社員から通院のため勤務時間の調整を求められたら？会社の対応と注意点

社員が急な顧客対応や納期の都合で深夜まで残業し、帰宅したのが午前0時を過ぎていた。それでも翌朝は普段どおり午前9時に出勤してもらってよいのでしょうか。中小企業では、限られた人数で業務を回しているため、翌日の勤務を調整したくても代わりの担当者が見つからないことがあります。 この問題では、法律上必ず確保しなければならない休息時間があるのか、社員の健康を守るために会社が何を検討すべきか、始業時刻を遅らせた場合の給与をどう扱うかを分けて考える必要があります。深夜残業が発生したときの確認事項と対応手順を整理します。 深夜残業の翌朝も通常どおり出勤させられる？ 一律に何時間休ませるという法律上の規制はあるか 一般の民間企業について、終業から翌日の始業まで一律に11時間などの休息時間を確保することが、すべての事業場に法律で義務付けられているわけではありません。勤務間インターバル制度の導入は、労働時間等設定改善法に基づく事業主の努力義務です。したがって、制度を導入していない会社で、前夜の残業だけを理由に翌朝の通常出勤が直ちに違法になるとは限りません。 ただし、会社が自由に連続勤務を命じてよいという意味ではありません。労働基準法上の労働時間、休憩、休日、時間外・休日労働の上限規制を守る必要があります。加えて、会社には労働契約法上、社員の生命や身体の安全に配慮する義務があります。疲労の程度や仕事の危険性によっては、通常出勤を見直す必要があります。 勤務間インターバル制度とは 勤務間インターバル制度は、前日の終業時刻から翌日の始業時刻までに一定の休息時間を確保する仕組みです。例えば午後11時に終業した社員について、11時間の休息を確保する社内ルールであれば、翌日の始業時刻は午前10時以降となります。11時間は制度設計の一例であり、すべての会社に一律に適用される法定の時間数ではありません。 すでに就業規則や労使協定、社内規程で休息時間を定めている会社では、その定めに従った運用が必要です。まず自社のルールを確認してください。 翌朝の出勤を判断する前に確認したいこと 実際の終業時刻と翌日の業務 最初に確認したいのは、社員が何時まで実際に働いたかです。勤怠記録だけでなく、業務連絡や持ち帰り作業の有無も必要に応じて確認します。会社の指示による作業や、黙示の指示の下で行われた作業は労働時間に当たる場合があります。 次に、翌日の仕事内容を確認します。車両の運転、機械操作、高所作業など、疲労による事故の危険が高い業務では、始業時刻の変更だけでなく担当業務の変更も検討すべきです。また、マイカー通勤やバイク・自転車通勤の社員がいる場合、極度の睡眠不足による通勤途中の居眠り運転事故リスクにも配慮しなければなりません。過度な疲労を把握しながら漫然と出勤を命じた場合、会社の安全配慮義務違反が問われるおそれがあります。事務作業でも、睡眠不足による判断ミスや体調悪化を軽視できません。 残業が例外的か、繰り返されているか 突発的なトラブルで一度だけ深夜残業が発生した場合と、毎週のように遅い時間まで働いている場合では、会社が検討すべき対応が異なります。後者では、翌朝だけを調整しても長時間労働の問題が残ります。業務量、人員配置、納期設定、管理職の指示方法を見直す必要があります。 時間外・休日労働が36協定の範囲内か、上限規制を超えていないかも確認します。長時間労働者への医師による面接指導など、労働安全衛生法上の対応が必要となる場合もあります。 翌日の勤務時間を調整するときの実務対応 始業時刻の繰下げや業務変更を検討する 例えば午後11時まで働いた社員が翌朝9時に出勤する予定であれば、休息時間は10時間です。会社の制度や本人の体調、翌日の仕事を踏まえ、午前10時や11時からの勤務に変更できないか検討します。必要に応じて午前中の業務を別の社員に引き継ぐ、会議を延期する、危険性の高い作業を外すといった対応も考えられます。 始業時刻を変更するときは、本人に理由と変更後の勤務時間を伝え、勤怠システムにも正しく反映します。本人の希望だけに任せず、上司や人事担当者が判断を記録しておくと、同様の事態が起きたときにも対応を統一しやすくなります。 