社員から突然退職を申し出られたら？中小企業が確認したい退職日と引継ぎの進め方

「月給の社員が病気で数日休んだ。給与から何日分を差し引けばよいのだろう」「基本給以外の手当も計算に含めるのだろうか」　毎月一定額を支払っている場合でも、欠勤した月の給与計算に迷うことがあります。 欠勤控除を考えるときは、まず休みの種類と賃金の定めを確認し、対象となる日数や時間、計算の基礎となる賃金を整理します。この記事では、中小企業の経営者が給与計算の前に確認したい点と、計算後の説明の進め方を解説します。 まず「欠勤」として扱う日を確認します 給与を計算する前に、勤務予定表、勤怠記録、本人からの連絡を照らし合わせ、その日がもともと働く予定の日だったかを確認しましょう。所定休日と、所定労働日に休んだ日を同じように数えることはできません。打刻がない日も、入力漏れや勤務場所の変更が原因の場合があります。 病気による欠勤として連絡を受けていても、年次有給休暇の申請があったか、会社独自の有給の病気休暇が適用されるかなどを確認します。年次有給休暇として適法に取得した日について、欠勤として給与を差し引かないようにしましょう。有給休暇中に支払う賃金は、法律上の定めと会社が採用する計算方法を確認します。 また、会社の都合で仕事を休ませた日や、業務上の病気・けがで休んだ日は、本人都合の欠勤と同じ扱いにできるとは限りません。休業手当や労災保険の給付など、別の制度を確認する必要があります。休んだ理由だけで直ちに給与処理を決めず、実際の事情と適用される制度を整理しましょう。 月給の定めと欠勤控除の規定を確認します 月給制という呼び方だけでは、欠勤した場合に給与がどうなるかは分かりません。欠勤分を差し引く定めのある月給制もあれば、欠勤によって減額しない定めもあります。労働条件通知書や雇用契約書、就業規則、賃金規程を確認し、その社員に適用される条件を把握しましょう。 働かなかった時間に対応する賃金を支払わないことを、一般に「ノーワーク・ノーペイ」といいます。ただし、実際に控除するかどうかは、法令のほか、契約や規則の内容を踏まえて判断します。休んだ理由や会社の制度によって賃金の支払いが必要な場合もあります。 東京労働局は、欠勤などによる不就労時間分の控除は契約や就業規則に基づいて行うことができる一方、その計算方法自体は労働基準法に定めがないと説明しています。規定が曖昧な場合に、給与計算の担当者がその月だけ独自の方法を決めると、契約や従来の取扱いと食い違うおそれがあります。 控除額は対象賃金と日数・時間を整理して計算します 計算方法として、月の平均所定労働日数や月の暦日数などを基礎にする考え方があります。どの方法を採用しているかは会社の定めを確認します。計算の基礎に含める手当、半日欠勤や時間単位の不就労の扱い、端数処理も確認が必要です。基本給だけを使うと決めつけず、手当の性質と規定を照らし合わせましょう。 例えば、仮に賃金規程で「基本給を月平均所定労働日数で割った額に欠勤日数を掛ける」と定め、対象社員の基本給が月24万円、月平均所定労働日数が20日、対象となる欠勤が2日であったとします。この例の控除額は、24万円÷20日×2日で2万4,000円です。実際の支給額は、ほかの賃金項目や法定控除なども含めて別途計算します。 規定の対象賃金や手当の取扱いに疑問がある場合は、過去の運用も含めて確認してから計算しましょう。月ごとの所定労働日数や暦日数を使う定めであれば、同じ欠勤日数でも結果は異なります。年間カレンダーを作成して、毎年月ごとの所定労働日数を決定したり、他にも方法があるため、就業規則や賃金規程を確認しましょう。 欠勤控除と制裁としての減給は区別します 働かなかった分を定めに従って計算することと、無断欠勤などへの罰として賃金を減らすことは別の問題です。例えば、1日の欠勤に対して、働かなかった分に加えて一律の罰金を差し引くことを、その場の判断で行うべきではありません。 制裁としての減給を設ける場合には就業規則上の定めが必要で、労働基準法には減給額の上限があります。さらに、規定があればどのような処分でも認められるわけではなく、事実関係や処分の相当性を慎重に検討する必要があります。勤怠上の問題への指導と給与計算を混同しないことが大切です。 仕事に穴が空いたことを理由に、会社が被った損害を給与から一方的に差し引くことも原則としてできません。賃金は原則として全額を支払う必要があるため、損害の有無や対応に迷うときは、給与支払前に専門家へ確認しましょう。 計算後は内訳を確認し、分かる形で説明します 控除額を確定する前に、欠勤日数、対象賃金、使用した日数・時間の分母、端数処理を再確認します。