遅刻を繰り返す社員に減給できる？中小企業が確認したい給与控除と指導の進め方

「仕事が少ないので、明日は休んでもらいたい」「今日は暇だから、パート社員に早く帰ってもらいたい」。受注や来客が減ったとき、人件費をどう扱えばよいか迷う経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。 会社の判断で社員を休ませた場合、働いていない時間だからといって、給与を支払わなくてよいとは限りません。休業の理由によっては、休業手当の支払いが必要です。さらに、「６割払えば必ず問題ない」とも言い切れません。 この記事では、仕事の減少による休業や早退を中心に、支払いの判断、計算で間違えやすい点、社員へ伝える前に準備したいことを解説します。 仕事がないために休ませる場合は、休業手当を確認します 労働基準法第26条は、使用者の責めに帰すべき事由によって労働者を休業させる場合、平均賃金の60％以上の休業手当を支払うよう定めています。これは、会社側の事情で働けなくなった労働者の生活を保障するための制度です。 ここでいう会社側の事情は、経営者の故意や不注意だけに限られません。注文が減った、材料がそろわない、機械が故障したといった、経営上の事情も含まれます。「取引先から仕事が来ないので、会社も困っている」という理由だけで、支払いが不要になるわけではありません。 対象は正社員だけではなく、パートやアルバイトも含まれます。例えば、勤務が決まっていたパート社員に、予約が少ないことを理由に出勤を取りやめてもらう場合も、休業手当を検討します。 一方、もともとの休日や、本人の私的な事情による欠勤は、会社が休業させる場合とは区別します。まず、その日が働く予定の日だったのか、誰の判断で働かなくなったのかを確かめましょう。 自然災害などが関係する場合も、災害が起きたという理由だけで、一律に支払い不要とは判断できません。実際の被害、休業の直接の原因、休業を避けるためにできたことなど、個別の事情を確認する必要があります。 「月給の６割」ではなく、平均賃金を基に計算します 基本給だけを基準にしないようにしましょう 休業手当の基礎となる平均賃金は、原則として、算定事由が発生した日以前３か月間の賃金総額を、その期間の暦日数で割って求めます。賃金締切日がある場合は、原則として直前の締切日からさかのぼる期間を確認します。 賃金総額には、基本給のほか、残業手当や通勤手当なども原則として含めます。一方、臨時に支払われた賃金や、３か月を超える期間ごとに支払われる賞与など、算入しないものもあります。給与明細の総支給額を、そのまま機械的に使えるとは限りません。 例えば、対象期間の算入すべき賃金総額が72万円、暦日数が90日で、除外すべき期間などがないとします。平均賃金は8,000円となり、１日を全部休業させる場合の労働基準法上の最低額は、その60％の4,800円です。 この例で３日間休業させるなら、最低額は合計14,400円となります。ただし、就業規則や労働契約による支払いの定め、民法上の賃金請求の問題は、別に確認します。 時給・日給の社員には最低保障の確認も必要です 時給制や日給制などの場合は、暦日数で割る原則の計算に加えて、実際の労働日数などを使う最低保障の計算も確認します。勤務日数が少ないパート社員について、暦日数で割った金額だけを採用すると、平均賃金を低く計算してしまう可能性があります。 また、入社して３か月に満たない場合や、算定期間中に会社都合の休業、業務上の負傷による療養などがある場合は、計算に使う期間や賃金の扱いを確認します。全社員に同じ計算式を当てはめる前に、賃金の決め方と勤務の経過を整理してください。 当事務所では、労務相談に加えて給与・賞与計算の代行を取り扱っています。休業を実施するかという判断と、給与にいくら反映するかという処理を併せて検討したい場合は、賃金台帳や勤怠記録を基に相談できます。 半日だけの休業や早退は、1日全体の支払額を見ます 「午前中だけ働いてもらい、午後は帰ってもらう」という場合は、働いた時間の賃金に加えて、休業手当が必要になるかを確認します。休ませた時間に、そのまま時給の60％を掛けるという計算ではありません。 １日の一部を会社都合で休業させた場合は、その日に実際に働いた分の賃金が平均賃金の60％に届かなければ、少なくともその差額を休業手当として支払う必要があります。 例えば、平均賃金が8,000円、時給が1,200円の社員が、予定していた勤務のうち２時間だけ働き、会社の指示で帰宅したとします。働いた分の賃金は2,400円です。平均賃金の60％である4,800円との差額2,400円が、労働基準法上必要となる休業手当の最低額です。 