休日出勤は代休で相殺できる？中小企業が確認したい振替休日と給与の扱い

「毎月、固定残業代を払っているので、残業代の精算はしていない」「契約書には20時間分と書いているが、昇給後も同じ金額でよいのか」。固定残業代を取り入れている会社では、こうした疑問が生じることがあります。 固定残業代は、一定の残業代を毎月定額で支払う仕組みです。支払っていれば何時間でも働いてもらえる制度ではなく、実際に必要な割増賃金が支給額を上回れば、差額の支払いが必要です。この記事では、すでに制度を運用している中小企業に向けて、書類と毎月の給与処理を確かめる手順を解説します。 まず、何の対価として支払う手当なのかを確認します 固定残業代では、通常の労働時間に対する賃金と、時間外労働などに対する割増賃金に当たる部分を、明確に区別できることが重要です。「月給に残業代を含む」とだけ伝えている場合は、何円が何時間分の残業代なのか確認しましょう。 例えば、基本給と別に「業務手当」を支給していても、名前だけで固定残業代になるわけではありません。職務への手当なのか、営業成績に応じた報酬なのか、時間外労働の対価なのかを、雇用契約書や賃金規程、採用時の説明などから確認します。 担当者が以前から残業代のつもりで処理していたという事情だけでは、従業員との認識が一致しているとは限りません。通常の賃金と区別できない場合などには、支払済みの手当を残業代として扱えるかが問題となり、追加精算の範囲にも影響します。 最初に、基本給、固定残業代の金額と対象時間、対象となる労働の種類、超過分の支払方法を書き出してください。対象が法定時間外労働だけなのか、深夜労働や法定休日労働も含むのかによって、毎月の照合方法が変わります。「残業代込み」という一言で済ませないことが出発点です。 毎月、実際の割増賃金と固定額を照合します 固定残業代を導入していても、労働時間の把握は必要です。始業・終業時刻や休憩を記録し、法定時間外労働、深夜労働、法定休日労働などを区分して集計します。固定残業代の対象時間に合わせて勤怠記録を修正したり、超過した時間の申告を止めたりしてはいけません。 確認は、実際の労働時間から必要な割増賃金を計算し、そのうち固定残業代で支払う対象の金額と、支給済みの固定額を比べる順で進めます。不足があれば、その月の給与で差額を支払います。固定残業代の対象外とした深夜労働などの賃金は、別に計算する必要があります。 例えば、計算方法を説明するため、通常の賃金の時間単価を1,600円、固定残業代を法定時間外労働20時間分の40,000円とします。深夜・法定休日労働はなく、月60時間を超える法定時間外労働もない場合、法定時間外労働1時間に対する額は、25％の割増を含めて2,000円です。 この月の法定時間外労働が25時間なら、必要な額は50,000円です。支給する固定残業代40,000円との差額10,000円を追加します。反対に10時間だった月も、時間外労働の有無にかかわらず定額を支払う定めであれば、実績が少ないという理由だけで固定残業代を減らしません。 また、残業の少なかった月の余りを、翌月の不足分に充てる処理はできません。毎月の給与について必要額を確認しましょう。欠勤や休職、入退社月の扱いは、実績が少ない月とは分けて、契約や賃金規程の定めを確認します。 当事務所では、残業手当の管理方法を含む労務相談と、給与・賞与計算の代行を取り扱っています。勤怠の集計と給与計算が別の担当者に分かれている会社も、現在の計算表や給与明細を基に、どの段階で差額を確認しているか整理しておくと相談を進めやすくなります。 昇給後は「20時間分」の金額が足りるか再確認します 導入時には適切に設定していても、基本給などの変更によって、固定額と対象時間の関係が変わることがあります。基本給を上げたときは、固定残業代を据え置いてよいかも確認してください。 先ほどの例で、昇給により通常の賃金の時間単価が1,800円になったとします。25％の割増を含む額は1時間2,250円となり、20時間分は45,000円です。契約上の固定残業代が40,000円のままなら、実際の法定時間外労働が20時間でも、必要額との差は5,000円になります。 