給与明細には内容が分かるように記載し、社員から質問があったときに根拠となる規定と計算過程を説明できるようにしておきましょう。 計算後に休暇の申請や打刻漏れが判明した場合は、事実を確認し、誤りがあれば速やかに訂正します。支払うべき賃金が不足していた場合は、差額の支払いを含めて対応を検討してください。翌月から計算方法を変えたい場合も、一方的に決めず、既存の労働条件や変更の手続きを確認することが必要です。 規定が明確で、欠勤の事実と計算条件を確認できる場合は、会社で計算を進めることもできます。一方、規定に計算式がない、手当の取扱いが不明、これまでの処理が社員ごとに違うといった場合は、過去の給与明細や勤怠記録、契約書、賃金規程をそろえて相談すると、問題点を整理しやすくなります。 当事務所では、人事・労務全般の相談のほか、給与・賞与計算や就業規則の作成・変更を取り扱い、労務相談のみの契約にも対応しています。欠勤が生じた月の対応とあわせて、今後も説明しやすい給与計算のルールを整える機会にしてはいかがでしょうか。

「従業員に残業をお願いしてきたが、36協定を届け出た記憶がない」「以前は届出をしたものの、更新を忘れていたかもしれない」このような状況に気付いたときは、まず現在の残業を止め、協定と労働時間の実態を確認することが大切です。 36協定の届出は、将来の法定時間外労働などを行うための手続きです。後から届け出れば過去の問題がなくなるわけではありません。この記事では、届出漏れに気付いたときの初動から、今後の手続きと再発防止までを整理します。 36協定が必要になる残業とは 労働基準法の原則では、労働時間は休憩を除き1日8時間、1週40時間までです。また、原則として毎週少なくとも1日の休日、または4週間を通じて4日以上の休日を与える必要があります。変形労働時間制など、適用する制度によって判断は異なります。 法定労働時間を超えて働かせる場合や、法定休日に働かせる場合は、原則として、あらかじめ事業場の労働者側と時間外・休日労働に関する協定を結び、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。これが36協定です。従業員が1人の事業場でも必要となります。 一方、会社が定めた所定労働時間を超えただけでは、直ちに法定時間外労働になるとは限りません。例えば通常の労働時間制で、所定労働時間が1日7時間の人が8時間働いた場合、1日単位では法定時間を超えていません。ただし、週単位の合計や適用される勤務制度も確認が必要です。 届出漏れに気付いたら、まず確認すること 最初に、法定時間外労働や法定休日労働を新たに行わせないよう、業務の割り振りや納期を調整します。残業を続けながら書類を整えるのではなく、法定労働時間と法定休日を守れる勤務に切り替えましょう。 次に、事業場ごとに協定書と届出控えを探し、協定の有効期間、対象業務、延長できる時間、所轄署への届出状況を確認します。控えが見つからないだけで未届出と決めつけず、提出方法や社内の保管先も調べます。提出の有無が不明な場合は、所轄の労働基準監督署に確認方法を相談してください。 協定が存在しても、期限切れや対象業務の相違、定めた時間の超過があれば別の問題が生じます。勤怠記録、シフト表、給与明細、休日の定めを照合し、いつ、誰に、どのような労働があったかを整理しましょう。記録を後から削除したり、実際より短く書き換えたりしてはいけません。 例えば、昨年の協定は届出済みだったものの、今年の期限更新を失念していた場合、期限後の勤務については有効な協定の有無を確認する必要があります。新しい協定の開始日を過去に合わせて書き直すのではなく、実際の締結日と届出の経緯を正しく扱いましょう。 過去の残業代と届出は別々に対応します 届出をしていなかった期間でも、実際に働いた時間に対する賃金は確認が必要です。法定時間外や法定休日、深夜の労働には、条件に応じた割増賃金が必要になります。届出がなかったことを理由に、残業代を支払わなくてよいわけではありません。 タイムカードや勤怠システムの記録と、業務指示、日報、パソコンの使用記録などを照らし合わせ、実態を確認します。未払いが見つかった場合は、対象期間や計算方法を整理し、速やかに適切な精算を検討します。過去の勤怠資料や賃金台帳は、法令に従って保存してください。 後から協定を締結・届出しても、それ以前の法定時間外労働などが遡って適法になるものではありません。事情によっては法令違反への対応が必要です。判断に迷う場合は、事実関係を整理したうえで労働基準監督署や専門家に相談しましょう。 今後のための協定締結と届出の進め方 今後、法定時間外労働や法定休日労働が必要であれば、事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する人と協定を結びます。