社員が健康診断を受けたがらないときは？会社の対応と注意点

「勤務時間中に銀行へ行きたい」「役所の手続きで1時間だけ職場を離れたい」。社員からこのような申し出があったとき、会社は必ず認めなければならないのでしょうか。また、外出を認めた場合、その時間の給与はどう計算すればよいのでしょうか。 勤務途中で私用のために業務を離れることは、一般に「中抜け」と呼ばれます。休憩時間の自由な外出とは異なり、勤務する予定だった時間をどう扱うかが問題になります。今回は、中小企業の経営者が確認したい承認の基準、勤怠記録、賃金の計算、社内ルールの整え方を説明します。 勤務中の私用外出を会社は認める必要がある？ 原則は勤務義務と社内ルールを確認する 所定労働時間中、社員には労働契約に従って働く義務があります。そのため、銀行での手続きや私的な買い物などを理由に、社員が当然に職場を離れられるわけではありません。会社は業務への影響や就業規則、これまでの運用を踏まえて、私用外出を承認するか判断できます。 ただし、会社が普段から中抜けを認めていたり、個別の合意をしていたりする場合は、その内容も確認が必要です。特定の社員だけを合理的な理由なく不利に扱うことは避け、判断基準をできるだけ統一しましょう。 休憩時間の外出とは区別する 労働基準法上の休憩時間は、労働から解放され、社員が自由に利用できる時間です。そのため、休憩時間中の外出は原則として自由であり、勤務中の私用外出とは区別して扱う必要があります。 会社が職場の安全管理や秩序維持などの理由から外出に関するルールを設ける場合も、休憩時間の自由利用を不当に制限しないように注意しましょう。まず「もともとの休憩時間内なのか」「所定労働時間中に業務を離れるのか」を切り分けることが大切です。 なお、通院、育児、介護などを理由とする申し出では、法令に基づく休暇・措置や個別の配慮が関係することがあります。単なる私用外出として一律に処理せず、事情と利用できる制度を確認してください。 中抜けした時間の給与はどうなる？ 実際に働いていない時間は無給とすることも可能 社員が私用で業務から完全に離れ、労働を提供していない時間については、原則として賃金を支払わない扱いが考えられます。厚生労働省のモデル就業規則にも、私用外出の時間分を基本給から控除する規定例があります。ただし、給与計算は労働契約や賃金規程の定めに従い、控除額が実際の不就労時間に対応するようにする必要があります。 例えば、月給制の社員が1時間の私用外出をした場合、規程で定めた時間単価に基づいて1時間分を控除する方法があります。月給を単純にその月の暦日数で割るなど、規程と異なる計算をその場で決めるのは避けましょう。固定手当の扱いも賃金規程を確認します。 「罰金」として余分に差し引かない 働かなかった時間に相当する賃金を支払わないことと、外出を理由に制裁として減給することは別問題です。例えば1時間の中抜けに対し、理由なく3時間分を差し引くような処理は適切ではありません。懲戒としての減給には労働基準法上の制限もあるため、混同しないようにしてください。 また、社員が外出中も会社からの電話対応や待機を命じられ、自由に時間を使えない場合は、単純に不就労時間と判断できない可能性があります。実際に労働から解放されていたかが重要です。 外出した分だけ終業時刻を延ばしてよい？ 終業時刻の繰下げは事前に取り決める 「1時間中抜けする代わりに、終業を1時間遅くする」という方法も考えられます。ただし、社員の申し出だけで自動的に勤務時刻が変わるわけではありません。始業・終業時刻は労働条件に関わるため、就業規則の定めや個別の合意を確認し、変更後の時間を明確にしておくことが大切です。 例えば通常は9時から18時、休憩1時間の社員が15時から16時まで中抜けし、19時まで勤務するケースを考えます。この場合、実働時間は8時間ですが、勤務時間帯が変わっています。外出前に会社と社員で取り扱いを確認し、実際の勤務開始・終了と中抜け時間を記録します。 残業代の判断は実労働時間で行う 中抜けの時間を差し引いても、別の日の残業やその日の実際の労働時間によっては割増賃金が必要になります。原則として法定労働時間は1日8時間、週40時間であり、法定時間外労働の要件に該当すれば割増賃金の支払いが必要です。単に「終業時刻を遅らせただけだから残業代は不要」と決めつけず、実労働時間と適用される労働時間制度を確認します。 時間単位の年次有給休暇で処理する選択肢もありますが、制度の導入には労使協定などの要件があります。会社が一方的に年休を充当することは避け、本人の希望と制度の有無を確認してください。 会社が実際に進めたい対応手順 申し出を受けたときに確認すること 最初に、外出する日、開始・終了予定時刻、業務への影響、代替対応の必要性を確認します。私生活の詳細まで不必要に尋ねるのではなく、承認の判断に必要な範囲で事情を聞きましょう。緊急の事情がある場合には、その事情も踏まえて柔軟に検討します。 