このように、「契約書の時間数を超えていないから追加はゼロ」とは判断できません。時間数だけでなく、現在の賃金を基に計算した金額で照合することが大切です。 割増賃金の計算の基礎となる賃金や所定労働時間の確認が必要です。基本給以外の手当も計算の基礎に含まれることがあり、名称だけで算入・除外を決めないようにします。実際の運用で決定します。昇給、手当の新設、勤務時間の変更があったときは、給与設定を一緒に点検しましょう。 例年10月には最低賃金の改定もありますので、最低賃金と割増賃金の時間単価の確認も忘れずにすることが必要です。 求人票・契約書・給与明細の説明をそろえます 求人票では固定残業代があると説明しているのに、契約書には総額しかなく、給与明細では別の手当名になっていると、従業員が支払いの内容を理解しにくくなります。会社側も、どの条件で合意したかを確認しにくくなるため、書類を並べて照合することが有効です。 募集時には、固定残業代を除いた基本給、固定残業代の時間数・金額等の計算方法、超過分を追加支給する旨を明確に示します。採用時の労働条件通知書・雇用契約書や賃金規程についても、対象となる労働と精算方法が明瞭になっているか確かめます。 給与明細でも、基本給と固定残業代、追加で支払った残業代を区別して示すと、支払いの根拠を説明しやすくなります。ただし、明細の欄を分けるだけで、契約内容や計算上の問題まで解決するわけではありません。 見直しの際は、過去の契約書や給与記録を残したうえで、変更内容と適用時期を整理します。現在の月給の一部を、後から固定残業代だったことにする処理は避けてください。基本給の一部を固定残業代へ振り替える変更も、従業員に不利益となり得るため、総額が同じという理由だけで進めず、労働条件変更の手続きを含めて検討する必要があります。 当事務所では、就業規則の作成・変更にも対応しています。日々の給与処理で疑問が出たときに、計算方法に加えて規程の記載や運用を併せて確認することで、担当者が変わっても同じ基準で処理しやすくなります。 不足が疑われたら、制度の変更前に事実を整理しましょう 固定残業代の時間数は、「その時間まで必ず残業させる」という意味ではありません。また、固定残業代の支払いと、法定時間外労働などに必要な36協定の締結・届出は別の問題です。制度を導入していても、協定の内容や時間外労働の上限を守り、長時間労働を防ぐ必要があります。 追加の支払いが毎月続く場合は、固定額を増やすことだけで対応せず、仕事量、担当者の偏り、締切の設定なども見直しましょう。実際の残業が少ないことを理由に制度を廃止する場合も、従来の賃金を一方的に減らせるとは限りません。 相談するときは、雇用契約書・労働条件通知書、賃金規程、求人票、勤怠記録、賃金台帳や給与明細、昇給の履歴を用意します。「いつから、誰に、何時間分として、いくら支払ったか」と、差額精算の実施状況をまとめると、確認すべき範囲が明確になります。 契約内容が明確で、勤怠記録と計算方法も整っていれば、社内で毎月の照合を進めることもできます。一方、固定残業代の内訳が不明、昇給後に計算を見直していない、最低賃金を確認していない、従業員から過去の残業代を請求されたといった場合は、回答や制度変更を決める前に相談することが望まれます。請求をめぐる紛争がある場合は、内容に応じて弁護士への相談も検討します。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応しています。給与計算を自社で続けながら、固定残業代の考え方や規程の運用について相談したい場合も、お気軽にご相談ください。 固定残業代の運用では、導入時の説明だけでなく、毎月の実績との照合と、賃金変更時の再確認が欠かせません。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、まずは契約書の内容と直近の給与計算があっているか、確かめるところから始めてみてください。

