従業員が10人になったら就業規則は必要？人数の数え方と作成・届出の進め方

「月給の社員が病気で数日休んだ。給与から何日分を差し引けばよいのだろう」「基本給以外の手当も計算に含めるのだろうか」　毎月一定額を支払っている場合でも、欠勤した月の給与計算に迷うことがあります。 欠勤控除を考えるときは、まず休みの種類と賃金の定めを確認し、対象となる日数や時間、計算の基礎となる賃金を整理します。この記事では、中小企業の経営者が給与計算の前に確認したい点と、計算後の説明の進め方を解説します。 まず「欠勤」として扱う日を確認します 給与を計算する前に、勤務予定表、勤怠記録、本人からの連絡を照らし合わせ、その日がもともと働く予定の日だったかを確認しましょう。所定休日と、所定労働日に休んだ日を同じように数えることはできません。打刻がない日も、入力漏れや勤務場所の変更が原因の場合があります。 病気による欠勤として連絡を受けていても、年次有給休暇の申請があったか、会社独自の有給の病気休暇が適用されるかなどを確認します。年次有給休暇として適法に取得した日について、欠勤として給与を差し引かないようにしましょう。有給休暇中に支払う賃金は、法律上の定めと会社が採用する計算方法を確認します。 また、会社の都合で仕事を休ませた日や、業務上の病気・けがで休んだ日は、本人都合の欠勤と同じ扱いにできるとは限りません。休業手当や労災保険の給付など、別の制度を確認する必要があります。休んだ理由だけで直ちに給与処理を決めず、実際の事情と適用される制度を整理しましょう。 月給の定めと欠勤控除の規定を確認します 月給制という呼び方だけでは、欠勤した場合に給与がどうなるかは分かりません。欠勤分を差し引く定めのある月給制もあれば、欠勤によって減額しない定めもあります。労働条件通知書や雇用契約書、就業規則、賃金規程を確認し、その社員に適用される条件を把握しましょう。 働かなかった時間に対応する賃金を支払わないことを、一般に「ノーワーク・ノーペイ」といいます。ただし、実際に控除するかどうかは、法令のほか、契約や規則の内容を踏まえて判断します。休んだ理由や会社の制度によって賃金の支払いが必要な場合もあります。 東京労働局は、欠勤などによる不就労時間分の控除は契約や就業規則に基づいて行うことができる一方、その計算方法自体は労働基準法に定めがないと説明しています。規定が曖昧な場合に、給与計算の担当者がその月だけ独自の方法を決めると、契約や従来の取扱いと食い違うおそれがあります。 控除額は対象賃金と日数・時間を整理して計算します 計算方法として、月の平均所定労働日数や月の暦日数などを基礎にする考え方があります。どの方法を採用しているかは会社の定めを確認します。計算の基礎に含める手当、半日欠勤や時間単位の不就労の扱い、端数処理も確認が必要です。基本給だけを使うと決めつけず、手当の性質と規定を照らし合わせましょう。 例えば、仮に賃金規程で「基本給を月平均所定労働日数で割った額に欠勤日数を掛ける」と定め、対象社員の基本給が月24万円、月平均所定労働日数が20日、対象となる欠勤が2日であったとします。この例の控除額は、24万円÷20日×2日で2万4,000円です。実際の支給額は、ほかの賃金項目や法定控除なども含めて別途計算します。 規定の対象賃金や手当の取扱いに疑問がある場合は、過去の運用も含めて確認してから計算しましょう。月ごとの所定労働日数や暦日数を使う定めであれば、同じ欠勤日数でも結果は異なります。年間カレンダーを作成して、毎年月ごとの所定労働日数を決定したり、他にも方法があるため、就業規則や賃金規程を確認しましょう。 欠勤控除と制裁としての減給は区別します 働かなかった分を定めに従って計算することと、無断欠勤などへの罰として賃金を減らすことは別の問題です。例えば、1日の欠勤に対して、働かなかった分に加えて一律の罰金を差し引くことを、その場の判断で行うべきではありません。 制裁としての減給を設ける場合には就業規則上の定めが必要で、労働基準法には減給額の上限があります。さらに、規定があればどのような処分でも認められるわけではなく、事実関係や処分の相当性を慎重に検討する必要があります。勤怠上の問題への指導と給与計算を混同しないことが大切です。 仕事に穴が空いたことを理由に、会社が被った損害を給与から一方的に差し引くことも原則としてできません。賃金は原則として全額を支払う必要があるため、損害の有無や対応に迷うときは、給与支払前に専門家へ確認しましょう。 