社員の制服への着替え時間は労働時間？会社の判断と勤怠管理の注意点

「勤務時間中に銀行へ行きたい」「役所の手続きで1時間だけ職場を離れたい」。社員からこのような申し出があったとき、会社は必ず認めなければならないのでしょうか。また、外出を認めた場合、その時間の給与はどう計算すればよいのでしょうか。 勤務途中で私用のために業務を離れることは、一般に「中抜け」と呼ばれます。休憩時間の自由な外出とは異なり、勤務する予定だった時間をどう扱うかが問題になります。今回は、中小企業の経営者が確認したい承認の基準、勤怠記録、賃金の計算、社内ルールの整え方を説明します。 勤務中の私用外出を会社は認める必要がある？ 原則は勤務義務と社内ルールを確認する 所定労働時間中、社員には労働契約に従って働く義務があります。そのため、銀行での手続きや私的な買い物などを理由に、社員が当然に職場を離れられるわけではありません。会社は業務への影響や就業規則、これまでの運用を踏まえて、私用外出を承認するか判断できます。 ただし、会社が普段から中抜けを認めていたり、個別の合意をしていたりする場合は、その内容も確認が必要です。特定の社員だけを合理的な理由なく不利に扱うことは避け、判断基準をできるだけ統一しましょう。 休憩時間の外出とは区別する 労働基準法上の休憩時間は、労働から解放され、社員が自由に利用できる時間です。そのため、休憩時間中の外出は原則として自由であり、勤務中の私用外出とは区別して扱う必要があります。 会社が職場の安全管理や秩序維持などの理由から外出に関するルールを設ける場合も、休憩時間の自由利用を不当に制限しないように注意しましょう。まず「もともとの休憩時間内なのか」「所定労働時間中に業務を離れるのか」を切り分けることが大切です。 なお、通院、育児、介護などを理由とする申し出では、法令に基づく休暇・措置や個別の配慮が関係することがあります。単なる私用外出として一律に処理せず、事情と利用できる制度を確認してください。 中抜けした時間の給与はどうなる？ 実際に働いていない時間は無給とすることも可能 社員が私用で業務から完全に離れ、労働を提供していない時間については、原則として賃金を支払わない扱いが考えられます。厚生労働省のモデル就業規則にも、私用外出の時間分を基本給から控除する規定例があります。ただし、給与計算は労働契約や賃金規程の定めに従い、控除額が実際の不就労時間に対応するようにする必要があります。 例えば、月給制の社員が1時間の私用外出をした場合、規程で定めた時間単価に基づいて1時間分を控除する方法があります。月給を単純にその月の暦日数で割るなど、規程と異なる計算をその場で決めるのは避けましょう。固定手当の扱いも賃金規程を確認します。 「罰金」として余分に差し引かない 働かなかった時間に相当する賃金を支払わないことと、外出を理由に制裁として減給することは別問題です。例えば1時間の中抜けに対し、理由なく3時間分を差し引くような処理は適切ではありません。懲戒としての減給には労働基準法上の制限もあるため、混同しないようにしてください。 また、社員が外出中も会社からの電話対応や待機を命じられ、自由に時間を使えない場合は、単純に不就労時間と判断できない可能性があります。実際に労働から解放されていたかが重要です。 外出した分だけ終業時刻を延ばしてよい？ 終業時刻の繰下げは事前に取り決める 「1時間中抜けする代わりに、終業を1時間遅くする」という方法も考えられます。ただし、社員の申し出だけで自動的に勤務時刻が変わるわけではありません。始業・終業時刻は労働条件に関わるため、就業規則の定めや個別の合意を確認し、変更後の時間を明確にしておくことが大切です。 例えば通常は9時から18時、休憩1時間の社員が15時から16時まで中抜けし、19時まで勤務するケースを考えます。この場合、実働時間は8時間ですが、勤務時間帯が変わっています。外出前に会社と社員で取り扱いを確認し、実際の勤務開始・終了と中抜け時間を記録します。 