次に、休憩時間の調整で対応するのか、不就労時間として給与控除するのか、勤務時刻を変更するのかを決めます。口頭で済ませる場合でも、後日の認識違いを防ぐため、メールや勤怠システムに承認内容を残すことが有効です。 勤怠と給与を一致させる 中抜けの開始・終了時刻を打刻や申請記録で把握し、給与計算担当者にも処理方法を共有します。外出中に業務へ戻った、予定より早く帰社したといった変更があれば、実績に合わせて修正します。会社が承認した時間と実際の不就労時間が一致しているか、給与締切り前に確認してください。 無断外出があった場合も、直ちに重い処分を決めるのではなく、事実関係、連絡できなかった事情、過去の指導や規程の内容を確認します。勤怠の訂正と服務上の指導は分けて検討することが重要です。 中抜けが繰り返される会社はルールを整備する 私用外出がたびたび発生する職場では、担当者ごとの判断に任せると不公平感や給与計算ミスが生じやすくなります。申請先、承認権者、申請期限、勤怠の記録方法、給与控除の計算方法、終業時刻変更の可否を整理し、就業規則や運用マニュアルに反映させましょう。 ただし、すべての会社が複雑な制度を設ける必要はありません。少人数の職場なら、まずは申請と記録の方法を統一するだけでも改善につながります。一方、従業員によって勤務形態が異なる場合や、これまでの賃金処理が曖昧な場合は、規程の見直しを含めた検討が有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談、給与計算、就業規則の作成・変更を取り扱っています。中抜けの承認基準や賃金処理に迷うときは、就業規則・賃金規程・雇用契約書・勤怠記録・給与明細などを整理して相談すると、具体的な運用を検討しやすくなります。社員の事情に配慮しながら、会社として一貫した労務管理を行うことが大切です。

制服や作業服を着用する職場で、「始業時刻までに着替えを済ませておくように」と社員に伝えている会社は少なくありません。ところが、社員から「着替えの時間も勤務時間ではないですか」と尋ねられると、どこから賃金を支払うべきか迷うことがあります。 着替えの時間が労働時間に当たるかどうかは、制服があるという事実だけで決まるものではありません。会社が着用や更衣場所をどのように指示しているか、実際に社員がどのように行動しているかを確認する必要があります。今回は、中小企業の経営者が確認したい判断基準と、勤怠管理の見直し方を説明します。 着替え時間が労働時間になる判断基準 会社の指揮命令下にあるかを確認する 労働基準法上の労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。実際の作業をしている時間だけではなく、業務のために義務付けられた準備行為も該当する場合があります。 最高裁判所の三菱重工業長崎造船所事件（2000年3月9日判決）では、労働者が業務に必要な準備行為を事業所内で行うことを会社から義務付けられ、または余儀なくされた場合、その行為に要した時間は、特段の事情がない限り、労働時間に当たると判断されました。 厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、会社の指示によって事業場内で行う、着用を義務付けられた所定の服装への着替えを労働時間の例として挙げています。 つまり、就業規則に「着替えは労働時間に含めない」と書いてあっても、それだけで結論は決まりません。実際の指示や運用から客観的に判断することが重要です。 制服があるだけで一律に決まるわけではない 例えば、社員が私服の上から任意で上着を羽織る場合と、会社指定の保護具を職場で必ず装着する場合では事情が異なります。自宅から制服で通勤できるか、更衣室での着替えを会社が求めているか、衛生・安全上の理由で着用方法が決まっているかも確認材料です。 「制服だから必ず労働時間」「数分だから労働時間ではない」という一律の扱いは避けましょう。業務上の必要性と会社による拘束の程度を整理する必要があります。 会社が確認したい4つの実態 着用と更衣場所の指示 まず、就業規則、制服規程、業務マニュアル、朝礼時の説明などを確認します。明文化されていなくても、管理職が毎日「着替えてから始業時刻に集合するように」と指示していれば、実際の運用として検討する必要があります。 特に医療機関や食品を扱う職場、製造現場などでは、衛生や安全のために指定場所での着替えを求めることがあります。こうした事情は労働時間の判断に関係しますが、職種名だけで結論が決まるわけではありません。 出勤・退勤の打刻位置と時刻 次に、タイムカードや勤怠システムで何を記録しているかを確認します。更衣後に打刻させている場合、着替えに要した時間が記録から抜けている可能性があります。終業後に更衣してから退勤する場合も同様です。 