無断欠勤の社員と連絡が取れないときは？中小企業の初動と退職判断の注意点

「休職中の社員から、来月から復職できるという診断書が届いた」「本人は戻りたいと言っているが、以前の仕事を任せてよいか迷っている」。こうした場面では、復職日を決める前に、医師の意見と職場の受入れ条件を整理することが大切です。 診断書は重要な判断材料ですが、それだけで従来どおりの勤務ができると決まるわけではありません。一方、会社が不安を感じるというだけで、復職を拒んでよいわけでもありません。この記事では、メンタルヘルス不調による私傷病休職からの復職を中心に、中小企業が確認すべき事項を解説します。 診断書の「復職可能」が何を前提にしているか確かめます 主治医は、診察で把握した状態などから復職について意見を示します。ただし、本人が職場で担当する作業や、繁忙期の負担まで詳しく知っているとは限りません。日常生活を送れる程度に回復したことと、職場で求められる仕事を継続できることには、違いがある場合があります。 例えば、診断書に「復職可能」とだけ記載されていても、通常の勤務時間で働けるのか、当面は残業を避ける必要があるのか、通院のための調整が必要なのかは分からないことがあります。記載が簡潔であることだけで診断書を判断せず、勤務上の条件を追加で確かめましょう。 まず本人に復職の希望時期と、医師から受けている説明を確認します。そのうえで、不明点を整理し、本人の同意を得て主治医との情報交換を検討します。産業医等の医学的な意見を踏まえ、会社が実際の業務や職場の状況と照合して、最終的な復職判断につなげます。 経営者や社労士が病状を診断したり、治療の要否を決めたりすることはできません。社労士への相談では、医学的な判断を求めるのではなく、医師に確認したい勤務条件や、就業規則上の手順を整理することをおこないます。 就業規則と仕事内容を並べて確認します 就業規則や休職規程、休職開始時の通知を用意し、復職の申請方法、必要書類、面談の手順、判断する担当者、休職期間の満了日を確認します。会社が以前に説明した内容と規程に違いがあるときは、その経緯も整理してください。 満了日が迫っている場合でも、診断書の提出日だけを見て結論を急がないことが大切です。復職の可否や期間満了時の扱いは、規程の文言に加え、実際の回復状況、労働契約の内容、配置や業務調整の可能性などを踏まえた検討が必要です。 仕事内容は、「事務職」「営業職」といった職種名だけでなく、具体的な作業に分けます。長時間の画面作業、電話の同時対応、厳しい締切、車の運転、一人で行う判断など、負担や安全に関係する事項を書き出しましょう。 主治医へ情報を伝える際も、通常の勤務時間や作業内容と、会社が調整できそうな事項を分けて示すと、勤務上の配慮について意見を得やすくなります。「完全に治ったことを証明してほしい」という抽象的な求め方では、実際の仕事との関係が明確になりません。 当事務所は、人事・労務全般の相談と就業規則の作成・変更を取り扱っています。規程に復職の手順がない、上司によって説明が異なるといった場合は、今回の対応と、今後の規程整備を分けて検討することができます。現在の休職者に不利益な条件を後から一方的に加えることにならないよう、変更の進め方も確認しましょう。 受入れ条件は業務・時間・賃金・見直し時期まで具体化します 復職を進める場合は、開始日だけでなく、当初の担当業務、勤務時間、残業や出張の扱い、相談窓口を文書にまとめます。「無理のない範囲で働く」と伝えるだけでは、本人と上司で想定する仕事量が違うままになることがあります。 勤務上の配慮は、医師の意見を踏まえ、必要性と会社が実施できる方法を検討します。短時間勤務を取り入れるなら、出退勤時刻、実施期間、賃金の計算方法、通常勤務へ戻す際の確認方法まで整理します。勤務時間を短くしたことだけで、従前の給与を自由に減らせるわけではありません。労働契約や賃金規程を確認し、必要な説明や合意の手続きを進めます。 また、「試し出勤」という名称を使えば無給にできるわけではありません。会社の指示で顧客対応や資料作成などを行わせる場合は、実態に応じて労働時間や賃金の扱いを判断する必要があります。正式な復職前の制度として実施するなら、目的、内容、期間、事故時の対応も事前に確認してください。 受入れを支える同僚の業務量も見直します。復職者の担当を減らした結果、特定の人だけに締切の厳しい仕事が集まるようでは、体制を維持しにくくなります。業務の優先順位や分担を会社として決め、現場任せにしないことが大切です。 健康情報は、仕事上の配慮に必要な範囲に絞って扱います。