反対に、その日の労働に対する賃金が平均賃金の60％以上であれば、同条による差額の支払いは生じません。ただし、これで契約上の支払いまで確定するわけではありません。給与を全額支払うべき事情や、社内規程で定めた保障がないかも確認します。 現場の責任者が「今日は上がってよい」と伝え、給与担当者は本人希望の早退として処理してしまうことも考えられます。勤怠記録には、帰宅時刻だけでなく、会社の指示なのか、本人の申出なのかも残すことが大切です。 6割の支払いと、給与を減らせるかという問題は別です 休業手当の60％という数字は、労働基準法上の最低基準です。就業規則や労働契約で、それより手厚い支払いを定めていれば、その内容を確認しなければなりません。月給の社員について、休業分をどのように扱うかも、賃金規程などを確かめます。 さらに、民法第536条第２項により、会社側の事情によって働けなかった期間の賃金を全額請求できる場合があります。労働基準法上の休業手当を支払ったことだけで、それ以上の賃金を支払う義務がなくなるとは限らない点に注意が必要です。 「休業手当を払う代わりに、有給休暇を使ったことにする」という一方的な処理も避けてください。本人が希望する年次有給休暇と、会社が仕事の都合で休ませることは区別します。計画的付与などの制度を利用する場合にも、必要な手続きがあります。 シフト制では、確定していた勤務を取り消したのか、まだ勤務日が確定していなかったのかも確認します。ただし、シフトを確定させなければ自由に勤務をゼロにできるという意味ではありません。雇用契約で約束した勤務日数・時間や、これまでの運用も踏まえて判断します。 社員に伝える前に、理由・日程・支払いを整理しましょう 休業を検討するときは、まず理由、対象者、予定日、終日の休業か一部の休業かを書き出します。ほかの業務や研修に振り替えられないかも検討し、実施する場合は、いつ見直すのかを決めておきましょう。 社員には、休業の理由と期間に加え、給与の取扱い、支払日、連絡窓口を具体的に説明します。支払いの扱いを曖昧にしたまま休んでもらい、給与明細で初めて減額を知らせると、認識の違いが生じやすくなります。休業手当も賃金であり、原則として通常の賃金支払日に支払います。 相談の際は、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則・賃金規程、賃金台帳、勤怠記録、確定済みのシフト表などを用意すると、判断と計算を進めやすくなります。すでに社員へ伝えている場合は、通知やメールの内容も共有してください。 規程と計算方法が明確で、個別の事情も整理できている場合は、社内で対応できることもあります。一方、初めて休業を実施する、時給制と月給制の社員が混在する、社員から全額の支払いを求められている場合は、給与処理を決める前の相談が望まれます。賃金請求をめぐる紛争がある場合は、弁護士への相談も検討します。 当事務所では、人事・労務全般の相談、就業規則の作成・変更に対応し、労務相談のみの契約も可能です。給与計算を社内で行う会社も、休業時の判断や規程の運用について相談できます。依頼する業務の範囲と費用は、個別に相談してください。 会社都合で社員を休ませるときは、「何割払うか」を決める前に、休業理由、契約と規程、平均賃金の計算を順に確かめることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、社員への説明と給与処理が食い違わないよう、実施前から準備を進めましょう。

「出勤予定の社員が来ず、電話にも出ない」「何日待てば退職として扱えるのか」。突然の無断欠勤では、仕事の穴を埋めながら、本人への対応も考えなければなりません。 まず必要なのは、安否と欠勤理由の確認です。連絡がないことだけで、本人が辞めたと決めつけることは避けましょう。この記事では、期間の定めのない社員を中心に、連絡が取れないときの初動、給与の処理、退職や解雇を検討する前の確認事項を解説します。 最初は安否と連絡の行き違いを確認します 出勤時刻を過ぎても姿が見えない場合は、まず勤務予定、有給休暇の申請、直行や勤務変更の連絡がないかを確認します。上司には伝えていなくても、別の担当者が欠勤連絡を受けている可能性があります。社内で確認する前に「無断欠勤」と断定しないことが大切です。 本人の携帯電話や、通常使用しているメールなどで連絡を試みます。応答がない場合は、会社が把握している緊急連絡先への確認も検討します。家族等に伝える内容は、安否確認に必要な範囲にとどめ、勤務上の評価や処分の話まで不用意に広げないようにします。 事故や急病が疑われる事情があるときは、その切迫性に応じて警察や消防への相談を検討します。自宅を訪問する場合も、会社の社員だからといって無断で住居に入れるわけではありません。