残業代の判断は実労働時間で行う 中抜けの時間を差し引いても、別の日の残業やその日の実際の労働時間によっては割増賃金が必要になります。原則として法定労働時間は1日8時間、週40時間であり、法定時間外労働の要件に該当すれば割増賃金の支払いが必要です。単に「終業時刻を遅らせただけだから残業代は不要」と決めつけず、実労働時間と適用される労働時間制度を確認します。 時間単位の年次有給休暇で処理する選択肢もありますが、制度の導入には労使協定などの要件があります。会社が一方的に年休を充当することは避け、本人の希望と制度の有無を確認してください。 会社が実際に進めたい対応手順 申し出を受けたときに確認すること 最初に、外出する日、開始・終了予定時刻、業務への影響、代替対応の必要性を確認します。私生活の詳細まで不必要に尋ねるのではなく、承認の判断に必要な範囲で事情を聞きましょう。緊急の事情がある場合には、その事情も踏まえて柔軟に検討します。 次に、休憩時間の調整で対応するのか、不就労時間として給与控除するのか、勤務時刻を変更するのかを決めます。口頭で済ませる場合でも、後日の認識違いを防ぐため、メールや勤怠システムに承認内容を残すことが有効です。 勤怠と給与を一致させる 中抜けの開始・終了時刻を打刻や申請記録で把握し、給与計算担当者にも処理方法を共有します。外出中に業務へ戻った、予定より早く帰社したといった変更があれば、実績に合わせて修正します。会社が承認した時間と実際の不就労時間が一致しているか、給与締切り前に確認してください。 無断外出があった場合も、直ちに重い処分を決めるのではなく、事実関係、連絡できなかった事情、過去の指導や規程の内容を確認します。勤怠の訂正と服務上の指導は分けて検討することが重要です。 中抜けが繰り返される会社はルールを整備する 私用外出がたびたび発生する職場では、担当者ごとの判断に任せると不公平感や給与計算ミスが生じやすくなります。申請先、承認権者、申請期限、勤怠の記録方法、給与控除の計算方法、終業時刻変更の可否を整理し、就業規則や運用マニュアルに反映させましょう。 ただし、すべての会社が複雑な制度を設ける必要はありません。少人数の職場なら、まずは申請と記録の方法を統一するだけでも改善につながります。一方、従業員によって勤務形態が異なる場合や、これまでの賃金処理が曖昧な場合は、規程の見直しを含めた検討が有用です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談、給与計算、就業規則の作成・変更を取り扱っています。中抜けの承認基準や賃金処理に迷うときは、就業規則・賃金規程・雇用契約書・勤怠記録・給与明細などを整理して相談すると、具体的な運用を検討しやすくなります。社員の事情に配慮しながら、会社として一貫した労務管理を行うことが大切です。

昼休みになると社員が社外へ出かけ、予定時刻までに戻らないことがある。あるいは、急な来客に備えて誰かには社内に残ってほしい。このような事情から、経営者が「休憩時間中の外出を禁止したい」と考えることがあります。 しかし、休憩時間は会社が自由に使い方を指示できる時間ではありません。一方で、職場の秩序や安全を守るための合理的なルールまで一切設けられないわけでもありません。外出禁止、許可制、届出制の違いと、会社が実際に確認したい対応を整理します。 休憩時間中の外出は原則として自由にできる 労働基準法が保障する「自由利用」とは 労働基準法第34条第3項は、使用者に休憩時間を自由に利用させる義務を定めています。休憩とは、労働者が労働から離れることを保障された時間です。食事や私用の買い物、散歩など、基本的に社員自身が過ごし方を決められます。 したがって、休憩時間中の外出を一律に禁止する場合でも、それだけで直ちに違法になるとは限りません。ただし、事業場内で自由に過ごせる状態が保障されているか、外出制限に合理的な理由があるかなどを踏まえて判断する必要があります。就業規則に定めれば、どのような外出制限も認められるわけではありません。 