診断書の保管者や閲覧できる人を決め、病名や治療内容を職場全体へ当然に共有することは避けましょう。同僚に何を説明するかは、本人の意向を確認しながら、情報の内容と共有の範囲を整理します。 具体例で考える、受入れ準備と復職後の確認 例えば、従業員18人の会社で、受注入力を担当していた社員から復職の申出があったとします。主治医の意見には「当面は残業を避けること」とありますが、復職予定の月には大口取引先の締切が集中しています。。 このとき、会社が定時退社を認めても、以前と同じ件数を一人で処理するよう求めれば、実際の負担は軽くならないかもしれません。入力の件数だけでなく、締切の集中や急な修正への対応も含め、当初の仕事を検討します。 例えば、定型的な入力を中心にし、急ぎの修正は上司が受け付ける方法が考えられます。本人、上司、必要な医療関係者の意見を踏まえて実施内容を決め、一定期間後に、勤務状況と負担を確認する日を設けます。これは一例であり、全員に同じ業務制限や期間が適するわけではありません。 復職後の面談では、出勤できたかだけでなく、予定した配慮が実施されているか、業務が予定時間に収まっているか、本人が相談しにくい状態になっていないかを確認します。上司の観察と本人の説明を記録し、医師の意見も踏まえて、業務量や勤務条件を見直しましょう。 復職を認めるか迷ったら、回答前に相談しましょう 必要な情報が揃い、規程に沿って受入れ条件を決められる場合は、社内で対応できることもあります。すべての復職について、外部への依頼が必要というわけではありません。 一方、医師の意見と会社の想定する仕事が合わない、勤務時間や賃金の扱いで本人と認識が違う、休職期間満了を理由に雇用を終了しようとしている場合は、本人へ結論を伝える前に相談することが望まれます。雇用終了の有効性などをめぐって争いがある場合は、事案に応じて弁護士への相談も検討します。 相談時には、就業規則、雇用契約書、休職通知、診断書、本人とのやり取りを用意します。復職後に任せたい仕事と、調整できること・難しいことを書き添えると、会社がどこで迷っているかを伝えやすくなります。健康情報を外部に提供する際も、本人の同意など必要な取扱いを確認してください。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応しています。給与計算や保険手続きは社内で行いながら、従業員への説明や規程の運用について相談したい会社も、必要な支援の範囲を検討できます。契約に含まれる業務と費用は、依頼内容に応じて確認しましょう。 復職への対応では、診断書を受け取って終わりにせず、実際の仕事、勤務条件、復職後の確認方法まで整えることが重要です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、復職を認めるかどうかだけを抱え込まず、判断に足りない情報と受入れ準備を整理するところから始めてみてください。

「入社から２か月たってもミスが続く」「試用期間が終わる前に、本採用を見送ると伝えてよいのか」。採用した従業員の働きぶりに不安があるとき、判断を急ぎたくなる経営者もいるでしょう。 しかし、試用期間は、会社が自由に雇用を終了できる期間ではありません。まず確認したいのは、採用時に何を求め、どのように指導し、本人がどう対応してきたかです。この記事では、期間の定めなく採用した従業員に試用期間を設けた場合を中心に、本採用を迷ったときの確認事項と相談の進め方を解説します。 試用期間中も労働契約は成立しています 一般的な試用期間では、入社時から労働契約が成立しています。適性を確かめるために、一定の条件の下で契約を終了する権利を会社が留保していると考えられます。そのため、「まだ正式な社員ではないので、期間が終われば契約も終わる」とは扱えません。 試用期間中の解雇や、期間満了時の本採用拒否には、試用の目的に照らした客観的に合理的な理由と、社会通念上の相当性が必要です。通常の解雇より判断の余地が広いとされますが、経営者の印象だけで自由に決められるという意味ではありません。 採用後に分かった勤務上の問題について、その内容や程度、採用時に期待した役割、指導の経過などを確認します。「社風に合わない」「覚えが悪い」といった評価は、何が起きたかを説明しなければ、判断の根拠が曖昧なままになります。 なお、「最初の３か月は有期契約」という場合は、試用期間付きの無期契約と同じではありません。契約期間の途中での解雇には、原則としてやむを得ない事由が必要です。満了時に更新しない場合にも別のルールが関わります。