打刻時刻を変更するだけでなく、出勤後の私的な行動と、会社が義務付けた準備行為を区別できる仕組みにすることが大切です。実際の労働時間を把握できる運用を検討しましょう。 更衣に必要な時間と個人差 着替えに必要な時間は、制服の種類、保護具の数、更衣室までの移動などによって変わります。会社が一律に「着替えは5分」と決めても、実態と合っていなければ適切な管理とはいえません。 一方で、私的な会話や休憩に使った時間まで当然に労働時間になるわけでもありません。実態を確認し、業務上必要な時間を合理的に把握することが求められます。 終業後の着替えや片付け 始業前だけを見直しても不十分です。終業後に指定の制服を脱ぐことや保護具を片付けることを会社が求めている場合、その時間も確認が必要です。職場によっては、作業場と更衣室の間の移動についても判断が必要になることがあります。 勤怠管理と給与計算を見直す手順 まず現状のルールと実態を照合する 最初に、制服の着用ルール、着替え場所、始業・終業の指示、打刻方法を一覧にします。そのうえで、社員や管理職に実際の流れを確認してください。書面上のルールと日常の指示が異なる場合は、両方を記録しておきます。 労働時間に当たる部分を整理する 確認した事実をもとに、どの準備・後始末が会社の指揮命令下にあるかを検討します。労働時間に当たる更衣を所定労働時間の前後に行わせているなら、所定外労働の時間数や割増賃金の要否も含めて計算する必要があります。割増賃金が発生するかどうかは、法定労働時間や休日・深夜労働との関係によって異なります。 打刻方法と社内説明を整える 運用を変更する場合は、単に「早く打刻すること」と通知するだけでなく、どの行為から労働時間として記録するのかを明確にします。管理職ごとに指示が異なると、同じ職場でも記録に差が生じます。就業規則やマニュアルとの整合性も確認しましょう。 過去の取扱いに疑問がある場合は、直ちに一律の金額で精算するのではなく、勤怠記録や実態を調べ、必要な賃金の範囲を検討します。未払いの可能性があるときは、記録を削除したり、社員に請求を控えるよう求めたりしないでください。 具体例で考える着替え時間 想定例として、小規模なクリニックでは、スタッフに院内の更衣室で指定の白衣へ着替え、午前9時には受付や診療補助の業務を開始するよう求めています。タイムカードは着替えた後に押す運用です。 この場合、院内での更衣が実質的に義務付けられているか、白衣の着用にどのような衛生上・業務上の理由があるか、打刻前に何分程度の準備が必要かを確認します。会社の指揮命令下で行う更衣に当たれば、打刻前であっても労働時間として扱う必要があります。 一方、社員が自由な服装で出勤でき、業務上必要のない私的な着替えを本人の判断で行っている場合には、同じ結論になるとは限りません。判断の鍵は「着替え」という行為の名称ではなく、会社の指示と拘束の実態です。 判断に迷ったときの相談と準備資料 制服の着用ルールが曖昧なまま長年運用されている場合や、社員から過去の着替え時間について賃金の支払いを求められた場合は、早めに状況を整理することが有用です。会社ごとに更衣の必要性、打刻方法、勤務時間の設定が異なるため、一般論だけでは判断しにくいことがあります。 相談時には、就業規則・制服規程、勤怠記録、勤務シフト、給与明細、着替えに関する社内通知や管理職の指示内容を準備すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業やクリニックの労務管理に関する相談、就業規則の作成・変更、給与計算などを取り扱っています。着替え時間の扱いを含め、現状の運用と規程・勤怠管理を整合させたい場合は、具体的な資料をもとに相談をご検討ください。

昼休みになると社員が社外へ出かけ、予定時刻までに戻らないことがある。あるいは、急な来客に備えて誰かには社内に残ってほしい。このような事情から、経営者が「休憩時間中の外出を禁止したい」と考えることがあります。 しかし、休憩時間は会社が自由に使い方を指示できる時間ではありません。一方で、職場の秩序や安全を守るための合理的なルールまで一切設けられないわけでもありません。外出禁止、許可制、届出制の違いと、会社が実際に確認したい対応を整理します。 休憩時間中の外出は原則として自由にできる 労働基準法が保障する「自由利用」とは 労働基準法第34条第3項は、使用者に休憩時間を自由に利用させる義務を定めています。休憩とは、労働者が労働から離れることを保障された時間です。食事や私用の買い物、散歩など、基本的に社員自身が過ごし方を決められます。 したがって、休憩時間中の外出を一律に禁止する場合でも、それだけで直ちに違法になるとは限りません。ただし、事業場内で自由に過ごせる状態が保障されているか、外出制限に合理的な理由があるかなどを踏まえて判断する必要があります。就業規則に定めれば、どのような外出制限も認められるわけではありません。 