固定残業代があっても追加支払いは必要？中小企業が確認したい計算と運用

「日曜日に出勤してもらったので、来週の平日に休んでもらう」「同じ日数だけ休ませれば、追加の給与は要らないはず」。休日出勤への対応で、このように考えていないでしょうか。 別の日に休みを設けても、働いた日の割増賃金が不要になるとは限りません。判断の出発点は、休日と勤務日を事前に入れ替えたのか、休日に働いた後で休みを与えたのかという違いです。さらに、出勤した日が法定休日かどうか、1週間の労働時間が何時間になるかも確認します。 この記事では、原則1日8時間・週40時間の労働時間制で働く社員を中心に、振替休日と代休の違い、給与計算と社内運用の注意点を解説します。 最初に、出勤した休日と変更の経緯を確認します 会社のカレンダーで休日になっている日が、すべて労働基準法上の「法定休日」とは限りません。法定休日は、原則として毎週少なくとも1回、または適法に採用した4週4日の制度によって確保する休日です。会社がそれに加えて設ける休日は、法定休日とは区別します。 例えば、土日を休みとし、日曜日を法定休日と定めている会社では、土曜日に働く場合と日曜日に働く場合で、割増賃金の判断が異なります。「休日出勤だから一律35％増し」「土曜日だから割増なし」とは決められません。就業規則、勤務カレンダー、実際の勤務状況を照合してください。 次に、いつ、誰が、どの日を休みにすると決めたのかを確認します。社内で「振休」と呼んでいても、出勤後に休む日を決めたのであれば、呼び方だけで振替休日になるわけではありません。申請書やメールを確認し、給与担当者にも判断の根拠が伝わるようにします。 振替休日は、出勤前に休日と勤務日を入れ替えます 振替休日は、あらかじめ休日だった日を勤務日に変え、その代わりに別の勤務日を休日にする扱いです。適切に振り替えられていれば、元の休日は勤務日となるため、その日に働いたことだけを理由とする法定休日労働の割増賃金は生じません。 ただし、「いつか暇になったら休んでよい」と伝えるだけでは、振替先の休日を特定したことになりません。就業規則等に振替の根拠を設け、出勤日と振替先の休日を事前に具体的に指定し、本人へ知らせることが必要です。少なくとも前日までの予告を基本とし、規程でより早い期限を定めている場合は、その手順にも従います。 振替後も法定休日を確保しなければなりません。4週4日の制度を用いる場合は、4週間の起算日などの確認が必要です。単に「1か月で4日休めばよい」と扱わず、会社が採用している休日制度に沿って判断してください。 また、1日全体の休日を別日に移すことと、休日に数時間だけ働いた分を別日の早退に充てることは同じではありません。原則として休日は暦日単位で確保するため、時間数だけを合わせて振替扱いにしないよう注意が必要です。 当事務所では、就業規則の作成・変更と、人事・労務全般の相談に対応しています。休日の振替を始めたいときは、規程の文言だけでなく、誰がいつ承認し、給与担当者へどう連絡するかという運用も含めて、相談事項を整理してください。 代休を与えても、休日労働の割増賃金は残ります 代休は、休日に働いたことへの代償として、後から別の労働日を休みにする扱いです。休日労働を行った事実は変わらないため、法定休日に働いた場合は、原則として35％以上の割増賃金が必要です。同じ週に代休を取った場合でも、この点は変わりません。 法定休日以外の休日に働いた場合は、1日8時間や週40時間を超える法定時間外労働に当たるかを確認します。該当する時間には原則25％以上の割増が必要です。月60時間を超える法定時間外労働には50％以上の割増が適用され、中小企業も対象です。深夜に働いた場合は、深夜割増も別に確認します。 代休の日を有給にするか無給にするかは、就業規則や労働契約などの定めによります。会社が有給と定めているのに、通常賃金分を当然に差し引くことはできません。「代休を取ったら常に35％分だけ払えばよい」という理解も避けましょう。 例えば、割増賃金の基礎となる1時間当たりの賃金が1,500円で、法定休日に8時間働いたとします。