名称だけで決めず、契約書の記載と採用時の説明、実際の運用を確認しましょう。 最初に採用条件と問題の内容を照合します まず、雇用契約書や労働条件通知書、就業規則、求人票などを揃え、試用期間の開始日と終了日、担当業務、本採用の判断に関する定めを確認します。求人票で説明した仕事と、入社後に任せている仕事に違いがないかも見てください。 同じ「仕事が遅い」という問題でも、未経験者として育成する前提で採用した場合と、特定の業務を任せる即戦力として採用した場合では、確認すべき事情が異なります。会社が求める水準を本人に伝えていなかったり、必要な研修を受けさせていなかったりすれば、本人の能力だけを問題にすることは適切ではありません。 次に、問題が起きた日、担当した仕事、指示の内容、結果、業務への影響を整理します。納期の遅れであれば、当初の期限、途中の追加指示、業務量、本人からの相談の有無まで確認すると、原因を検討しやすくなります。 遅刻や欠勤についても、勤怠記録だけでなく、連絡の状況や本人が説明した事情を確認します。体調や職場環境に関する訴えがあるときは、単なる勤務態度の問題と決めつけず、必要な配慮や事実確認を別途検討してください。 当事務所では、解雇等のトラブルを含む人事・労務全般の相談を取り扱っています。「本採用を断れるか」だけでなく、判断に必要な資料が不足していないか、会社側の説明や運用に課題がないかという段階から、相談事項を整理いたします。 指導は改善してほしい行動と確認日を具体的にします 指導するときは、「もっとしっかりしてほしい」という抽象的な注意で終わらせず、どの仕事の、どの行動を改善してほしいかを伝えます。本人の説明も聞き、理解不足なのか、指示が曖昧なのか、業務量に無理があるのかを確かめましょう。 例えば、入力ミスが続く場合は、確認手順を一緒に見直し、提出前に照合する項目を示す方法があります。そのうえで、次にいつ状況を確認するか、誰が支援するかを決めます。仕事の性質や習得に必要な時間に応じ、改善の状況を確認できる進め方にすることが大切です。 面談後は、日時、伝えた内容、本人の説明、会社が行う支援、次回の確認予定を記録します。改善した点も残してください。不利な出来事だけを集めると、実際の変化や会社の指導状況を正しく把握できなくなります。 記録は、解雇するための材料を後から作るものではありません。本人と会社の認識をそろえ、勤務を続けられる可能性を検討するためのものです。過去にしていない注意をしたことにしたり、面談記録の日付をさかのぼらせたりしてはいけません。 例えば、従業員12人の会社で、未経験で採用した事務担当者に請求書の入力ミスが続いているとします。社長は能力不足を心配していますが、担当者ごとに入力方法が違い、確認者も決まっていませんでした。 この場合、まず入力方法と確認者を統一し、本人に手順を説明して、作業結果を確認することが考えられます。その後も問題が続くか、どの部分が改善したかを見ます。「ミスが何回あれば解雇できる」と回数だけで結論を出すことはできません。 試用期間の延長と解雇予告は分けて検討します 試用期間の終わりが近づくと、「判断できないので延長したい」と考えることもあるでしょう。ただし、延長を当然にできるとは限りません。就業規則や契約の根拠、延長の必要性、期間の相当性、本人への説明などを確認する必要があります。 延長する場合も、何を確かめるための期間なのか、評価する業務、会社が行う支援、判断時期を明らかにします。単に結論を先送りするために繰り返し延長する運用は避けましょう。本人の同意があれば、どのような延長でも問題がなくなるわけではありません。 解雇を検討する場合には、解雇理由の妥当性とは別に、解雇予告等の手続きを確認します。試用期間中の従業員でも、14日を超えて引き続き雇用した場合は、原則として30日前の予告か、予告に代わる平均賃金30日分以上の解雇予告手当が必要です。予告期間が30日に足りない場合は、不足日数分の手当を支払う方法もあります。 最初の14日以内に解雇予告の例外が適用される場合でも、合理的な理由が不要になるわけではありません。また、解雇予告手当を払えば、理由に問題のある解雇まで有効になるわけでもありません。手続きと解雇の有効性を混同しないことが重要です。 本採用を見送る旨を伝えてから、理由や手続きを整えようとすると、既に伝えた説明との食い違いが生じることがあります。終了日だけを先に決めず、判断理由と必要な手続きを、本人への通知前に確認しましょう。 