遅らせた時間の給与はどうするか 始業時刻を遅らせた時間を有給扱いにするのか、終業時刻も繰り下げて所定労働時間を確保するのか、勤務を免除して賃金をどう扱うのかは、就業規則や労働契約、変更の経緯によって判断が変わります。会社が勤務を免除した場合には、労働基準法26条の休業手当が問題となることもあります。単純に「働いていない時間だから無給」と処理するのは避けてください。 また、前夜に発生した時間外労働や深夜労働の割増賃金は、翌朝の勤務時間を短くしたことによって当然に消えるものではありません。給与計算では前日と翌日の労働時間をそれぞれ正確に記録し、法定労働時間や割増賃金の要件に従って処理します。 繰り返さないための社内ルールの整え方 緊急対応時の連絡・承認ルートを決める 深夜残業が発生するたびに経営者が個別判断していると、部署や上司によって扱いが変わりやすくなります。一定時刻を超えて勤務した場合は誰に報告するか、翌朝の出勤を誰が決めるか、取引先との調整を誰が行うかを決めておくと実務が安定します。 例えば、午後10時以降まで勤務した社員については、上司が翌朝の業務予定と本人の体調を確認し、人事担当者と勤務調整を協議するという運用が考えられます。 制度を導入する場合は例外処理まで定める 勤務間インターバル制度を導入する場合は、確保する休息時間、対象者、始業時刻の繰下げ方法、給与の取扱い、緊急対応時の例外、勤怠管理方法を整理します。制度を設けるだけで、実際には翌朝の会議に必ず出席させているようでは機能しません。 就業規則に定める内容と、現場の運用を一致させることが重要です。勤務時間制度の変更によって労働条件に影響が生じる場合には、必要な手続きや社員への説明も確認します。 会社だけで判断しにくいときは労務相談を 一度の突発的な残業であれば、実際の終業時刻と翌日の業務、本人の体調を確認し、上司と人事担当者で勤務を調整できる場合があります。一方、深夜残業が繰り返される、始業時刻を遅らせた際の賃金処理が決まっていない、部署ごとに運用が違うといった場合は、社内ルールを含めた見直しが必要です。 相談の際には、直近の勤怠記録、36協定、就業規則、雇用契約書、給与計算の方法、深夜残業が発生する業務の内容を用意すると、論点を整理しやすくなります。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。翌朝の勤務調整をどのように運用するか迷う場合は、実際の勤務状況と社内規程を確認したうえで相談することをお勧めします。

社員から「親が亡くなったので、数日休ませてください」と連絡を受けたとき、会社は何日間の休暇を認めればよいのでしょうか。給与を支払う必要があるのか、就業規則に忌引き休暇の定めがない場合はどうするのか、判断に迷う経営者もいるでしょう。 忌引き休暇は、会社が独自に設けることの多い特別休暇です。法律上の年次有給休暇とは異なり、日数や給与の扱いは社内規程などによって変わります。この記事では、申請を受けた際の確認事項から、規程がない場合の対応、今後の制度整備まで説明します。 忌引き休暇は法律で義務付けられている？ 忌引き休暇は会社が設ける特別休暇 労働基準法は、親族が亡くなった場合に一律何日間の忌引き休暇を与えるべきかを定めていません。忌引き休暇を設けるかどうか、対象となる親族、付与日数などは、原則として会社が制度設計する事項です。 ただし、会社が就業規則や労働契約で忌引き休暇を定めている場合、単に法定外の休暇だからという理由で申請を無視したり、規定に反して拒んだりすることはできません。まず自社の定めを確認することが出発点です。 年次有給休暇との違い 年次有給休暇は、法律上の要件を満たした労働者に付与される休暇です。一方、忌引き休暇は会社独自の制度で、年次有給休暇の残日数とは別に管理するのが一般的です。 忌引き休暇の制度がない場合でも、社員が年次有給休暇を請求することはできます。年休については、事業の正常な運営を妨げる場合の時季変更権など、法律上のルールに沿って対応しなければなりません。「忌引き制度がないから休めない」と一括して説明しないよう注意しましょう。 申請を受けたら何を確認する？ 