外出許可制が直ちに違法になるとは限らない 厚生労働省は、事業場内での自由利用が保障されている場合、休憩中の外出を許可制にすることが必ずしも違法ではないと説明しています。ただし、外出の申し出を不許可とすることは難しく、社員の同意を得て届出制とすることが望ましいとしています。 ここで重要なのは制度の名称より運用実態です。「許可制」と称していても、理由を問わず外出を認めなかったり、休憩中の行動を過度に監視したりすれば、自由利用を妨げるおそれがあります。実務上は、労働者の同意を得たうえで、外出時や帰社時の届出を求める方法が望ましいでしょう。 会社が外出ルールを設ける前に確認したいこと 目的は所在確認か、それとも社内待機か まず、外出を制限したい理由を具体化しましょう。災害時の所在把握、建物の施錠管理、来客対応などでは必要な対策が異なります。所在確認が目的なら、外出先の詳細を尋ねるよりも、外出・帰社時刻の届出で足りる場合があります。 一方、「電話が鳴ったら出てほしい」「急な来客があれば対応してほしい」という理由で社員を待機させる場合は注意が必要です。電話や来客への対応を義務付けている場合、実際に対応が発生しなかったとしても、待機している時間は休憩ではなく労働時間に該当します。休憩時間として扱うのであれば、社員を業務から完全に解放し、自由に過ごせる状態にしなければなりません。 休憩の長さと取得状況も確認する 労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩が必要です。休憩は労働時間の途中に与える必要があります。外出管理を考える際も、まず所定の休憩を実際に取得できているかを確かめてください。 特に少人数の職場では、交代で電話番をしているつもりでも、担当者が自由に休めていないことがあります。必要な業務は勤務時間として扱い、別に休憩を確保するなど、勤務体制そのものを見直すことが先決です。 外出ルールを整備する具体的な進め方 届出制を基本に必要な情報を絞る 実務上は、外出を一律に禁止するより、外出時と帰社時に簡単な届出を求める方法を検討できます。例えば、外出予定と帰社予定時刻を共有する運用です。私用の行き先や目的を毎回詳細に申告させる必要性があるかは慎重に考えましょう。 届出の方法も、紙の台帳、社内チャット、勤怠システムなど職場に合うものを選びます。社員に過度な負担をかけず、必要な情報だけを管理することが継続的な運用につながります。 就業規則と現場の説明を一致させる 外出時の届出方法、帰社予定時刻の連絡、遅れる場合の報告先などを明文化する場合は、既存の就業規則や服務規律との整合性を確認します。社員の自由利用を不当に狭める内容になっていないかも点検してください。 ルールを変更する際は、なぜ届出が必要なのかを説明することが大切です。「無断外出を取り締まるため」ではなく、「緊急時の連絡と所在確認のため」など、実際の目的を伝えることで、不要な対立を防ぎやすくなります。 社員が戻らない・連絡が取れない場合の対応 まず事実を確認し、休憩中の行動と区別する 例えば、13時に休憩が終わる社員が13時20分に戻ったとします。この場合、問題の中心は休憩中に外出したことではなく、所定の勤務開始時刻に就業できなかったことです。外出自体を理由に直ちに懲戒処分を検討するのではなく、帰社時刻、連絡の有無、交通機関の遅延や体調不良などの事情を確認します。 遅刻に相当する時間の賃金の取扱いや注意指導は、就業規則、賃金規程、実際の勤務状況を踏まえて判断します。本人の説明を聞かずに一律の罰金を科したり、給与から任意の金額を差し引いたりすることは避けてください。 繰り返す場合は指導内容を記録する 帰社遅れが続くときは、日時、影響した業務、本人の説明、会社が伝えた改善事項を記録します。休憩中の私的行動を細かく調べるのではなく、勤務開始時刻を守るという業務上の義務に焦点を当てることが重要です。 なお、事故や急病など緊急の可能性がある場合は、安全確認を優先します。