深夜労働等がなければ、その労働に対する賃金は1,500円×8時間×1.35で16,200円です。後日の代休の賃金をどう扱うかは別に判断し、休ませたことだけで16,200円の支払義務がなくなるわけではありません。 無給の代休を設ける場合も、控除の根拠、計算方法、賃金の算定期間を確認します。給与の締め日をまたぐときに、「来月休む予定だから今月の休日出勤分は払わない」と処理することは避け、各支払期の賃金を適切に精算してください。 事前に振り替えても、週をまたぐと時間外労働になる場合があります 振替休日の手続きを整えていても、時間外労働の割増まで必ず不要になるわけではありません。振替後の勤務について、1日と1週間の実労働時間を確認します。2週間や1か月の合計だけで帳尻を合わせないことが大切です。 例えば、週の起算日を月曜日とし、月曜から金曜まで毎日8時間勤務、土日休み、日曜日を法定休日としている会社を考えます。ある土曜日に8時間働いてもらい、翌週の水曜日を休日にすると、土曜出勤を含む週の実労働時間は48時間です。 この例では、翌週が32時間になっても、前の週の40時間を超えた8時間が消えるわけではありません。通常の労働時間制では、その8時間について時間外労働の割増賃金を検討します。適切な事前の振替であっても、週ごとの労働時間の確認は必要です。 一方、同じ週の水曜日と土曜日を事前に入れ替え、各日8時間、週40時間の勤務に収まり、ほかに時間外・深夜労働もなければ、法定の割増が生じない場合があります。ただし、会社の規程で法定基準を上回る手当を約束している場合は、その定めも確認します。 変形労働時間制やフレックスタイム制、週44時間の特例が適用される事業場などは、同じ計算をそのまま当てはめられません。まず適用される制度と週の起算日を確かめましょう。 出勤を依頼する前に、規程・36協定・給与処理をそろえます 休日出勤を依頼する際は、振替か代休か、出勤日と休む日、予定する労働時間、賃金の扱いを具体的に決めて伝えます。法定時間外労働や法定休日労働をさせる場合は、原則として事前に36協定を締結・届出し、協定と法令の範囲内で運用する必要があります。休みを別に与える予定があっても、この確認は省けません。 勤怠システムでは、「休日出勤」「振替」「代休」の名称だけで自動計算を任せず、設定が規程と合っているかを確認してください。出勤の承認記録、振替の通知日、実際に休んだ日を対応させて残すと、担当者が変わっても経緯を追いやすくなります。 規程と手続きが明確で、勤務時間と給与を正確に計算できる場合は、社内で対応できることもあります。一方、後から振替扱いにしている、休む日が未定のまま積み上がっている、給与の締め日をまたぐ、過去の割増賃金に疑問がある場合は、処理を確定する前に相談してください。 相談時には、就業規則・賃金規程、雇用契約書、36協定、勤務カレンダー、勤怠記録、給与明細、休日出勤や休みの指定が分かる記録を用意しましょう。当事務所では、労務相談のみの契約も可能で、給与・賞与計算の代行も取り扱っています。給与計算を社内で続けながら、休日の運用や賃金の判断について相談することもできます。依頼範囲と費用は個別に確認してください。 休日出勤への対応は、「別の日に休ませたか」だけでは決まりません。事前の振替の有無、休日の種類、週ごとの労働時間、規程上の賃金を順に確かめることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、社員への説明と給与処理が食い違わないよう、出勤を依頼する段階から準備を進めましょう。