対象となる親族と休暇日数 就業規則の慶弔休暇規定に、配偶者、父母、子、祖父母、兄弟姉妹など、どの範囲の親族を対象としているかを確認します。本人との続柄によって日数を分けている会社もありますが、全国共通の法定日数はありません。 「父母は何日、祖父母は何日」といった具体的な数字を、他社の例だけで自社の義務と考える必要はありません。反対に、既存の規程に日数が書かれていれば、その内容を基本に判断します。死亡日から数えるのか、葬儀日から数えるのかも確認が必要です。 休日や遠方への移動をどう扱うか 例えば、金曜日に親族が亡くなり『3日間の忌引き休暇』を取得する場合、土日を挟むと扱いが大きく異なります。暦日計算であれば『金・土・日』で消化され、所定労働日としては金曜の1日しか休めません。一方、所定労働日計算であれば土日を除いて『金・月・火』と休めるため、月曜日の葬儀にも対応しやすくなります。トラブル防止のため、起算日とあわせて明確にしておく必要があります。暦日で数える規定なのか、所定労働日だけを数える規定なのかを確認してください。 遠方への移動が必要な場合の追加日数、分割取得の可否、申請期限も判断が分かれやすい点です。規程が曖昧なまま担当者ごとに扱いを変えると、後に不公平感が生じかねません。判断した理由を記録しておくと、次回の運用にも役立ちます。 申請方法と確認資料 突然の不幸では、社員が事前に正式な申請書を提出できないこともあります。まず電話やメールなどで休む予定と連絡方法を確認し、必要な書類は後日提出としてもよいか検討しましょう。 提出書類として会葬礼状を求める企業が多いですが、近年増えている家族葬や直葬では会葬礼状が発行されないことも珍しくありません。葬儀の案内状（訃報案内）、葬儀社の施行証明書・領収書、死亡診断書のコピーなど、代替となる確認方法をあらかじめ定めておくと現場の混乱を防げます。 忌引き休暇中の給与は支払う必要がある？ 有給か無給かは規程を確認する 忌引き休暇を有給にするか無給にするかについて、法律上の一律の義務はありません。会社が有給の特別休暇として定めているなら、規定に従って給与を支払います。無給と定めている場合には、その定めと労働契約の内容を確認して処理します。 「特別休暇だから当然に有給」「欠勤と同じだから必ず無給」という理解は、どちらも正確ではありません。就業規則の休暇条項だけでなく、賃金規程に別の定めがないかも確認してください。 月給者・時給者の給与計算に注意 月給制では、忌引き休暇を無給とする場合の控除方法が問題になります。月給に何が含まれるか、欠勤控除の計算式はどうなっているかを確認し、恣意的な控除を避ける必要があります。 時給制の社員についても、特別休暇の対象者に含まれるか、有給の場合の支払額をどう定めているかが重要です。正社員とパートタイマーで制度に差を設ける場合には、職務内容や雇用管理の実態などを踏まえ、不合理な待遇差にならないか検討します。 就業規則に忌引き休暇の規定がない場合 まず今回の申請をどう扱うか決める 忌引き休暇の制度がない会社では、法律上当然に特別休暇を付与する義務が生じるわけではありません。ただし、過去に同じ事情で有給の休暇を認めていた場合などは、従来の運用や社員への説明も確認する必要があります。 今回の申請については、年次有給休暇の利用希望があるか、欠勤として扱うか、会社が特例として休暇を認めるかを整理します。特例対応をするなら、対象日、給与の扱い、今後も同様の対応を約束するものかなどを、誤解のないよう伝えましょう。 今後に備えて規程を整備する 忌引き休暇を制度化する場合は、対象親族、日数、起算日、休日の算入方法、有給・無給、申請方法、遠方移動時の取扱いなどを具体的に定めます。規定を作るだけでなく、給与計算担当者が同じ基準で処理できるようにすることが重要です。 常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出が必要で、変更時も所定の手続きが必要です。10人未満でも、休暇のルールを文書化して周知することには意味があります。既存制度を不利益に変更する場合は、単なる社内通知だけで足りるとは限らず、労働契約法上の問題も検討しなければなりません。 