単なる規律違反として扱う前に、連絡手段や状況に応じた対応を検討しましょう。 小規模な会社こそ休憩の運用を見直す 少人数の会社では、昼休み中も誰かが電話や来客に対応しなければならないことがあります。しかし、その必要性を理由に全員の外出を禁止すると、休憩時間の自由利用と矛盾するおそれがあります。交代制、留守番電話、受付時間の案内など、業務を回す方法を先に検討してください。 休憩時間の外出をめぐる問題は、外出ルールだけでなく、休憩取得、勤怠管理、就業規則の定め方が関係します。社員が自由に休めているか、業務上必要な管理はどこまでかを分けて考えることが大切です。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の労務管理や就業規則作成を取り扱っています。外出ルールの新設や変更を検討する際、現在の就業規則、勤務時間・休憩時間の設定、現場で困っている具体的な場面を整理して相談すると、実情に合った対応を検討しやすくなります。

会社が定期健康診断を案内しても、「忙しいので行けません」「健康には自信があるので必要ありません」と受診を断る社員がいることがあります。何度も案内しているのに受けてもらえない場合、会社としてどこまで指示できるのか、受診しない社員をそのままにしてよいのか、判断に迷う経営者もいるでしょう。 定期健康診断は、社員本人の健康管理だけでなく、会社が負う安全衛生上の義務にも関わります。ただし、拒否の理由を確認せず、直ちに処分する対応は適切とは限りません。受診対象者の確認から、本人への説明、代替受診の扱い、記録の残し方まで順に整理します。 会社の健康診断は社員の希望だけで断れるものではない 会社には実施義務、対象となる社員には受診義務がある 労働安全衛生法第66条は、事業者に法定の健康診断を実施する義務を定めるとともに、対象となる労働者にも受診義務を定めています。一般的な定期健康診断は、常時使用する労働者について原則として1年以内ごとに1回実施します。深夜業など特定の業務に従事する場合には、別の実施頻度が定められることがあります。 ここで重要なのは、すべての社員に同じ健康診断が必要とは限らない点です。正社員だけでなく、契約期間や所定労働時間などの条件によってはパート・有期契約社員も対象になります。まずは本人が法定健康診断の対象か、必要な検査項目は何かを確認してください。 会社指定の医療機関でなければならないわけではない 社員が会社の指定した医師による受診を望まない場合でも、法定の健康診断に相当する健診を別の医師から受け、結果を証明する書面を会社に提出する方法が認められています。したがって、「指定病院には行きたくない」という申し出と、「健康診断自体を一切受けない」という拒否は区別する必要があります。 本人が別の医療機関で受診したいと希望したら、必要な検査項目、受診時期、結果の提出方法を事前に説明しましょう。本人が普段受けている人間ドックなども、必要項目を満たすかを確認せずに代替扱いにはできません。 受診を拒む理由を聞き、受けられる条件を整える 多忙・予約の問題なら日程を調整する 受診しない理由が業務の繁忙や予約の取りにくさであれば、まず会社側の受診機会の確保に問題がないか確認します。会社が受診を求めながら業務を優先させ、社員が健診に行けない状態を続けているなら、単に本人の非協力とはいえません。 受診予定日の業務を調整する、複数の日程を案内する、予約方法を分かりやすく伝えるなど、実際に受診できる環境を整えましょう。定期健康診断の受診時間の賃金については、一般の健診と特殊健康診断とで扱いが異なるため、会社の運用や対象の健診を確認することも必要です。 検査への不安や個人的事情は個別に確認する 検査への不安、過去のつらい経験、体調、障害、宗教上の事情などが背景にある場合も考えられます。本人に理由を尋ねる際は、必要以上に病歴や私生活の詳細を求めず、受診に向けてどのような配慮が必要かを中心に話し合います。 