社員が勤務中に私用で外出したいと言ったら？会社の対応と給与の注意点

制服や作業服を着用する職場で、「始業時刻までに着替えを済ませておくように」と社員に伝えている会社は少なくありません。ところが、社員から「着替えの時間も勤務時間ではないですか」と尋ねられると、どこから賃金を支払うべきか迷うことがあります。 着替えの時間が労働時間に当たるかどうかは、制服があるという事実だけで決まるものではありません。会社が着用や更衣場所をどのように指示しているか、実際に社員がどのように行動しているかを確認する必要があります。今回は、中小企業の経営者が確認したい判断基準と、勤怠管理の見直し方を説明します。 着替え時間が労働時間になる判断基準 会社の指揮命令下にあるかを確認する 労働基準法上の労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。実際の作業をしている時間だけではなく、業務のために義務付けられた準備行為も該当する場合があります。 最高裁判所の三菱重工業長崎造船所事件（2000年3月9日判決）では、労働者が業務に必要な準備行為を事業所内で行うことを会社から義務付けられ、または余儀なくされた場合、その行為に要した時間は、特段の事情がない限り、労働時間に当たると判断されました。 厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、会社の指示によって事業場内で行う、着用を義務付けられた所定の服装への着替えを労働時間の例として挙げています。 つまり、就業規則に「着替えは労働時間に含めない」と書いてあっても、それだけで結論は決まりません。実際の指示や運用から客観的に判断することが重要です。 制服があるだけで一律に決まるわけではない 例えば、社員が私服の上から任意で上着を羽織る場合と、会社指定の保護具を職場で必ず装着する場合では事情が異なります。自宅から制服で通勤できるか、更衣室での着替えを会社が求めているか、衛生・安全上の理由で着用方法が決まっているかも確認材料です。 「制服だから必ず労働時間」「数分だから労働時間ではない」という一律の扱いは避けましょう。業務上の必要性と会社による拘束の程度を整理する必要があります。 会社が確認したい4つの実態 着用と更衣場所の指示 まず、就業規則、制服規程、業務マニュアル、朝礼時の説明などを確認します。明文化されていなくても、管理職が毎日「着替えてから始業時刻に集合するように」と指示していれば、実際の運用として検討する必要があります。 特に医療機関や食品を扱う職場、製造現場などでは、衛生や安全のために指定場所での着替えを求めることがあります。こうした事情は労働時間の判断に関係しますが、職種名だけで結論が決まるわけではありません。 出勤・退勤の打刻位置と時刻 次に、タイムカードや勤怠システムで何を記録しているかを確認します。更衣後に打刻させている場合、着替えに要した時間が記録から抜けている可能性があります。終業後に更衣してから退勤する場合も同様です。 打刻時刻を変更するだけでなく、出勤後の私的な行動と、会社が義務付けた準備行為を区別できる仕組みにすることが大切です。実際の労働時間を把握できる運用を検討しましょう。 更衣に必要な時間と個人差 着替えに必要な時間は、制服の種類、保護具の数、更衣室までの移動などによって変わります。会社が一律に「着替えは5分」と決めても、実態と合っていなければ適切な管理とはいえません。 一方で、私的な会話や休憩に使った時間まで当然に労働時間になるわけでもありません。実態を確認し、業務上必要な時間を合理的に把握することが求められます。 終業後の着替えや片付け 始業前だけを見直しても不十分です。終業後に指定の制服を脱ぐことや保護具を片付けることを会社が求めている場合、その時間も確認が必要です。職場によっては、作業場と更衣室の間の移動についても判断が必要になることがあります。 勤怠管理と給与計算を見直す手順 まず現状のルールと実態を照合する 最初に、制服の着用ルール、着替え場所、始業・終業の指示、打刻方法を一覧にします。そのうえで、社員や管理職に実際の流れを確認してください。書面上のルールと日常の指示が異なる場合は、両方を記録しておきます。 労働時間に当たる部分を整理する 確認した事実をもとに、どの準備・後始末が会社の指揮命令下にあるかを検討します。労働時間に当たる更衣を所定労働時間の前後に行わせているなら、所定外労働の時間数や割増賃金の要否も含めて計算する必要があります。割増賃金が発生するかどうかは、法定労働時間や休日・深夜労働との関係によって異なります。 打刻方法と社内説明を整える 運用を変更する場合は、単に「早く打刻すること」と通知するだけでなく、どの行為から労働時間として記録するのかを明確にします。管理職ごとに指示が異なると、同じ職場でも記録に差が生じます。就業規則やマニュアルとの整合性も確認しましょう。 