判断が分かれる場面と会社の対応例 従業員8人の会社で、入社2年目の社員から「祖母が亡くなり、遠方で葬儀があるため3日休みたい」と申し出がありました。就業規則には年次有給休暇の記載はありますが、忌引き休暇の定めはありません。 この場合、会社が最初に行うのは、休む必要がある日程と社員の希望を確認することです。社員が年次有給休暇を希望するなら、その申請として扱うことを検討します。会社独自の特別休暇を設けていないことだけを理由に、年休の請求まで拒否することはできません。 一方、会社が今回に限り特別に有給の休暇を認めるなら、その条件を明確にし、他の社員への今後の対応も見据えて制度化の要否を検討します。過去の取扱いと異なる判断をする場合は、理由を説明できるようにしておきましょう。 労務相談が役立つ場面と準備しておきたい資料 単発の申請で、規程が明確なら社内で処理できることもあります。しかし、休暇日数の数え方が曖昧、有給・無給の定めが食い違う、正社員とパートの扱いが異なる、過去の運用と今回の判断が一致しない、といった場合には、制度全体の確認が有用です。 相談前には、就業規則と賃金規程、雇用契約書、今回の申請内容、過去の慶弔休暇の取扱記録、給与計算方法を整理しておくと、論点を具体的に検討できます。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務全般の相談や就業規則の作成・変更を取り扱っています。忌引き休暇の個別対応だけでなく、社員に説明しやすく、給与計算でも迷わない休暇制度に整えたい場合は、現行規程と運用状況をもとに相談することができます。

社員から「生理痛がひどいので今日は休みたい」と連絡を受けたとき、会社はどのように対応すればよいのでしょうか。急な欠勤で業務の調整が必要になる一方、休暇を認める条件や給与の扱いが分からず、判断に迷う経営者もいるでしょう。 生理休暇は、会社が任意に設ける福利厚生とは異なり、労働基準法に定められた制度です。ただし、休暇中の賃金や申請方法など、会社で整理しておくべき事項もあります。この記事では、中小企業が社員から生理休暇を請求された際の初動から、就業規則・勤怠管理の見直しまで解説します。 生理休暇はどのような場合に認める必要がある？ 労働基準法第68条は、生理日の就業が著しく困難な女性が休暇を請求したとき、使用者はその生理日に就業させてはならないと定めています。つまり、対象となる社員から請求があれば、会社の繁忙や人員不足だけを理由に勤務を求めることはできません。 「生理中なら必ず休める」という制度ではない 法律が対象とするのは、生理による症状のため、現実に就業が著しく困難な場合です。生理中であるという事実だけで一律に休暇が成立するわけではありません。一方、痛みなどの程度には個人差があり、会社が外見や普段の勤務状況だけで軽い症状だと決めつけることも適切ではありません。 申出を受けた際は、まず勤務が難しい状態であることと、必要な休暇の時間帯を確認します。症状の詳細を人前で説明させたり、必要以上に踏み込んだ質問をしたりしない配慮が重要です。 正社員以外からの申請も対象になる 生理休暇は正社員だけの制度ではありません。パートやアルバイト、契約社員なども、法律の要件に該当すれば請求できます。雇用形態や勤続年数を理由に一律に対象外とする運用は避けてください。 当日の申請や診断書の提出にはどう対応する？ 急な申し出でも、まず休暇の必要性を確認する 生理に伴う症状は当日になって強くなることもあります。会社の通常の欠勤連絡ルールは案内できますが、事前申請がなかったという理由だけで、法律上認められる生理休暇を拒むことはできません。 例えば、始業前に社員から「午前中は働けない」と連絡があった場合は、午前中の休暇として取り扱い、午後の出勤が可能かどうかは本人の状態を踏まえて確認します。連絡を受けた管理者は、必要な業務の引継ぎや代替要員の調整を別途進めましょう。 原則として医師の診断書は不要 厚生労働省の解釈では、生理日の就業が著しく困難であることについて、原則として特別な証明は必要ありません。特に証明が必要と認められる場合でも、医師の診断書のような厳格な証明を一律に要求することは制度の趣旨に合いません。 