安否確認と、欠勤に対する指導は分けて進めましょう。 本人と連絡が取れたら、欠勤理由、現在の状況、連絡できなかった事情、今後連絡できる方法を確かめます。体調不良や職場での問題が背景にある場合は、直ちに出勤を迫るのではなく、必要な休暇・休職の手順や、職場の状況確認を検討します。 連絡の経過を残し、回答を求める内容を具体化します 会社からの連絡は、日時、担当者、方法、伝えた内容、本人の反応を記録します。「何度も電話した」という記憶だけでなく、発信履歴やメールの本文、郵便物の控えなどを残すと、次に必要な対応を判断しやすくなります。 連絡窓口をできるだけ統一することも有効です。社長と上司が別々に連絡し、一方は出勤を求め、もう一方は退職の話をしてしまうと、会社として何を求めているのかが曖昧になります。本人から連絡があった際に誰へ報告するかも決めておきましょう。 連絡がつかない状態が続く場合は、登録された住所への書面による連絡を検討します。書面には、会社が確認している欠勤日、欠勤理由や安否の回答を求めること、連絡先、回答期限などを記載します。期限は、郵便の到達に要する時間や判明している事情を踏まえて設定します。 「返事がなければ自動的に退職とする」といった結論を、規程や事情を確認せずに書くことは避けてください。出勤を求めることが適切かどうかも、健康状態などを踏まえて判断します。内容証明郵便を使えば、記載した処分が当然に有効になるわけでもありません。 郵便が返送された場合は、宛先不明、保管期間経過、受取拒否などの理由を確認し、封筒とともに保管します。送ったという事実と、相手に通知が届いたと評価できるかは別の問題です。雇用終了の通知まで検討する段階では、通知方法も含めて専門家に確認しましょう。 欠勤中の給与と業務の引継ぎは分けて対応します 欠勤して働いていない時間については、原則として賃金は発生しません。ただし、実際に控除できる範囲や計算方法は、雇用契約と賃金規程を確認します。月給という名称だけで全額支給や全額不支給を決めず、基本給と各手当の支給条件を分けて確かめましょう。 無断欠勤があっても、既に働いた分の給与まで支払わなくてよいわけではありません。貸与したパソコンが返却されない、取引先への対応で損害が出たといった事情があっても、その費用を会社の判断で給与から差し引くことは避けてください。欠勤分の不支給と、損害賠償の問題は別に扱う必要があります。 給与の締日が迫っているときは、確認済みの勤怠と、判断が未確定の部分を整理します。社会保険の資格喪失手続きも、無断欠勤が始まっただけで進めるものではありません。雇用終了の有無や日付を確認してから、必要な手続きを検討します。 業務面では、顧客対応、納期、入金・支払いなど、止められない仕事を洗い出し、代替担当を決めます。会社の情報やシステムへのアクセスは、社内規程と必要性に応じて管理しますが、本人の私物端末や個人アカウントを当然に調べてよいわけではありません。 当事務所は、人事・労務全般の相談に加え、給与計算や社会保険・労働保険の届出代行を取り扱っています。欠勤への対応と給与の締め処理が重なる場合も、判断が必要な点と、事務処理として進める点を整理して相談できます。依頼する範囲と費用は、個別に対応となります。 「２週間で退職・解雇できる」とは限りません 無断欠勤が続くと、「２週間たてば辞めたことにできる」と考えられることがあります。しかし、無断欠勤が２週間続けば自動的に労働契約が終了するという、一般的な法律のルールはありません。 厚生労働省は、解雇予告を省略するための認定基準の例として、正当な理由のない２週間以上の無断欠勤と、出勤の督促に応じない場合を挙げています。これは、２週間経過すれば必ず解雇できるという意味ではありません。解雇予告等の例外に関する判断と、解雇そのものが有効かどうかは区別する必要があります。 就業規則に、一定期間の無断欠勤や所在不明を自然退職の事由とする規定があっても、日数だけで機械的に処理することは避けましょう。規定の内容や周知状況、欠勤理由、連絡の経過などを確認し、その規定を適用できるかを検討します。規定があれば、あらゆる場合に有効になるわけではありません。 会社から解雇する場合は、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です。懲戒解雇なら、就業規則上の根拠や処分の重さ、本人の説明をきく機会、定められた手続きも確認します。有期契約の途中での解雇には、原則としてやむを得ない事由が必要となるため、同じようには扱えません。 また、解雇では、原則として30日前の予告か、予告に代わる平均賃金30日分以上の手当が必要です。