「注意しても遅刻が続くので、給与を減らしたい」「10分の遅刻でも、30分単位で差し引いてよいのか」。始業時刻を守らない社員への対応では、周囲の負担や不公平感も気になるところです。 ただし、働かなかった時間分の賃金を支払わないことと、罰として給与を減らすことは、異なる扱いです。遅刻を改善してもらうためにも、給与の控除と指導を混同せず、事実と社内ルールを確認する必要があります。この記事では、通常の始業・終業時刻が決まっている社員を中心に、会社が確認したい点を解説します。 遅刻時間分の控除と、懲戒としての減給を区別します 本人の事情で遅刻し、働いていない時間については、原則として賃金は発生しません。その時間に対応する額を給与から差し引く扱いを、ここでは「遅刻控除」と呼びます。これに対し、職場の規律に違反したことへの制裁として、本来支払う賃金を減らすのが「減給の懲戒処分」です。 例えば、時給1,200円の社員が10分遅刻し、その10分について賃金を支払わない場合、対応する額は200円です。一方、「遅刻したら一律3,000円を引く」という運用は、単なる遅刻時間分の控除とはいえません。 月給制の場合は、雇用契約書や賃金規程を確認します。遅刻しても月額を減らさない定めがあれば、その内容に従う必要があります。また、基本給と各手当で支給条件が異なることもあるため、総支給額を一律に時間割りするとは限りません。「月給だから必ず控除できる」と決めつけないようにしましょう。 当事務所では、人事・労務全般の相談に加え、給与・賞与計算の代行を取り扱っています。遅刻への対応を見直すときは、指導方針だけでなく、賃金規程と実際の計算方法が一致しているかも、相談事項として整理できます。 この計算方法がきちんと行われていない場合、遡って正しい計算をし直す必要があり、間違いを発見してからかなり遡る必要が出てくる場合があります。 端数の切上げで、働いた時間の給与まで引かないようにします 遅刻控除として差し引く場合は、実際に働かなかった時間を確認します。10分の遅刻を30分に切り上げ、30分分の賃金を控除すると、実際に働いた20分についても支払わないことになります。 勤怠システムの集計単位が15分や30分になっていても、その設定だけで適法になるわけではありません。遅刻した時刻の記録と、給与計算に使う時間がどう処理されているかを確認してください。実際に働かなかった時間を超える部分は、単なる遅刻控除として処理できません。 先ほどの時給1,200円の例では、10分の遅刻控除は200円ですが、30分として計算すると600円になります。差額400円を「計算上の端数」として当然に引くことはできません。 また、始業時刻の前に会社が義務付けた準備作業を行わせている場合は、その時間の扱いも別に確認します。打刻時刻だけで遅刻かどうかを決めず、会社が働くことを求めている時刻と、実際に業務を始めた時刻を照合しましょう。フレックスタイム制などでは、通常の固定勤務と同じ基準をそのまま当てはめられない場合があります。 減給処分は、金額の上限だけで判断できません 懲戒として減給する場合、労働基準法第91条により、1回の事案に対する額は平均賃金1日分の半額まで、複数の事案がある場合の総額は一賃金支払期の賃金総額の10分の1までという制限があります。両方の制限を確認しなければなりません。 平均賃金は、通常の1日分の給与や基本給の日割額と同じとは限りません。原則として、算定事由が発生した日以前3か月間の賃金総額を、その期間の暦日数で割って求めます。賃金締切日がある場合の算定期間や、除外する期間・賃金、時給制・日給制等の最低保障なども確認が必要です。 ただし、「上限以内なら減給してよい」という意味ではありません。懲戒の事由と種類・程度について就業規則等の根拠があり、社員に周知されているか、定められた手続きを守っているかを確認します。後から規定を作り、過去の遅刻を当然に処分できると考えるのも避けましょう。 さらに、労働契約法第15条は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない懲戒を無効としています。遅刻の理由や回数、時間の長さ、業務への影響、これまでの指導、本人の改善状況などを踏まえる必要があります。 「遅刻3回で必ず1日分を減給」「月給の1割なら何か月でも減らせる」といった機械的な扱いは適切ではありません。遅刻控除と減給処分を併せて検討する場合も、それぞれの根拠と金額を分けて確認します。 