「注意しても遅刻が続くので、給与を減らしたい」「10分の遅刻でも、30分単位で差し引いてよいのか」。始業時刻を守らない社員への対応では、周囲の負担や不公平感も気になるところです。 ただし、働かなかった時間分の賃金を支払わないことと、罰として給与を減らすことは、異なる扱いです。遅刻を改善してもらうためにも、給与の控除と指導を混同せず、事実と社内ルールを確認する必要があります。この記事では、通常の始業・終業時刻が決まっている社員を中心に、会社が確認したい点を解説します。 遅刻時間分の控除と、懲戒としての減給を区別します 本人の事情で遅刻し、働いていない時間については、原則として賃金は発生しません。その時間に対応する額を給与から差し引く扱いを、ここでは「遅刻控除」と呼びます。これに対し、職場の規律に違反したことへの制裁として、本来支払う賃金を減らすのが「減給の懲戒処分」です。 例えば、時給1,200円の社員が10分遅刻し、その10分について賃金を支払わない場合、対応する額は200円です。一方、「遅刻したら一律3,000円を引く」という運用は、単なる遅刻時間分の控除とはいえません。 月給制の場合は、雇用契約書や賃金規程を確認します。遅刻しても月額を減らさない定めがあれば、その内容に従う必要があります。また、基本給と各手当で支給条件が異なることもあるため、総支給額を一律に時間割りするとは限りません。「月給だから必ず控除できる」と決めつけないようにしましょう。 当事務所では、人事・労務全般の相談に加え、給与・賞与計算の代行を取り扱っています。遅刻への対応を見直すときは、指導方針だけでなく、賃金規程と実際の計算方法が一致しているかも、相談事項として整理できます。 この計算方法がきちんと行われていない場合、遡って正しい計算をし直す必要があり、間違いを発見してからかなり遡る必要が出てくる場合があります。 端数の切上げで、働いた時間の給与まで引かないようにします 遅刻控除として差し引く場合は、実際に働かなかった時間を確認します。10分の遅刻を30分に切り上げ、30分分の賃金を控除すると、実際に働いた20分についても支払わないことになります。 勤怠システムの集計単位が15分や30分になっていても、その設定だけで適法になるわけではありません。遅刻した時刻の記録と、給与計算に使う時間がどう処理されているかを確認してください。実際に働かなかった時間を超える部分は、単なる遅刻控除として処理できません。 先ほどの時給1,200円の例では、10分の遅刻控除は200円ですが、30分として計算すると600円になります。差額400円を「計算上の端数」として当然に引くことはできません。 また、始業時刻の前に会社が義務付けた準備作業を行わせている場合は、その時間の扱いも別に確認します。打刻時刻だけで遅刻かどうかを決めず、会社が働くことを求めている時刻と、実際に業務を始めた時刻を照合しましょう。フレックスタイム制などでは、通常の固定勤務と同じ基準をそのまま当てはめられない場合があります。 減給処分は、金額の上限だけで判断できません 懲戒として減給する場合、労働基準法第91条により、1回の事案に対する額は平均賃金1日分の半額まで、複数の事案がある場合の総額は一賃金支払期の賃金総額の10分の1までという制限があります。両方の制限を確認しなければなりません。 平均賃金は、通常の1日分の給与や基本給の日割額と同じとは限りません。原則として、算定事由が発生した日以前3か月間の賃金総額を、その期間の暦日数で割って求めます。賃金締切日がある場合の算定期間や、除外する期間・賃金、時給制・日給制等の最低保障なども確認が必要です。 ただし、「上限以内なら減給してよい」という意味ではありません。懲戒の事由と種類・程度について就業規則等の根拠があり、社員に周知されているか、定められた手続きを守っているかを確認します。後から規定を作り、過去の遅刻を当然に処分できると考えるのも避けましょう。 さらに、労働契約法第15条は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない懲戒を無効としています。遅刻の理由や回数、時間の長さ、業務への影響、これまでの指導、本人の改善状況などを踏まえる必要があります。 