計算後は内訳を確認し、分かる形で説明します 控除額を確定する前に、欠勤日数、対象賃金、使用した日数・時間の分母、端数処理を再確認します。給与明細には内容が分かるように記載し、社員から質問があったときに根拠となる規定と計算過程を説明できるようにしておきましょう。 計算後に休暇の申請や打刻漏れが判明した場合は、事実を確認し、誤りがあれば速やかに訂正します。支払うべき賃金が不足していた場合は、差額の支払いを含めて対応を検討してください。翌月から計算方法を変えたい場合も、一方的に決めず、既存の労働条件や変更の手続きを確認することが必要です。 規定が明確で、欠勤の事実と計算条件を確認できる場合は、会社で計算を進めることもできます。一方、規定に計算式がない、手当の取扱いが不明、これまでの処理が社員ごとに違うといった場合は、過去の給与明細や勤怠記録、契約書、賃金規程をそろえて相談すると、問題点を整理しやすくなります。 当事務所では、人事・労務全般の相談のほか、給与・賞与計算や就業規則の作成・変更を取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。欠勤が生じた月の対応とあわせて、今後も説明しやすい給与計算のルールを整える機会にしてはいかがでしょうか。

「従業員に残業をお願いしてきたが、36協定を届け出た記憶がない」「以前は届出をしたものの、更新を忘れていたかもしれない」このような状況に気付いたときは、まず現在の残業を止め、協定と労働時間の実態を確認することが大切です。 36協定の届出は、将来の法定時間外労働などを行うための手続きです。後から届け出れば過去の問題がなくなるわけではありません。この記事では、届出漏れに気付いたときの初動から、今後の手続きと再発防止までを整理します。 36協定が必要になる残業とは 労働基準法の原則では、労働時間は休憩を除き1日8時間、1週40時間までです。また、原則として毎週少なくとも1日の休日、または4週間を通じて4日以上の休日を与える必要があります。変形労働時間制など、適用する制度によって判断は異なります。 法定労働時間を超えて働かせる場合や、法定休日に働かせる場合は、原則として、あらかじめ事業場の労働者側と時間外・休日労働に関する協定を結び、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。これが36協定です。従業員が1人の事業場でも必要となります。 一方、会社が定めた所定労働時間を超えただけでは、直ちに法定時間外労働になるとは限りません。例えば通常の労働時間制で、所定労働時間が1日7時間の人が8時間働いた場合、1日単位では法定時間を超えていません。ただし、週単位の合計や適用される勤務制度も確認が必要です。 届出漏れに気付いたら、まず確認すること 最初に、法定時間外労働や法定休日労働を新たに行わせないよう、業務の割り振りや納期を調整します。残業を続けながら書類を整えるのではなく、法定労働時間と法定休日を守れる勤務に切り替えましょう。 次に、事業場ごとに協定書と届出控えを探し、協定の有効期間、対象業務、延長できる時間、所轄署への届出状況を確認します。控えが見つからないだけで未届出と決めつけず、提出方法や社内の保管先も調べます。提出の有無が不明な場合は、所轄の労働基準監督署に確認方法を相談してください。 協定が存在しても、期限切れや対象業務の相違、定めた時間の超過があれば別の問題が生じます。勤怠記録、シフト表、給与明細、休日の定めを照合し、いつ、誰に、どのような労働があったかを整理しましょう。記録を後から削除したり、実際より短く書き換えたりしてはいけません。 例えば、昨年の協定は届出済みだったものの、今年の期限更新を失念していた場合、期限後の勤務については有効な協定の有無を確認する必要があります。新しい協定の開始日を過去に合わせて書き直すのではなく、実際の締結日と届出の経緯を正しく扱いましょう。 過去の残業代と届出は別々に対応します 届出をしていなかった期間でも、実際に働いた時間に対する賃金は確認が必要です。法定時間外や法定休日、深夜の労働には、条件に応じた割増賃金が必要になります。届出がなかったことを理由に、残業代を支払わなくてよいわけではありません。 タイムカードや勤怠システムの記録と、業務指示、日報、パソコンの使用記録などを照らし合わせ、実態を確認します。未払いが見つかった場合は、対象期間や計算方法を整理し、速やかに適切な精算を検討します。過去の勤怠資料や賃金台帳は、法令に従って保存してください。 後から協定を締結・届出しても、それ以前の法定時間外労働などが遡って適法になるものではありません。