外出許可制が直ちに違法になるとは限らない 厚生労働省は、事業場内での自由利用が保障されている場合、休憩中の外出を許可制にすることが必ずしも違法ではないと説明しています。ただし、外出の申し出を不許可とすることは難しく、社員の同意を得て届出制とすることが望ましいとしています。 ここで重要なのは制度の名称より運用実態です。「許可制」と称していても、理由を問わず外出を認めなかったり、休憩中の行動を過度に監視したりすれば、自由利用を妨げるおそれがあります。実務上は、労働者の同意を得たうえで、外出時や帰社時の届出を求める方法が望ましいでしょう。 会社が外出ルールを設ける前に確認したいこと 目的は所在確認か、それとも社内待機か まず、外出を制限したい理由を具体化しましょう。災害時の所在把握、建物の施錠管理、来客対応などでは必要な対策が異なります。所在確認が目的なら、外出先の詳細を尋ねるよりも、外出・帰社時刻の届出で足りる場合があります。 一方、「電話が鳴ったら出てほしい」「急な来客があれば対応してほしい」という理由で社員を待機させる場合は注意が必要です。電話や来客への対応を義務付けている場合、実際に対応が発生しなかったとしても、待機している時間は休憩ではなく労働時間に該当します。休憩時間として扱うのであれば、社員を業務から完全に解放し、自由に過ごせる状態にしなければなりません。 休憩の長さと取得状況も確認する 労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩が必要です。休憩は労働時間の途中に与える必要があります。外出管理を考える際も、まず所定の休憩を実際に取得できているかを確かめてください。 特に少人数の職場では、交代で電話番をしているつもりでも、担当者が自由に休めていないことがあります。必要な業務は勤務時間として扱い、別に休憩を確保するなど、勤務体制そのものを見直すことが先決です。 外出ルールを整備する具体的な進め方 届出制を基本に必要な情報を絞る 実務上は、外出を一律に禁止するより、外出時と帰社時に簡単な届出を求める方法を検討できます。例えば、外出予定と帰社予定時刻を共有する運用です。私用の行き先や目的を毎回詳細に申告させる必要性があるかは慎重に考えましょう。 届出の方法も、紙の台帳、社内チャット、勤怠システムなど職場に合うものを選びます。社員に過度な負担をかけず、必要な情報だけを管理することが継続的な運用につながります。 就業規則と現場の説明を一致させる 外出時の届出方法、帰社予定時刻の連絡、遅れる場合の報告先などを明文化する場合は、既存の就業規則や服務規律との整合性を確認します。社員の自由利用を不当に狭める内容になっていないかも点検してください。 ルールを変更する際は、なぜ届出が必要なのかを説明することが大切です。「無断外出を取り締まるため」ではなく、「緊急時の連絡と所在確認のため」など、実際の目的を伝えることで、不要な対立を防ぎやすくなります。 社員が戻らない・連絡が取れない場合の対応 まず事実を確認し、休憩中の行動と区別する 例えば、13時に休憩が終わる社員が13時20分に戻ったとします。この場合、問題の中心は休憩中に外出したことではなく、所定の勤務開始時刻に就業できなかったことです。外出自体を理由に直ちに懲戒処分を検討するのではなく、帰社時刻、連絡の有無、交通機関の遅延や体調不良などの事情を確認します。 遅刻に相当する時間の賃金の取扱いや注意指導は、就業規則、賃金規程、実際の勤務状況を踏まえて判断します。本人の説明を聞かずに一律の罰金を科したり、給与から任意の金額を差し引いたりすることは避けてください。 繰り返す場合は指導内容を記録する 帰社遅れが続くときは、日時、影響した業務、本人の説明、会社が伝えた改善事項を記録します。休憩中の私的行動を細かく調べるのではなく、勤務開始時刻を守るという業務上の義務に焦点を当てることが重要です。 なお、事故や急病など緊急の可能性がある場合は、安全確認を優先します。単なる規律違反として扱う前に、連絡手段や状況に応じた対応を検討しましょう。 小規模な会社こそ休憩の運用を見直す 少人数の会社では、昼休み中も誰かが電話や来客に対応しなければならないことがあります。しかし、その必要性を理由に全員の外出を禁止すると、休憩時間の自由利用と矛盾するおそれがあります。交代制、留守番電話、受付時間の案内など、業務を回す方法を先に検討してください。 休憩時間の外出をめぐる問題は、外出ルールだけでなく、休憩取得、勤怠管理、就業規則の定め方が関係します。社員が自由に休めているか、業務上必要な管理はどこまでかを分けて考えることが大切です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成を取り扱っています。外出ルールの新設や変更を検討する際、現在の就業規則、勤務時間・休憩時間の設定、現場で困っている具体的な場面を整理して相談すると、実情に合った対応を検討しやすくなります。