過去の取扱いに疑問がある場合は、直ちに一律の金額で精算するのではなく、勤怠記録や実態を調べ、必要な賃金の範囲を検討します。未払いの可能性があるときは、記録を削除したり、社員に請求を控えるよう求めたりしないでください。 具体例で考える着替え時間 想定例として、小規模なクリニックでは、スタッフに院内の更衣室で指定の白衣へ着替え、午前9時には受付や診療補助の業務を開始するよう求めています。タイムカードは着替えた後に押す運用です。 この場合、院内での更衣が実質的に義務付けられているか、白衣の着用にどのような衛生上・業務上の理由があるか、打刻前に何分程度の準備が必要かを確認します。会社の指揮命令下で行う更衣に当たれば、打刻前であっても労働時間として扱う必要があります。 一方、社員が自由な服装で出勤でき、業務上必要のない私的な着替えを本人の判断で行っている場合には、同じ結論になるとは限りません。判断の鍵は「着替え」という行為の名称ではなく、会社の指示と拘束の実態です。 判断に迷ったときの相談と準備資料 制服の着用ルールが曖昧なまま長年運用されている場合や、社員から過去の着替え時間について賃金の支払いを求められた場合は、早めに状況を整理することが有用です。会社ごとに更衣の必要性、打刻方法、勤務時間の設定が異なるため、一般論だけでは判断しにくいことがあります。 相談時には、就業規則・制服規程、勤怠記録、勤務シフト、給与明細、着替えに関する社内通知や管理職の指示内容を準備すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業やクリニックの労務管理に関する相談、就業規則の作成・変更、給与計算などを取り扱っています。着替え時間の扱いを含め、現状の運用と規程・勤怠管理を整合させたい場合は、具体的な資料をもとに相談をご検討ください。

昼休みになると社員が社外へ出かけ、予定時刻までに戻らないことがある。あるいは、急な来客に備えて誰かには社内に残ってほしい。このような事情から、経営者が「休憩時間中の外出を禁止したい」と考えることがあります。 しかし、休憩時間は会社が自由に使い方を指示できる時間ではありません。一方で、職場の秩序や安全を守るための合理的なルールまで一切設けられないわけでもありません。外出禁止、許可制、届出制の違いと、会社が実際に確認したい対応を整理します。 休憩時間中の外出は原則として自由にできる 労働基準法が保障する「自由利用」とは 労働基準法第34条第3項は、使用者に休憩時間を自由に利用させる義務を定めています。休憩とは、労働者が労働から離れることを保障された時間です。食事や私用の買い物、散歩など、基本的に社員自身が過ごし方を決められます。 したがって、休憩時間中の外出を一律に禁止する場合でも、それだけで直ちに違法になるとは限りません。ただし、事業場内で自由に過ごせる状態が保障されているか、外出制限に合理的な理由があるかなどを踏まえて判断する必要があります。就業規則に定めれば、どのような外出制限も認められるわけではありません。 外出許可制が直ちに違法になるとは限らない 厚生労働省は、事業場内での自由利用が保障されている場合、休憩中の外出を許可制にすることが必ずしも違法ではないと説明しています。ただし、外出の申し出を不許可とすることは難しく、社員の同意を得て届出制とすることが望ましいとしています。 ここで重要なのは制度の名称より運用実態です。「許可制」と称していても、理由を問わず外出を認めなかったり、休憩中の行動を過度に監視したりすれば、自由利用を妨げるおそれがあります。実務上は、労働者の同意を得たうえで、外出時や帰社時の届出を求める方法が望ましいでしょう。 会社が外出ルールを設ける前に確認したいこと 目的は所在確認か、それとも社内待機か まず、外出を制限したい理由を具体化しましょう。災害時の所在把握、建物の施錠管理、来客対応などでは必要な対策が異なります。所在確認が目的なら、外出先の詳細を尋ねるよりも、外出・帰社時刻の届出で足りる場合があります。 一方、「電話が鳴ったら出てほしい」「急な来客があれば対応してほしい」という理由で社員を待機させる場合は注意が必要です。電話や来客への対応を義務付けている場合、実際に対応が発生しなかったとしても、待機している時間は休憩ではなく労働時間に該当します。休憩時間として扱うのであれば、社員を業務から完全に解放し、自由に過ごせる状態にしなければなりません。 休憩の長さと取得状況も確認する 労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩が必要です。休憩は労働時間の途中に与える必要があります。外出管理を考える際も、まず所定の休憩を実際に取得できているかを確かめてください。 特に少人数の職場では、交代で電話番をしているつもりでも、担当者が自由に休めていないことがあります。必要な業務は勤務時間として扱い、別に休憩を確保するなど、勤務体制そのものを見直すことが先決です。 