毎回の診断書提出を休暇取得の条件にすると、必要なときに利用できない運用になりかねません。申請に疑問がある場合も、まず本人への確認や運用上の問題点の整理から始め、安易に虚偽申請と断定しないことが大切です。 休暇の日数と給与はどう取り扱う？ 日数の上限を設けて取得を制限できない 症状の程度や継続期間は人によって異なります。そのため、就業規則に「生理休暇は月1日まで」と定め、その日数を超える請求を一律に認めない扱いはできません。また、生理休暇は1日単位だけでなく、半日や時間単位で請求することも可能です。 例えば、午前中だけ就業が難しく、午後には勤務できる場合、必要な時間の休暇を認める運用が考えられます。会社は申請した時間と実際の勤務時間を分けて記録し、後日の給与計算で混同しないようにします。 有給か無給かは会社の規定を確認する 生理休暇を有給にすることは法律上義務づけられていません。無給とすることもできます。ただし、会社の就業規則や賃金規程、労働契約で有給と定めている場合は、その内容に従う必要があります。 給与計算では、生理休暇として休んだ時間に賃金を支払う規定があるかを先に確認します。無給の規定がある場合でも、月給者の控除方法や時間単位の計算方法が曖昧だと、担当者ごとに扱いが異なるおそれがあります。欠勤控除の計算式、勤怠コード、給与明細への反映方法を統一しておくとよいでしょう。 なお、無給とすること自体は問題ありませんが、生理休暇を取得したことを理由に皆勤手当を一律不支給としたり、賞与査定で著しいペナルティを科したりする行為は、判例上「取得を著しく制限するもの」として違法・無効と判断されるリスクがあります。過度な不利益取扱いにならないよう設計が必要です。 生理休暇と年次有給休暇は別の制度です。本人が年次有給休暇の利用を希望する場合は、その申請を別途適切に扱いますが、会社が本人の意思を確認せず一方的に年休を消化させる運用は避けてください。 職場での申請・勤怠管理をどう整える？ 申請先と情報の共有範囲を限定する 小規模な職場では、休暇の理由が他の社員に伝わりやすいことがあります。しかし、休暇取得のために把握した体調に関する情報を、業務調整に必要な範囲を超えて共有する必要はありません。 例えば、直属の上司または人事担当者を申請窓口とし、他の社員には「本日午前は休暇」とだけ伝える方法が考えられます。勤怠システムの閲覧権限や申請書の保管場所も確認し、本人が相談しやすい環境を整えます。 就業規則と実際の運用を一致させる 就業規則を確認するときは、生理休暇の対象、申請方法、賃金の有無、時間単位の取扱い、勤怠記録の方法を点検します。規定が古く、診断書の一律提出や取得日数の上限など、法令の趣旨に合わない条件が残っていないかにも注意が必要です。 規定だけを変更しても、現場の管理職が制度を理解していなければ、申請を断ったり、不必要な説明を求めたりする可能性があります。社内の連絡手順と管理者向けの説明を合わせて整備することが重要です。 判断に迷う場合は何を準備して相談する？ 例えば、少人数の店舗で当日の生理休暇の申出があり、代わりの担当者が見つからない場面を考えてみます。この場合も、人手不足だけを理由に法定の休暇を拒むことはできません。まず休暇を必要とする時間を確認し、業務の優先順位を変更するなど、会社側で調整します。 その後、同じような事態に備えて、欠員時の連絡体制や勤怠処理を見直します。社員個人の問題として処理するのではなく、誰が休んでも一定の業務を継続できる体制を検討することが、長期的な労務管理につながります。 相談に際しては、就業規則、賃金規程、勤怠管理の方法、申請時の連絡ルール、実際に判断に迷った場面を整理しておくと、検討すべき点が明確になります。社員の体調については、相談に必要な範囲の情報にとどめましょう。 城田社会保険労務士事務所では、中小企業の人事・労務に関する相談や、就業規則の作成・変更、給与計算に関する業務を取り扱っています。生理休暇の申請対応や賃金の扱い、社内規定と実際の運用に不一致がある場合には、現状を整理したうえで専門家に相談することも有効です。社員が必要な休暇を取得でき、会社も迷わず対応できる仕組みを整えていきましょう。