「遅刻3回で必ず1日分を減給」「月給の1割なら何か月でも減らせる」といった機械的な扱いは適切ではありません。遅刻控除と減給処分を併せて検討する場合も、それぞれの根拠と金額を分けて確認します。 指導では、遅刻の理由と改善してほしい行動を確かめます まず、遅刻した日、予定の始業時刻、実際の業務開始時刻、事前連絡の有無を整理します。「いつも遅い」という印象ではなく、具体的な記録を基に本人と話すことが大切です。 面談では、遅刻の理由と、会社が求める勤務ルールを理解しているかを確認します。寝坊、交通機関の遅延、通院などでは事情が異なります。体調や職場環境に関する訴えがあるときは、勤務態度だけの問題と決めつけず、必要な事実確認や勤務上の配慮を検討してください。 そのうえで、「始業時刻までに業務を開始する」「遅れると分かった時点で所定の連絡先へ知らせる」など、求める行動を具体的に伝えます。次に勤務状況を確認する時期も決め、会社の説明、本人の意見、合意した対応を記録します。改善が見られた点も残しておきましょう。 周囲の社員には、業務分担や連絡体制に必要なことを伝えますが、本人の健康状態や家庭事情、処分に関する情報を不用意に広げない配慮も必要です。皆の前で繰り返し叱責するなど、指導の方法自体がハラスメント問題にならないように進めます。 具体例で考える、給与処理と改善のための対応 例えば、従業員9人の会社で、事務担当者に月4回、各10分の遅刻があったとします。社長は「合計40分では軽すぎるので、半日分を引こう」と考えています。 この場合、遅刻控除として検討するのは、原則として働かなかった合計40分に対応する賃金です。まず、契約と賃金規程に基づく控除の可否・計算方法を確認します。半日分との差額を、そのまま遅刻控除に含めてはいけません。 別途、懲戒を検討するなら、規定の根拠、本人の事情、指導の経過、処分の相当性、減給額の制限を確認します。「9人だから就業規則は関係ない」と考えるのも適切ではありません。常時10人未満の事業場で作成・届出義務がない場合でも、懲戒には根拠となるルールの確認が必要です。そのため、常時10人未満の事業場でも、就業規則は準備しておいた方がトラブルになりにくいです。 面談で、本人が「始業時刻に出社すればよい」と理解していたことが分かったなら、会社が求める業務開始の時刻や準備作業の扱いを説明し直す必要もあります。給与を減らすことだけで解決しようとせず、原因に対応した指導と、その後の確認を進めましょう。 給与を確定する前に、規程と指導記録をそろえて相談しましょう 遅刻の事実と理由が明確で、控除の定めと計算方法にも疑問がなく、指導後に改善している場合は、社内の手順で対応できることもあります。すべての遅刻について、専門家への依頼が必要なわけではありません。 一方、減給処分を考えている、勤怠システムで時間を切り上げている、規程に控除の定めがない、本人と遅刻時間や理由の認識が異なる場合は、給与を確定する前に相談してください。既に控除している場合も、対象期間と計算の経緯をそのまま共有してください。 相談時には、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則・賃金規程、勤怠記録、給与明細、注意や面談の記録を用意します。本人の説明と会社の受け止めを分けてまとめると、追加で確かめる事項を整理しやすくなります。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応し、就業規則の作成・変更を取り扱っています。給与計算は社内で続けながら、控除や従業員対応の判断を相談したい会社も、必要な部分だけご相談いただけます。処分の有効性などをめぐって紛争が生じている場合は、内容に応じて弁護士への相談も検討します。 遅刻への対応では、働かなかった時間の給与処理を正確に行い、勤務ルールを守ってもらうための指導を積み重ねることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、規程と事実を検証してから従業員への対応を判断しましょう。業務で多忙など、検証に時間がかかるような様々なご事情があるかと思います。そんな時にはお気軽に弊所にお問い合わせください。