本採用に迷ったら満了前に社労士へ相談しましょう 評価基準が明確で、指導後に改善が見られ、本採用する方向で問題なく進められる場合は、社内の手順で対応できることもあります。すべての試用期間について、外部への依頼が必要というわけではありません。 一方、本採用を見送りたい、延長の根拠が分からない、上司によって評価が違う、既に本人へ退職を求めたといった場合は、早めの相談が望まれます。満了直前まで待たず、どの時点で何を確認するかを検討する時間を確保しましょう。 相談時には、契約書、労働条件通知書、就業規則、求人票、勤怠記録、指導や面談の記録を用意してください。会社が困っていることに加え、本人の説明と改善状況も共有してください。資料が全部揃っていなくても、手元にあるものと未確認の事項を分ければ、相談の出発点になります。 当事務所は、労務相談のみの契約に対応し、就業規則の作成・変更も取り扱っています。手続きや給与計算を社内で行っている会社も、従業員への対応判断についてご相談可能です。継続的な相談や規程の見直しを依頼する場合にも、柔軟に対応可能ですので、ご相談ください。 既に解雇の有効性をめぐって争いが生じている場合などは、事案に応じて弁護士への相談も検討します。社労士に相談すれば、あらゆる紛争の交渉や訴訟まで任せられるというものではありません。 試用期間の対応で大切なのは、満了日に結論を出すことだけではなく、採用時の期待を具体化し、指導と評価を積み重ねることです。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、本採用を見送ると伝える前に、契約と事実関係を整理し、適切な対応をご相談ください。

「残業は事前申請制なのに、申請せずに仕事を続ける従業員がいる」「上司が許可していない時間まで残業代を払う必要があるのか」。中小企業の経営者にとって、残業の管理は、費用だけでなく職場のルールにも関わる悩みです。 ただし、申請や許可がないという理由だけで、残業代を一律に支払わない扱いにはできません。実際にどのような仕事をし、会社がどのように指示・管理していたかを確認する必要があります。無断残業が分かったときの確認手順と、繰り返さないための運用を解説します。 残業代の判断は、申請書の有無だけでは決まりません 労働時間に当たるかどうかは、会社の指揮命令下に置かれていたかによって判断します。明確に「残業してください」と命じた時間だけでなく、黙示の指示で仕事をしていた時間も含まれます。黙示の指示とは、言葉で明示していなくても、周囲の状況から業務を求めていたと評価されるものです。 例えば、終業間際に当日中の納品を指示し、定時までには処理できない仕事量を任せていた場合は、残業申請がなくても、会社の指示との関係を確認する必要があります。「残業は禁止」と伝えながら、実際には終わらない仕事をそのまま担当者に任せていないかも大切な点です。 一方、退勤後に私用で会社に残っていた時間が、そのまま労働時間になるわけではありません。会社にいた時間と仕事をしていた時間を区別し、本人と上司の説明や記録を照合します。「無断だからゼロ」「打刻が遅いから全部残業」のどちらかに、確認前から決めつけないようにしましょう。 また、申請ルールを守らなかったことへの指導と、実際の労働に対する賃金の支払いは、別に整理します。申請違反があったとしても、労働時間に当たると判断した時間の賃金を、罰として支払わない扱いは避けなければなりません。 無断残業が分かったら、記録と業務内容を照合します 最初に、対象となる日と時間帯を特定します。タイムカードや勤怠システムの記録に加え、残業申請、業務日報、パソコンの使用記録、業務上のメールなどを確認します。記録を後から定時に書き換えるのではなく、元の記録を残して、確認結果と修正理由が分かるように整理しましょう。 本人には、何をしていたのか、いつ誰から依頼されたのか、翌日に回せない事情があったのかを聞きます。上司にも、仕事を把握していたか、納期をどう伝えたか、帰宅や作業中止を具体的に指示したかを確認します。本人の申請漏れだけを調べると、業務配分の問題を見落とすおそれがあります。 特に注意したいのは、申請された残業時間と、入退館やパソコンの記録に大きな差がある場合です。記録の差には私用や休憩が含まれることもありますが、申請しにくい雰囲気のために仕事を少なく申告している可能性もあります。差の理由を確かめ、必要な補正につなげます。 「申請は月20時間まで」などと、実際に働いた時間の申告自体を制限する運用も見直しが必要です。会社が残業時間を抑える目標を設けることと、発生した労働時間を正しく記録することは、分けて考えてください。 