例えば、特定の検査に強い不安がある場合には、医療機関に相談できる事項や、医師の判断が必要な事項を整理します。法定項目を会社や本人の判断だけで省略するのは避けてください。健康情報を扱う担当者も必要な範囲に限定することが大切です。 受診しない社員への説明と指導は段階的に進める 最初は義務と選択肢を具体的に説明する 口頭で「受けてください」と繰り返すだけでは、本人に義務や手続きが伝わらないことがあります。対象となる健診の種類、受診が必要な理由、受診できる期間、指定医療機関以外で受ける場合の条件、結果の提出先を明確に伝えましょう。 説明後は本人の回答を確認し、受診予定が立たない理由を記録します。案内した日時、提示した日程、本人からの申し出、会社が行った調整などを簡潔に残しておくと、対応経過を後から確認できます。記録は本人を責めるためではなく、会社が必要な措置を講じたかを整理するためのものです。 繰り返し拒否する場合は文書による指導を検討する 十分な受診機会を用意し、代替受診の方法も説明したのに、合理的な理由が示されないまま拒否が続く場合には、文書で受診を求めることを検討します。文書には、受診対象である根拠、受診期限、相談窓口、受診できない場合の連絡方法を記載し、本人の事情を再確認できる余地を残します。 受診義務があるからといって、会社が身体検査を物理的に強制できるわけではありません。また、直ちに減給や出勤停止などの懲戒処分を行えると考えるのも危険です。処分の可否は就業規則の根拠、指示の合理性、拒否の理由、これまでの指導経過、処分の相当性などによって判断が変わります。 会社が避けたい対応と健診後の管理 未受診の放置や形式的な受診済み処理をしない 健診を受けない社員がいる場合、「本人が拒否したから会社には責任がない」と決めつけず、受診を促した経過と未受診の状況を継続して管理しましょう。未受診者を受診済みとして記録したり、実施していない検査の結果を補ったりしてはいけません。 一方、社員が外部で受診した結果を提出した場合には、法定項目が満たされているかを確認し、必要な結果記録や事後措置につなげます。健診結果は機微な健康情報です。人事評価など本来の目的と関係のない利用を避け、保管・閲覧の範囲を適切に管理する必要があります。 健診結果を受け取って終わりにしない 健康診断を実施した後も、結果の記録、本人への通知、異常所見がある場合の医師等からの意見聴取など、会社に求められる対応があります。必要に応じて就業上の措置を検討することになりますが、検査数値だけで会社が独自に就業禁止や配置変更を決めることは避け、医学的意見を踏まえて判断します。 なお、すでに受診した社員に再検査が必要とされた場面は、今回の「法定健診そのものを受けない」という問題とは別です。未受診者の管理と健診後の事後措置を分けて整理すると、担当者の対応も明確になります。 対応に迷ったときは何を準備して相談するか 例えば、社員が「毎年、自分で健康診断を受けている」と話しているのに結果を提出しない場合は、まず受診した検査の内容と結果提出の可否を確認します。一方、受診を拒む理由が体調や検査への不安である場合は、日程調整だけでは解決しないこともあります。いずれも、事情を確認せず一律に懲戒処分へ進むのは避けたいところです。 相談にあたっては、対象社員の雇用形態と勤務時間、健診の案内文、これまでの受診勧奨記録、本人の回答、就業規則の健康診断・服務規律・懲戒に関する条項を準備すると、論点を整理しやすくなります。健康情報そのものは、相談に必要な範囲で取り扱ってください。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般に関する相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。健康診断を受けない社員への説明や指導、就業規則との整合性について判断に迷う場合には、状況を整理したうえで相談することが考えられます。大切なのは、会社の義務を果たすことと、社員それぞれの事情に配慮することを両立させる対応です。