予告と不足日数分の手当を組み合わせる方法もあります。労働者の責任を理由に予告と手当を省略する場合には、労働基準監督署長の除外認定が必要です。懲戒解雇という名称だけで省略できるものではありません。 退職処理の前に、事実と規程をそろえて相談しましょう 例えば、従業員15人の会社で、営業担当者が３日間出勤せず、携帯電話にも応答しないとします。上司は退職扱いを提案していますが、本人は前週に体調不良を訴えており、会社からは電話しかしていません。 この段階では、辞める意思があると決めつけず、安否と欠勤理由を確認する連絡を検討します。同時に、取引先への対応を代替担当へ振り分け、勤怠と連絡の経過を残します。後日、本人から入院していたと説明があれば、資料を確認し、欠勤や休職の扱いを改めて検討します。 短期間の行き違いで、本人と連絡がつき、規程に沿って処理できる場合は、社内で対応できることもあります。一方、連絡が取れないまま雇用を終了させたい、給与から損害額を引きたい、本人と説明が食い違っている場合は、通知や処理をする前に相談することが望まれます。 相談時は、雇用契約書、就業規則、賃金規程、勤怠記録、連絡履歴、郵便物の控えを用意します。「最後に出勤した日」「最後に連絡が取れた日」「会社が確認できていないこと」を分けてまとめると、検討すべき点が明確になります。 当事務所は、解雇等のトラブルを含む労務相談のみの契約にも対応し、就業規則の作成・変更も取り扱っています。給与計算や手続きを社内で行う会社も、従業員対応や規程の運用についてご相談可能です。紛争が生じている場合や通知の法的効力が問題になる場合には、事案に応じて弁護士への相談も検討しましょう。 無断欠勤への対応は、本人の安否確認から始め、連絡の記録、給与処理、雇用終了の判断を順に進めることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、「いつ退職にできるか」という結論を急ぐ前に、いま確認すべき事実を整理してみてください。

「休職中の社員から、来月から復職できるという診断書が届いた」「本人は戻りたいと言っているが、以前の仕事を任せてよいか迷っている」。こうした場面では、復職日を決める前に、医師の意見と職場の受入れ条件を整理することが大切です。 診断書は重要な判断材料ですが、それだけで従来どおりの勤務ができると決まるわけではありません。一方、会社が不安を感じるというだけで、復職を拒んでよいわけでもありません。この記事では、メンタルヘルス不調による私傷病休職からの復職を中心に、中小企業が確認すべき事項を解説します。 診断書の「復職可能」が何を前提にしているか確かめます 主治医は、診察で把握した状態などから復職について意見を示します。ただし、本人が職場で担当する作業や、繁忙期の負担まで詳しく知っているとは限りません。日常生活を送れる程度に回復したことと、職場で求められる仕事を継続できることには、違いがある場合があります。 例えば、診断書に「復職可能」とだけ記載されていても、通常の勤務時間で働けるのか、当面は残業を避ける必要があるのか、通院のための調整が必要なのかは分からないことがあります。記載が簡潔であることだけで診断書を判断せず、勤務上の条件を追加で確かめましょう。 まず本人に復職の希望時期と、医師から受けている説明を確認します。そのうえで、不明点を整理し、本人の同意を得て主治医との情報交換を検討します。産業医等の医学的な意見を踏まえ、会社が実際の業務や職場の状況と照合して、最終的な復職判断につなげます。 経営者や社労士が病状を診断したり、治療の要否を決めたりすることはできません。社労士への相談では、医学的な判断を求めるのではなく、医師に確認したい勤務条件や、就業規則上の手順を整理することをおこないます。 就業規則と仕事内容を並べて確認します 就業規則や休職規程、休職開始時の通知を用意し、復職の申請方法、必要書類、面談の手順、判断する担当者、休職期間の満了日を確認します。会社が以前に説明した内容と規程に違いがあるときは、その経緯も整理してください。 満了日が迫っている場合でも、診断書の提出日だけを見て結論を急がないことが大切です。復職の可否や期間満了時の扱いは、規程の文言に加え、実際の回復状況、労働契約の内容、配置や業務調整の可能性などを踏まえた検討が必要です。 仕事内容は、「事務職」「営業職」といった職種名だけでなく、具体的な作業に分けます。長時間の画面作業、電話の同時対応、厳しい締切、車の運転、一人で行う判断など、負担や安全に関係する事項を書き出しましょう。 主治医へ情報を伝える際も、通常の勤務時間や作業内容と、会社が調整できそうな事項を分けて示すと、勤務上の配慮について意見を得やすくなります。