「仕事が少ないので、明日は休んでもらいたい」「今日は暇だから、パート社員に早く帰ってもらいたい」。受注や来客が減ったとき、人件費をどう扱えばよいか迷う経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。 会社の判断で社員を休ませた場合、働いていない時間だからといって、給与を支払わなくてよいとは限りません。休業の理由によっては、休業手当の支払いが必要です。さらに、「６割払えば必ず問題ない」とも言い切れません。 この記事では、仕事の減少による休業や早退を中心に、支払いの判断、計算で間違えやすい点、社員へ伝える前に準備したいことを解説します。 仕事がないために休ませる場合は、休業手当を確認します 労働基準法第26条は、使用者の責めに帰すべき事由によって労働者を休業させる場合、平均賃金の60％以上の休業手当を支払うよう定めています。これは、会社側の事情で働けなくなった労働者の生活を保障するための制度です。 ここでいう会社側の事情は、経営者の故意や不注意だけに限られません。注文が減った、材料がそろわない、機械が故障したといった、経営上の事情も含まれます。「取引先から仕事が来ないので、会社も困っている」という理由だけで、支払いが不要になるわけではありません。 対象は正社員だけではなく、パートやアルバイトも含まれます。例えば、勤務が決まっていたパート社員に、予約が少ないことを理由に出勤を取りやめてもらう場合も、休業手当を検討します。 一方、もともとの休日や、本人の私的な事情による欠勤は、会社が休業させる場合とは区別します。まず、その日が働く予定の日だったのか、誰の判断で働かなくなったのかを確かめましょう。 自然災害などが関係する場合も、災害が起きたという理由だけで、一律に支払い不要とは判断できません。実際の被害、休業の直接の原因、休業を避けるためにできたことなど、個別の事情を確認する必要があります。 「月給の６割」ではなく、平均賃金を基に計算します 基本給だけを基準にしないようにしましょう 休業手当の基礎となる平均賃金は、原則として、算定事由が発生した日以前３か月間の賃金総額を、その期間の暦日数で割って求めます。賃金締切日がある場合は、原則として直前の締切日からさかのぼる期間を確認します。 賃金総額には、基本給のほか、残業手当や通勤手当なども原則として含めます。一方、臨時に支払われた賃金や、３か月を超える期間ごとに支払われる賞与など、算入しないものもあります。給与明細の総支給額を、そのまま機械的に使えるとは限りません。 例えば、対象期間の算入すべき賃金総額が72万円、暦日数が90日で、除外すべき期間などがないとします。平均賃金は8,000円となり、１日を全部休業させる場合の労働基準法上の最低額は、その60％の4,800円です。 この例で３日間休業させるなら、最低額は合計14,400円となります。ただし、就業規則や労働契約による支払いの定め、民法上の賃金請求の問題は、別に確認します。 時給・日給の社員には最低保障の確認も必要です 時給制や日給制などの場合は、暦日数で割る原則の計算に加えて、実際の労働日数などを使う最低保障の計算も確認します。勤務日数が少ないパート社員について、暦日数で割った金額だけを採用すると、平均賃金を低く計算してしまう可能性があります。 また、入社して３か月に満たない場合や、算定期間中に会社都合の休業、業務上の負傷による療養などがある場合は、計算に使う期間や賃金の扱いを確認します。全社員に同じ計算式を当てはめる前に、賃金の決め方と勤務の経過を整理してください。 当事務所では、労務相談に加えて給与・賞与計算の代行を取り扱っています。休業を実施するかという判断と、給与にいくら反映するかという処理を併せて検討したい場合は、賃金台帳や勤怠記録を基に相談できます。 半日だけの休業や早退は、1日全体の支払額を見ます 「午前中だけ働いてもらい、午後は帰ってもらう」という場合は、働いた時間の賃金に加えて、休業手当が必要になるかを確認します。