代表者の選出にはパートなども含め、その目的を明らかにして投票や挙手などの民主的な方法で選びます。会社が一方的に指名する方法は適切ではありません。 協定には、対象業務や労働者の範囲、延長することができる時間、対象期間などを定め、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。従業員が内容を確認できるよう、協定の周知も必要です。届出前に、協定で定める予定の時間を使って残業を開始しないようにしましょう。 時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があり、特別条項を設ける場合にも、年720時間以内など複数の上限があり、月45時間を超えられるのは年6か月までです。時間外労働と休日労働の合計についても月100時間未満、複数月平均80時間以内などの制限があります。業種や勤務制度により例外があるため、自社への適用を確認してください。 協定は、定めればその時間まで自由に残業させられるというものではありません。定めた範囲や法令上の上限を守り、個々の従業員に残業を命じる根拠となる就業規則や労働契約も確認します。健康への配慮や業務量の見直しも欠かせません。 更新管理と日々の勤怠管理をつなげましょう 再発防止には、届出控えと協定の内容を事業場ごとに保管し、有効期間の終了前に準備できるよう、担当者と確認時期を決めておくことが有効です。有効期間の終了前に労働基準監督署に提出できるようにしましょう。担当者が変わる場合も、保管場所と更新手順を引き継ぎます。 残業の実績は、給与計算のためだけでなく、協定で定めた時間や法令の上限に近づいていないかを確認するためにも使います。月末にまとめて気付くのではなく、途中の段階で確認し、必要に応じて仕事の配分を変えましょう。 当事務所では、残業手当の管理方法を含む人事・労務全般の相談を取り扱い、労務相談のみの契約も可能です。協定の期限が分からない、勤怠と給与の記録が一致しない、複数の事業場で扱いが異なるといった場合は、協定書や届出控え、勤怠記録、就業規則を用意すると相談しやすくなります。 必要な資料と手順が明確であれば、自社で協定の締結や届出を進めることもできます。一方、過去の状況が複雑なときは、事実を隠さず整理し、専門家や所轄の労働基準監督署に相談しながら、過去の精算と今後の勤務管理をそれぞれ進めましょう。

「正社員は少ないけれど、パートを含めると従業員が10人になった」「就業規則を作っていないが、何から始めればよいのだろう」。事業の拡大に伴い、このような疑問を持つ経営者の方もいるでしょう。 就業規則の作成・届出義務は、会社全体ではなく、原則として事業場ごとの人数で判断します。この記事では、人数の数え方、規則に盛り込む内容、届出と周知までの進め方を解説します。 就業規則が必要になる「常時10人以上」の考え方 常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。作成した後に変更した場合も、届出が必要です。 人数には、正社員だけでなく、パートやアルバイト、有期契約の従業員も含めます。勤務日や勤務時間が短い人を、勤務時間に応じて0.5人と数えるのではありません。その日に出勤している人数だけで判断することにも注意が必要です。 「常時」は、一時的に10人に達したかではなく、通常の状態として何人を使用しているかという観点で考えます。繁忙期だけ人を増やした場合や、採用・退職が続いて人数が変動する場合は、勤務の実態や雇用の継続状況を整理して判断しましょう。 例えば、正社員6人とパート4人を継続して雇用している店舗では、普段の出勤者が同時に10人未満でも、常時10人以上に当たる可能性があります。雇用形態ごとの人数を確認し、判断に迷うときは所轄の労働基準監督署や専門家に相談してください。 人数は会社全体ではなく事業場ごとに確認します 本店と支店、複数の店舗がある場合は、原則として、それぞれの事業場を単位に人数を数えます。例えば、独立した事業場として扱われる本店に7人、支店に5人がいる場合、会社全体で12人でも、それだけで両事業場に作成・届出義務が生じるわけではありません。 ただし、名称が「支店」や「営業所」であるだけで、必ず独立した事業場になるわけではありません。場所や業務の実態、組織としての独立性などを踏まえて判断する必要があります。小規模な拠点が本店と一体として扱われるか迷うときは、実態を示せる資料を用意して確認しましょう。 常時10人未満の事業場でも、労働基準法などのルールは適用されます。作成・届出義務がないことと、労務管理が不要であることは別です。