「完全に治ったことを証明してほしい」という抽象的な求め方では、実際の仕事との関係が明確になりません。 当事務所は、人事・労務全般の相談と就業規則の作成・変更を取り扱っています。規程に復職の手順がない、上司によって説明が異なるといった場合は、今回の対応と、今後の規程整備を分けて検討することができます。現在の休職者に不利益な条件を後から一方的に加えることにならないよう、変更の進め方も確認しましょう。 受入れ条件は業務・時間・賃金・見直し時期まで具体化します 復職を進める場合は、開始日だけでなく、当初の担当業務、勤務時間、残業や出張の扱い、相談窓口を文書にまとめます。「無理のない範囲で働く」と伝えるだけでは、本人と上司で想定する仕事量が違うままになることがあります。 勤務上の配慮は、医師の意見を踏まえ、必要性と会社が実施できる方法を検討します。短時間勤務を取り入れるなら、出退勤時刻、実施期間、賃金の計算方法、通常勤務へ戻す際の確認方法まで整理します。勤務時間を短くしたことだけで、従前の給与を自由に減らせるわけではありません。労働契約や賃金規程を確認し、必要な説明や合意の手続きを進めます。 また、「試し出勤」という名称を使えば無給にできるわけではありません。会社の指示で顧客対応や資料作成などを行わせる場合は、実態に応じて労働時間や賃金の扱いを判断する必要があります。正式な復職前の制度として実施するなら、目的、内容、期間、事故時の対応も事前に確認してください。 受入れを支える同僚の業務量も見直します。復職者の担当を減らした結果、特定の人だけに締切の厳しい仕事が集まるようでは、体制を維持しにくくなります。業務の優先順位や分担を会社として決め、現場任せにしないことが大切です。 健康情報は、仕事上の配慮に必要な範囲に絞って扱います。診断書の保管者や閲覧できる人を決め、病名や治療内容を職場全体へ当然に共有することは避けましょう。同僚に何を説明するかは、本人の意向を確認しながら、情報の内容と共有の範囲を整理します。 具体例で考える、受入れ準備と復職後の確認 例えば、従業員18人の会社で、受注入力を担当していた社員から復職の申出があったとします。主治医の意見には「当面は残業を避けること」とありますが、復職予定の月には大口取引先の締切が集中しています。。 このとき、会社が定時退社を認めても、以前と同じ件数を一人で処理するよう求めれば、実際の負担は軽くならないかもしれません。入力の件数だけでなく、締切の集中や急な修正への対応も含め、当初の仕事を検討します。 例えば、定型的な入力を中心にし、急ぎの修正は上司が受け付ける方法が考えられます。本人、上司、必要な医療関係者の意見を踏まえて実施内容を決め、一定期間後に、勤務状況と負担を確認する日を設けます。これは一例であり、全員に同じ業務制限や期間が適するわけではありません。 復職後の面談では、出勤できたかだけでなく、予定した配慮が実施されているか、業務が予定時間に収まっているか、本人が相談しにくい状態になっていないかを確認します。上司の観察と本人の説明を記録し、医師の意見も踏まえて、業務量や勤務条件を見直しましょう。 復職を認めるか迷ったら、回答前に相談しましょう 必要な情報が揃い、規程に沿って受入れ条件を決められる場合は、社内で対応できることもあります。すべての復職について、外部への依頼が必要というわけではありません。 一方、医師の意見と会社の想定する仕事が合わない、勤務時間や賃金の扱いで本人と認識が違う、休職期間満了を理由に雇用を終了しようとしている場合は、本人へ結論を伝える前に相談することが望まれます。雇用終了の有効性などをめぐって争いがある場合は、事案に応じて弁護士への相談も検討します。 相談時には、就業規則、雇用契約書、休職通知、診断書、本人とのやり取りを用意します。復職後に任せたい仕事と、調整できること・難しいことを書き添えると、会社がどこで迷っているかを伝えやすくなります。健康情報を外部に提供する際も、本人の同意など必要な取扱いを確認してください。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応しています。給与計算や保険手続きは社内で行いながら、従業員への説明や規程の運用について相談したい会社も、必要な支援の範囲を検討できます。契約に含まれる業務と費用は、依頼内容に応じて確認しましょう。 復職への対応では、診断書を受け取って終わりにせず、実際の仕事、勤務条件、復職後の確認方法まで整えることが重要です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、復職を認めるかどうかだけを抱え込まず、判断に足りない情報と受入れ準備を整理するところから始めてみてください。