事情によっては法令違反への対応が必要です。判断に迷う場合は、事実関係を整理したうえで労働基準監督署や専門家に相談しましょう。 今後のための協定締結と届出の進め方 今後、法定時間外労働や法定休日労働が必要であれば、事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する人と協定を結びます。代表者の選出にはパートなども含め、その目的を明らかにして投票や挙手などの民主的な方法で選びます。会社が一方的に指名する方法は適切ではありません。 協定には、対象業務や労働者の範囲、延長することができる時間、対象期間などを定め、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。従業員が内容を確認できるよう、協定の周知も必要です。届出前に、協定で定める予定の時間を使って残業を開始しないようにしましょう。 時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があり、特別条項を設ける場合にも、年720時間以内など複数の上限があり、月45時間を超えられるのは年6か月までです。時間外労働と休日労働の合計についても月100時間未満、複数月平均80時間以内などの制限があります。業種や勤務制度により例外があるため、自社への適用を確認してください。 協定は、定めればその時間まで自由に残業させられるというものではありません。定めた範囲や法令上の上限を守り、個々の従業員に残業を命じる根拠となる就業規則や労働契約も確認します。健康への配慮や業務量の見直しも欠かせません。 更新管理と日々の勤怠管理をつなげましょう 再発防止には、届出控えと協定の内容を事業場ごとに保管し、有効期間の終了前に準備できるよう、担当者と確認時期を決めておくことが有効です。有効期間の終了前に労働基準監督署に提出できるようにしましょう。担当者が変わる場合も、保管場所と更新手順を引き継ぎます。 残業の実績は、給与計算のためだけでなく、協定で定めた時間や法令の上限に近づいていないかを確認するためにも使います。月末にまとめて気付くのではなく、途中の段階で確認し、必要に応じて仕事の配分を変えましょう。 当事務所では、残業手当の管理方法を含む人事・労務全般の相談を取り扱い、労務相談のみの契約も可能です。協定の期限が分からない、勤怠と給与の記録が一致しない、複数の事業場で扱いが異なるといった場合は、協定書や届出控え、勤怠記録、就業規則を用意すると相談しやすくなります。 必要な資料と手順が明確であれば、自社で協定の締結や届出を進めることもできます。一方、過去の状況が複雑なときは、事実を隠さず整理し、専門家や所轄の労働基準監督署に相談しながら、過去の精算と今後の勤務管理をそれぞれ進めましょう。

「社員から急に退職したいと言われたけれど、担当業務の引継ぎが終わらない」「就業規則では1か月前の申出と定めているのに、2週間後に辞めたいと言われた」少人数の会社では、一人の退職が日々の業務に大きく影響します。 まず大切なのは、本人の意思と希望する日程を落ち着いて確認し、退職日、最終出勤日、引継ぎに使える時間を分けて整理することです。この記事では、退職の申出を受けた直後から、会社が進めたい確認と実務を解説します。 まずは本人の意思と希望する退職日を確認します 退職についての言葉には、「退職を考えている」という相談と、「退職する意思を決めた」という申出があります。まず、本人が何を希望しているのか、いつを退職日と考えているのかを確かめましょう。口頭の申出でも、日時や発言内容、会社側の対応を記録しておくと、後の認識違いを防ぎやすくなります。 退職日と最終出勤日は同じとは限りません。例えば、月末を退職日とし、その前に残っている年次有給休暇を取得する場合、最後に出勤する日は月末より早くなります。退職日だけを聞いて引継ぎの時間を見積もると、実際には予定より短いことがあります。 本人と話し合う際は、退職理由を尋ねることもできますが、話したくない事情まで無理に聞き出す必要はありません。残りの期間に何ができるかを確認し、決まった事項を本人と会社の双方が分かる形で共有しましょう。 就業規則だけで退職日を決めず、契約を確認します 期間の定めのない雇用契約では、退職の申入れから原則として2週間が経過すると、会社が承諾しなくても退職の効力が生じます。一方、本人と会社が話し合って退職日に合意することもできます。