外出ルールを整備する具体的な進め方 届出制を基本に必要な情報を絞る 実務上は、外出を一律に禁止するより、外出時と帰社時に簡単な届出を求める方法を検討できます。例えば、外出予定と帰社予定時刻を共有する運用です。私用の行き先や目的を毎回詳細に申告させる必要性があるかは慎重に考えましょう。 届出の方法も、紙の台帳、社内チャット、勤怠システムなど職場に合うものを選びます。社員に過度な負担をかけず、必要な情報だけを管理することが継続的な運用につながります。 就業規則と現場の説明を一致させる 外出時の届出方法、帰社予定時刻の連絡、遅れる場合の報告先などを明文化する場合は、既存の就業規則や服務規律との整合性を確認します。社員の自由利用を不当に狭める内容になっていないかも点検してください。 ルールを変更する際は、なぜ届出が必要なのかを説明することが大切です。「無断外出を取り締まるため」ではなく、「緊急時の連絡と所在確認のため」など、実際の目的を伝えることで、不要な対立を防ぎやすくなります。 社員が戻らない・連絡が取れない場合の対応 まず事実を確認し、休憩中の行動と区別する 例えば、13時に休憩が終わる社員が13時20分に戻ったとします。この場合、問題の中心は休憩中に外出したことではなく、所定の勤務開始時刻に就業できなかったことです。外出自体を理由に直ちに懲戒処分を検討するのではなく、帰社時刻、連絡の有無、交通機関の遅延や体調不良などの事情を確認します。 遅刻に相当する時間の賃金の取扱いや注意指導は、就業規則、賃金規程、実際の勤務状況を踏まえて判断します。本人の説明を聞かずに一律の罰金を科したり、給与から任意の金額を差し引いたりすることは避けてください。 繰り返す場合は指導内容を記録する 帰社遅れが続くときは、日時、影響した業務、本人の説明、会社が伝えた改善事項を記録します。休憩中の私的行動を細かく調べるのではなく、勤務開始時刻を守るという業務上の義務に焦点を当てることが重要です。 なお、事故や急病など緊急の可能性がある場合は、安全確認を優先します。単なる規律違反として扱う前に、連絡手段や状況に応じた対応を検討しましょう。 小規模な会社こそ休憩の運用を見直す 少人数の会社では、昼休み中も誰かが電話や来客に対応しなければならないことがあります。しかし、その必要性を理由に全員の外出を禁止すると、休憩時間の自由利用と矛盾するおそれがあります。交代制、留守番電話、受付時間の案内など、業務を回す方法を先に検討してください。 休憩時間の外出をめぐる問題は、外出ルールだけでなく、休憩取得、勤怠管理、就業規則の定め方が関係します。社員が自由に休めているか、業務上必要な管理はどこまでかを分けて考えることが大切です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成を取り扱っています。外出ルールの新設や変更を検討する際、現在の就業規則、勤務時間・休憩時間の設定、現場で困っている具体的な場面を整理して相談すると、実情に合った対応を検討しやすくなります。

会社が定期健康診断を案内しても、「忙しいので行けません」「健康には自信があるので必要ありません」と受診を断る社員がいることがあります。何度も案内しているのに受けてもらえない場合、会社としてどこまで指示できるのか、受診しない社員をそのままにしてよいのか、判断に迷う経営者もいるでしょう。 定期健康診断は、社員本人の健康管理だけでなく、会社が負う安全衛生上の義務にも関わります。ただし、拒否の理由を確認せず、直ちに処分する対応は適切とは限りません。受診対象者の確認から、本人への説明、代替受診の扱い、記録の残し方まで順に整理します。 会社の健康診断は社員の希望だけで断れるものではない 会社には実施義務、対象となる社員には受診義務がある 労働安全衛生法第66条は、事業者に法定の健康診断を実施する義務を定めるとともに、対象となる労働者にも受診義務を定めています。一般的な定期健康診断は、常時使用する労働者について原則として1年以内ごとに1回実施します。深夜業など特定の業務に従事する場合には、別の実施頻度が定められることがあります。 ここで重要なのは、すべての社員に同じ健康診断が必要とは限らない点です。正社員だけでなく、契約期間や所定労働時間などの条件によってはパート・有期契約社員も対象になります。まずは本人が法定健康診断の対象か、必要な検査項目は何かを確認してください。 会社指定の医療機関でなければならないわけではない 社員が会社の指定した医師による受診を望まない場合でも、法定の健康診断に相当する健診を別の医師から受け、結果を証明する書面を会社に提出する方法が認められています。したがって、「指定病院には行きたくない」という申し出と、「健康診断自体を一切受けない」という拒否は区別する必要があります。 本人が別の医療機関で受診したいと希望したら、必要な検査項目、受診時期、結果の提出方法を事前に説明しましょう。