休ませた時間に、そのまま時給の60％を掛けるという計算ではありません。 １日の一部を会社都合で休業させた場合は、その日に実際に働いた分の賃金が平均賃金の60％に届かなければ、少なくともその差額を休業手当として支払う必要があります。 例えば、平均賃金が8,000円、時給が1,200円の社員が、予定していた勤務のうち２時間だけ働き、会社の指示で帰宅したとします。働いた分の賃金は2,400円です。平均賃金の60％である4,800円との差額2,400円が、労働基準法上必要となる休業手当の最低額です。 反対に、その日の労働に対する賃金が平均賃金の60％以上であれば、同条による差額の支払いは生じません。ただし、これで契約上の支払いまで確定するわけではありません。給与を全額支払うべき事情や、社内規程で定めた保障がないかも確認します。 現場の責任者が「今日は上がってよい」と伝え、給与担当者は本人希望の早退として処理してしまうことも考えられます。勤怠記録には、帰宅時刻だけでなく、会社の指示なのか、本人の申出なのかも残すことが大切です。 6割の支払いと、給与を減らせるかという問題は別です 休業手当の60％という数字は、労働基準法上の最低基準です。就業規則や労働契約で、それより手厚い支払いを定めていれば、その内容を確認しなければなりません。月給の社員について、休業分をどのように扱うかも、賃金規程などを確かめます。 さらに、民法第536条第２項により、会社側の事情によって働けなかった期間の賃金を全額請求できる場合があります。労働基準法上の休業手当を支払ったことだけで、それ以上の賃金を支払う義務がなくなるとは限らない点に注意が必要です。 「休業手当を払う代わりに、有給休暇を使ったことにする」という一方的な処理も避けてください。本人が希望する年次有給休暇と、会社が仕事の都合で休ませることは区別します。計画的付与などの制度を利用する場合にも、必要な手続きがあります。 シフト制では、確定していた勤務を取り消したのか、まだ勤務日が確定していなかったのかも確認します。ただし、シフトを確定させなければ自由に勤務をゼロにできるという意味ではありません。雇用契約で約束した勤務日数・時間や、これまでの運用も踏まえて判断します。 社員に伝える前に、理由・日程・支払いを整理しましょう 休業を検討するときは、まず理由、対象者、予定日、終日の休業か一部の休業かを書き出します。ほかの業務や研修に振り替えられないかも検討し、実施する場合は、いつ見直すのかを決めておきましょう。 社員には、休業の理由と期間に加え、給与の取扱い、支払日、連絡窓口を具体的に説明します。支払いの扱いを曖昧にしたまま休んでもらい、給与明細で初めて減額を知らせると、認識の違いが生じやすくなります。休業手当も賃金であり、原則として通常の賃金支払日に支払います。 相談の際は、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則・賃金規程、賃金台帳、勤怠記録、確定済みのシフト表などを用意すると、判断と計算を進めやすくなります。すでに社員へ伝えている場合は、通知やメールの内容も共有してください。 規程と計算方法が明確で、個別の事情も整理できている場合は、社内で対応できることもあります。一方、初めて休業を実施する、時給制と月給制の社員が混在する、社員から全額の支払いを求められている場合は、給与処理を決める前の相談が望まれます。賃金請求をめぐる紛争がある場合は、弁護士への相談も検討します。 当事務所では、人事・労務全般の相談、就業規則の作成・変更に対応し、労務相談のみの契約も可能です。給与計算を社内で行う会社も、休業時の判断や規程の運用について相談できます。依頼する業務の範囲と費用は、個別に相談してください。 会社都合で社員を休ませるときは、「何割払うか」を決める前に、休業理由、契約と規程、平均賃金の計算を順に確かめることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、社員への説明と給与処理が食い違わないよう、実施前から準備を進めましょう。