人数が増える前から、勤務時間や休暇、給与の取扱いを整理しておくと、採用後の説明にも役立ちます。 おすすめとしては、一人でも雇用したら、就業規則を作成しておくと、後のトラブルになりにくい傾向にあります。 作成前に、今の働き方と契約内容を整理します 就業規則を作る際は、まず雇用契約書や労働条件通知書、給与明細、勤怠記録、社内で使っている休暇の申請方法などを確認します。文書に書かれている条件と、実際の運用が異なる場合は、どの従業員に何を適用しているかを整理しましょう。 例えば、契約書には始業時刻が午前9時とある一方、実際には全員が午前8時45分から指示を受けて業務を始めている場合、その実態を確認する必要があります。規則の文言だけを整えても、労働時間の管理にずれが残るおそれがあります。 就業規則には、始業・終業時刻、休憩、休日、休暇、賃金の決定・計算・支払方法、退職に関する事項など、必ず記載する事項があります。退職手当や賞与、休職、表彰・制裁などは、それぞれの制度を設ける場合に記載が必要です。休職制度や退職金制度をすべての会社で必ず設けなければならないという意味ではありません。 パートと正社員で勤務時間や賃金の仕組みが異なる場合は、適用対象が分かるように定めます。別の規則を作る方法もありますが、契約や実際の運用との整合性を確認し、雇用形態による待遇差には別途、法令上の確認が必要です。 意見聴取・届出・周知まで進めます 規則案ができたら、その事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する人の意見を聴きます。正社員だけで代表を決めるのではなく、パートなどを含む事業場の労働者全体を対象にします。 過半数代表者は、管理監督者でなく、就業規則の意見を述べる代表者を選ぶ目的を明らかにしたうえで、投票や挙手などの民主的な方法で選びます。会社が一方的に指名する方法は適切ではありません。意見聴取は同意を得る手続きとは異なりますが、寄せられた意見の内容を確認し、説明や検討に生かしましょう。 常時10人以上の事業場では、就業規則に代表者等の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。意見書には反対意見も記載できます。届出を済ませただけで終わりにせず、従業員がいつでも確認できる方法で周知します。 周知の方法には、書面の交付や、職場の見やすい場所への掲示・備付けなどがあります。電子データを利用する場合も、対象者が内容を常時確認できる環境を整える必要があります。パートを含め、適用される従業員が自分に関係する規則を確認できるか点検してください。 既存の条件を変えるときは、作成と分けて検討します 就業規則を初めて作る機会に、これまでの手当をなくしたり、休日を減らしたりすることを考える場合があります。しかし、新しい規則に書き、意見を聴いて届け出たことだけで、従業員に不利益な変更が当然に認められるわけではありません。 労働条件の変更は、原則として労使の合意によります。就業規則の変更により不利益に変更する場合には、原則として本人の合意が必要で、例外として変更内容の合理性と周知などの要件を満たす場合に効力が認められることがあります。必要性や不利益の程度、説明・協議の状況などを踏まえた慎重な検討が必要です。 初めて規則を作る場合も、既に成立している個別の労働条件との関係を確認し、規則を作っただけで不利益に変更できると考えないことが大切です。特に賃金や休日を見直すときは、導入前に専門家へ相談しましょう。 10人に達したら、現状確認から着手しましょう 従業員の人数と事業場の区分が明確で、現在の条件を整理できていれば、厚生労働省のモデル就業規則などを参考に自社で作成を進めることもできます。ただし、ひな形をそのまま使うと、自社にはない制度が記載されたり、実際の勤務形態と合わなかったりすることがあります。 自社用にカスタマイズしながら作成すると良いでしょう。本来就業規則に記載すべき事項を削除してしまった場合でも、就業規則に記載がないからルールがなくなったということではない点に注意しましょう。 パートの適用範囲が分からない、契約書と実際の運用が異なる、賃金や休日を見直したいといった場合は、規則案を固める前に相談すると、確認事項を整理しやすくなります。従業員数、勤務形態、契約書、給与や勤怠の資料、現在の運用が分かるものを用意しましょう。 当事務所では、就業規則の作成・変更・提出代行のほか、人事・労務全般の相談を取り扱っており、労務相談のみの契約も可能です。規則の準備に加え、運用とのずれや今後の管理の仕方についても相談可能です。従業員が増えた節目に、会社と従業員の双方が確認しやすいルールを整えていきましょう。