な会話や休憩に使った時間まで当然に労働時間になるわけでもありません。実態を確認し、業務上必要な時間を合理的に把握することが求められます。 終業後の着替えや片付け 始業前だけを見直しても不十分です。終業後に指定の制服を脱ぐことや保護具を片付けることを会社が求めている場合、その時間も確認が必要です。職場によっては、作業場と更衣室の間の移動についても判断が必要になることがあります。 勤怠管理と給与計算を見直す手順 まず現状のルールと実態を照合する 最初に、制服の着用ルール、着替え場所、始業・終業の指示、打刻方法を一覧にします。そのうえで、社員や管理職に実際の流れを確認してください。書面上のルールと日常の指示が異なる場合は、両方を記録しておきます。 労働時間に当たる部分を整理する 確認した事実をもとに、どの準備・後始末が会社の指揮命令下にあるかを検討します。労働時間に当たる更衣を所定労働時間の前後に行わせているなら、所定外労働の時間数や割増賃金の要否も含めて計算する必要があります。割増賃金が発生するかどうかは、法定労働時間や休日・深夜労働との関係によって異なります。 打刻方法と社内説明を整える 運用を変更する場合は、単に「早く打刻すること」と通知するだけでなく、どの行為から労働時間として記録するのかを明確にします。管理職ごとに指示が異なると、同じ職場でも記録に差が生じます。就業規則やマニュアルとの整合性も確認しましょう。 過去の取扱いに疑問がある場合は、直ちに一律の金額で精算するのではなく、勤怠記録や実態を調べ、必要な賃金の範囲を検討します。未払いの可能性があるときは、記録を削除したり、社員に請求を控えるよう求めたりしないでください。 具体例で考える着替え時間 想定例として、小規模なクリニックでは、スタッフに院内の更衣室で指定の白衣へ着替え、午前9時には受付や診療補助の業務を開始するよう求めています。タイムカードは着替えた後に押す運用です。 この場合、院内での更衣が実質的に義務付けられているか、白衣の着用にどのような衛生上・業務上の理由があるか、打刻前に何分程度の準備が必要かを確認します。会社の指揮命令下で行う更衣に当たれば、打刻前であっても労働時間として扱う必要があります。 一方、社員が自由な服装で出勤でき、業務上必要のない私的な着替えを本人の判断で行っている場合には、同じ結論になるとは限りません。判断の鍵は「着替え」という行為の名称ではなく、会社の指示と拘束の実態です。 判断に迷ったときの相談と準備資料 制服の着用ルールが曖昧なまま長年運用されている場合や、社員から過去の着替え時間について賃金の支払いを求められた場合は、早めに状況を整理することが有用です。会社ごとに更衣の必要性、打刻方法、勤務時間の設定が異なるため、一般論だけでは判断しにくいことがあります。 相談時には、就業規則・制服規程、勤怠記録、勤務シフト、給与明細、着替えに関する社内通知や管理職の指示内容を準備すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業やクリニックの労務管理に関する相談、就業規則の作成・変更、給与計算などを取り扱っています。着替え時間の扱いを含め、現状の運用と規程・勤怠管理を整合させたい場合は、具体的な資料をもとに相談をご検討ください。