申出が合意を求めるものか、一方的に辞職する意思表示かは、言葉や経緯を含めて確認が必要です。 就業規則に「1か月前までに申し出る」とある場合も、その定めだけを理由に一律に退職を認めないとは判断できません。民法の規定と就業規則の関係には見解の違いがあり、個別の事情を踏まえた確認が必要です。本人との話合いで日程を調整しつつ、争いがある場合は専門家に相談しましょう。 有期契約では、期間満了前の退職について、期間の定めのない契約とは異なる規定が適用されます。契約期間や申出の理由、雇い入れからの期間などによって扱いが変わるため、同じ「2週間」という説明をそのまま当てはめないでください。 就業規則の提出期限に間に合わなかったとしても、「後任が見つかるまで退職は認めない」と伝えたり、退職届を受け取らずに手続きを止めたりすることは、問題を長引かせるおそれがあります。退職の意思と、業務上の調整を分けて考えることが大切です。 引継ぎは残りの勤務日から逆算して進めます 引継ぎをお願いする際は、まず残りの勤務予定日を確認し、本人が担当している業務を洗い出します。顧客との約束、支払いや請求の期限、進行中の案件、社内システムの管理など、止まると影響が大きいものから優先順位をつけましょう。業務の種類によって、かなり優先順位が異なりますので、気を付けましょう。 例えば、月末退職予定の社員が有給休暇を取得するため、残りの出勤日が5日しかないケースを考えます。会社は、すべての業務を従来どおり引き継ぐことにこだわらず、取引先への連絡が必要な案件と、期限の近い請求業務を先に確認します。そのうえで、後任が自分で確認できる資料の場所や、未処理の仕事を一覧にします。 引継ぎの方法も、長いマニュアルの作成だけではありません。短時間の打合せ、案件一覧への追記、担当者を交えた説明など、残りの日数に応じて選べます。本人に依頼する内容と期限を具体的に示し、会社側も受け手を決めておきましょう。 有給休暇を請求されている場合は、残日数と取得希望日を確認し、勤務予定を調整します。引継ぎが不十分という理由だけで、退職前の請求を一律に拒否できるわけではありません。休暇中の作業を当然の前提とせず、出勤日にできる内容を整理してください。 退職の手続きと最終給与を並行して整理します 退職日が決まったら、加入している社会保険・雇用保険の資格喪失手続き、離職票の要否、最終給与の計算などを確認します。健康保険・厚生年金保険に加入している場合は、原則として退職日の翌日が資格喪失日です。届出の期限や必要書類は、加入状況と個別の事情に応じて確かめましょう。 雇用保険については、原則として被保険者でなくなった日の翌日から10日以内に資格喪失届を提出します。離職票が必要かどうかは本人の希望などを確認し、必要な場合は離職証明書の準備も進めます。離職理由に認識の違いがある場合は、実際の経緯を記録し、手続きの際に確認してください。 最終給与は、勤務実績、欠勤や休暇の扱い、社会保険料などを確認したうえで計算します。貸与品の返却や引継ぎが終わっていないことを理由に、当然に給与の支払いを保留したり、損害額を一方的に差し引いたりすることはできません。通常の支払日や退職時の請求に応じた支払いについて、適用されるルールを確認しましょう。 また、パソコン、鍵、社員証などの返却方法を本人と調整し、社内アカウントの停止時期も決めます。顧客への案内や担当変更は、本人任せにせず、会社側で責任者を定めると進めやすくなります。 判断に迷う場合は、経緯と資料を整理して相談しましょう 本人の意思と退職日が明確で、勤務予定や手続きを双方で確認できる場合は、社内で対応を進められます。一方、退職日の認識が食い違う、有期契約の途中で退職を申し出られた、休暇と引継ぎの調整が難しい場合には、早めに相談することが有用です。 相談の際は、雇用契約書、就業規則、本人の申出内容と日時、勤務予定、有給休暇の残日数が分かる資料を用意します。すべての資料がそろわなくても、退職について何を言われ、会社がどう返答したかを整理すると、確認すべき点が見えやすくなります。 当事務所では、人事・労務全般の相談のほか、就業規則の作成・変更、社会保険・労働保険の届出代行、給与計算の代行を取り扱っています。突発的な退職への対応のみならず、退職手続きの流れや日常的な情報共有のあり方を見直すきっかけとして、ぜひ現在の運用についてお聞かせください。 豊島区の中小企業で社員から退職を申し出られたら、まず意思と日程を確認し、残りの勤務日に何を引き継ぐかを具体化しましょう。本人の権利と会社の業務の両方を踏まえ、手続きを一つずつ進めることが大切です。