本人が普段受けている人間ドックなども、必要項目を満たすかを確認せずに代替扱いにはできません。 受診を拒む理由を聞き、受けられる条件を整える 多忙・予約の問題なら日程を調整する 受診しない理由が業務の繁忙や予約の取りにくさであれば、まず会社側の受診機会の確保に問題がないか確認します。会社が受診を求めながら業務を優先させ、社員が健診に行けない状態を続けているなら、単に本人の非協力とはいえません。 受診予定日の業務を調整する、複数の日程を案内する、予約方法を分かりやすく伝えるなど、実際に受診できる環境を整えましょう。定期健康診断の受診時間の賃金については、一般の健診と特殊健康診断とで扱いが異なるため、会社の運用や対象の健診を確認することも必要です。 検査への不安や個人的事情は個別に確認する 検査への不安、過去のつらい経験、体調、障害、宗教上の事情などが背景にある場合も考えられます。本人に理由を尋ねる際は、必要以上に病歴や私生活の詳細を求めず、受診に向けてどのような配慮が必要かを中心に話し合います。 例えば、特定の検査に強い不安がある場合には、医療機関に相談できる事項や、医師の判断が必要な事項を整理します。法定項目を会社や本人の判断だけで省略するのは避けてください。健康情報を扱う担当者も必要な範囲に限定することが大切です。 受診しない社員への説明と指導は段階的に進める 最初は義務と選択肢を具体的に説明する 口頭で「受けてください」と繰り返すだけでは、本人に義務や手続きが伝わらないことがあります。対象となる健診の種類、受診が必要な理由、受診できる期間、指定医療機関以外で受ける場合の条件、結果の提出先を明確に伝えましょう。 説明後は本人の回答を確認し、受診予定が立たない理由を記録します。案内した日時、提示した日程、本人からの申し出、会社が行った調整などを簡潔に残しておくと、対応経過を後から確認できます。記録は本人を責めるためではなく、会社が必要な措置を講じたかを整理するためのものです。 繰り返し拒否する場合は文書による指導を検討する 十分な受診機会を用意し、代替受診の方法も説明したのに、合理的な理由が示されないまま拒否が続く場合には、文書で受診を求めることを検討します。文書には、受診対象である根拠、受診期限、相談窓口、受診できない場合の連絡方法を記載し、本人の事情を再確認できる余地を残します。 受診義務があるからといって、会社が身体検査を物理的に強制できるわけではありません。また、直ちに減給や出勤停止などの懲戒処分を行えると考えるのも危険です。処分の可否は就業規則の根拠、指示の合理性、拒否の理由、これまでの指導経過、処分の相当性などによって判断が変わります。 会社が避けたい対応と健診後の管理 未受診の放置や形式的な受診済み処理をしない 健診を受けない社員がいる場合、「本人が拒否したから会社には責任がない」と決めつけず、受診を促した経過と未受診の状況を継続して管理しましょう。未受診者を受診済みとして記録したり、実施していない検査の結果を補ったりしてはいけません。 一方、社員が外部で受診した結果を提出した場合には、法定項目が満たされているかを確認し、必要な結果記録や事後措置につなげます。健診結果は機微な健康情報です。人事評価など本来の目的と関係のない利用を避け、保管・閲覧の範囲を適切に管理する必要があります。 健診結果を受け取って終わりにしない 健康診断を実施した後も、結果の記録、本人への通知、異常所見がある場合の医師等からの意見聴取など、会社に求められる対応があります。必要に応じて就業上の措置を検討することになりますが、検査数値だけで会社が独自に就業禁止や配置変更を決めることは避け、医学的意見を踏まえて判断します。 なお、すでに受診した社員に再検査が必要とされた場面は、今回の「法定健診そのものを受けない」という問題とは別です。未受診者の管理と健診後の事後措置を分けて整理すると、担当者の対応も明確になります。 対応に迷ったときは何を準備して相談するか 例えば、社員が「毎年、自分で健康診断を受けている」と話しているのに結果を提出しない場合は、まず受診した検査の内容と結果提出の可否を確認します。一方、受診を拒む理由が体調や検査への不安である場合は、日程調整だけでは解決しないこともあります。いずれも、事情を確認せず一律に懲戒処分へ進むのは避けたいところです。 相談にあたっては、対象社員の雇用形態と勤務時間、健診の案内文、これまでの受診勧奨記録、本人の回答、就業規則の健康診断・服務規律・懲戒に関する条項を準備すると、論点を整理しやすくなります。健康情報そのものは、相談に必要な範囲で取り扱ってください。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。健康診断を受けない社員への説明や指導、就業規則との整合性について判断に迷う場合には、状況を整理したうえで相談することが考えられます。大切なのは、会社の義務を果たすことと、社員それぞれの事情に配慮することを両立させる対応です。