当事務所では、残業手当の管理方法を含む人事・労務全般の相談を取り扱っています。本人と上司の説明が食い違う場合も、まずは確認できる資料と、まだ分からない点を分けておくと、相談すべき論点を具体化しやすくなります。 残業時間の確定後は、給与と36協定を確認します 労働時間を確認したら、自社の勤務制度に照らして賃金を計算します。会社の所定労働時間を超えた時間と、労働基準法の法定労働時間を超えた時間は、同じとは限りません。 例えば、通常の労働時間制で所定労働時間が1日7時間の従業員が8時間働いた場合、追加の1時間について賃金の確認は必要ですが、1日8時間を超えていないことだけを見れば、法定時間外の割増が直ちに発生するわけではありません。週の労働時間や就業規則・賃金規程の定めも確認します。 法定時間外労働には、原則として25％以上の割増賃金が必要です。月60時間を超える法定時間外労働の部分は、中小企業も50％以上となります。深夜労働や法定休日労働には別の割増のルールがあるため、時間数だけでなく、働いた日と時間帯も整理しましょう。 併せて、法定時間外労働などに必要な36協定の締結・届出と、その内容を確認します。36協定がないことや、協定の上限を超えていたことを理由に、実際の労働に対する残業代の支払いを免れることはできません。支払いの問題と、今後の働かせ方の是正を並行して検討します。 変形労働時間制やフレックスタイム制を採用している場合は、通常の労働時間制と同じ数え方で結論を出さないよう注意が必要です。固定残業代を支給している会社も、対象時間や金額、実際の割増賃金との差額を確認します。 事前申請制は、上司の判断と業務調整まで決めます 事前申請制は、残業の必要性を確かめ、仕事の割り振りや時間を管理するために役立ちます。ただし、「許可がなければ支払わない」と規則に書くだけでは、実際の運用は整いません。 申請には、行う仕事、残業が必要な理由、終了予定時刻を記載できるようにします。上司は、当日中に必要な仕事か、他の人に分担できるか、期限を調整できるかを判断します。許可しない場合は、残っている仕事をどうするかまで伝えることが重要です。 急な顧客対応などで事前申請が難しい場面についても、連絡先や事後報告の手順を決めておきましょう。承認者が不在だと申請できない仕組みや、申請しても返答がない状態は、現場でルールが形骸化する原因になります。 例えば、従業員15人の会社で、営業担当者が毎日1時間ほど残り、翌日の顧客向け資料を作っていたとします。社長は事前申請制だから残業ではないと考えていますが、上司は遅い時間に資料の修正を求めていました。 この場合は、申請漏れの指導に先立ち、修正指示の時刻や納期、実際の作業を確認します。そのうえで賃金の取り扱いを整理し、以後は修正依頼の締切を早める、翌日対応でよい仕事を明確にするなど、業務の進め方も見直します。本人に「早く帰るように」と伝えるだけでは、同じ状況が続く可能性があります。 判断に迷う場合は、従業員への回答前に相談しましょう 本人が作業内容を説明し、上司の指示や勤怠記録とも一致しているなど、会社で事実関係と計算方法を確認できる場合は、自社で対応を進めることも可能です。すべての無断残業について、外部への依頼が必要というわけではありません。 一方、上司が黙認していた可能性がある、申告時間と記録が大きく異なる、過去の複数月にわたる請求がある場合は、支払わない旨を回答する前に相談することが望まれます。既に紛争となっている場合は、内容に応じて弁護士への相談も検討します。 相談時は、就業規則と賃金規程、雇用契約書、勤怠記録、給与明細、残業申請のルール、業務指示が分かる資料を用意しましょう。会社が本人に伝えたことや、本人から、求められている回答の期限も共有すると、確認すべき点が分かります。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応し、就業規則の作成・変更や給与・賞与計算も取り扱っています。社内で給与計算を続けながら判断に迷う点を相談したい場合や、申請ルールと規程を併せて見直したい場合は、必要な支援の範囲をご相談ください。契約に含まれる業務と費用は、依頼内容に応じて柔軟に対応いたします。 許可していない残業への対応では、まず実際の働き方を確かめ、賃金の処理と申請ルールの改善を進めることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、「本人が勝手に残っている」と結論づける前に、仕事の指示と記録を整理するところから始めてみてください。