指導では、遅刻の理由と改善してほしい行動を確かめます まず、遅刻した日、予定の始業時刻、実際の業務開始時刻、事前連絡の有無を整理します。「いつも遅い」という印象ではなく、具体的な記録を基に本人と話すことが大切です。 面談では、遅刻の理由と、会社が求める勤務ルールを理解しているかを確認します。寝坊、交通機関の遅延、通院などでは事情が異なります。体調や職場環境に関する訴えがあるときは、勤務態度だけの問題と決めつけず、必要な事実確認や勤務上の配慮を検討してください。 そのうえで、「始業時刻までに業務を開始する」「遅れると分かった時点で所定の連絡先へ知らせる」など、求める行動を具体的に伝えます。次に勤務状況を確認する時期も決め、会社の説明、本人の意見、合意した対応を記録します。改善が見られた点も残しておきましょう。 周囲の社員には、業務分担や連絡体制に必要なことを伝えますが、本人の健康状態や家庭事情、処分に関する情報を不用意に広げない配慮も必要です。皆の前で繰り返し叱責するなど、指導の方法自体がハラスメント問題にならないように進めます。 具体例で考える、給与処理と改善のための対応 例えば、従業員9人の会社で、事務担当者に月4回、各10分の遅刻があったとします。社長は「合計40分では軽すぎるので、半日分を引こう」と考えています。 この場合、遅刻控除として検討するのは、原則として働かなかった合計40分に対応する賃金です。まず、契約と賃金規程に基づく控除の可否・計算方法を確認します。半日分との差額を、そのまま遅刻控除に含めてはいけません。 別途、懲戒を検討するなら、規定の根拠、本人の事情、指導の経過、処分の相当性、減給額の制限を確認します。「9人だから就業規則は関係ない」と考えるのも適切ではありません。常時10人未満の事業場で作成・届出義務がない場合でも、懲戒には根拠となるルールの確認が必要です。そのため、常時10人未満の事業場でも、就業規則は準備しておいた方がトラブルになりにくいです。 面談で、本人が「始業時刻に出社すればよい」と理解していたことが分かったなら、会社が求める業務開始の時刻や準備作業の扱いを説明し直す必要もあります。給与を減らすことだけで解決しようとせず、原因に対応した指導と、その後の確認を進めましょう。 給与を確定する前に、規程と指導記録をそろえて相談しましょう 遅刻の事実と理由が明確で、控除の定めと計算方法にも疑問がなく、指導後に改善している場合は、社内の手順で対応できることもあります。すべての遅刻について、専門家への依頼が必要なわけではありません。 一方、減給処分を考えている、勤怠システムで時間を切り上げている、規程に控除の定めがない、本人と遅刻時間や理由の認識が異なる場合は、給与を確定する前に相談してください。既に控除している場合も、対象期間と計算の経緯をそのまま共有してください。 相談時には、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則・賃金規程、勤怠記録、給与明細、注意や面談の記録を用意します。本人の説明と会社の受け止めを分けてまとめると、追加で確かめる事項を整理しやすくなります。 当事務所は、労務相談のみの契約にも対応し、就業規則の作成・変更を取り扱っています。給与計算は社内で続けながら、控除や従業員対応の判断を相談したい会社も、必要な部分だけご相談いただけます。処分の有効性などをめぐって紛争が生じている場合は、内容に応じて弁護士への相談も検討します。 遅刻への対応では、働かなかった時間の給与処理を正確に行い、勤務ルールを守ってもらうための指導を積み重ねることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、規程と事実を検証してから従業員への対応を判断しましょう。業務で多忙など、検証に時間がかかるような様々なご事情があるかと思います。そんな時にはお気軽に弊所にお問い合わせください。

「仕事が少ないので、明日は休んでもらいたい」「今日は暇だから、パート社員に早く帰ってもらいたい」。受注や来客が減ったとき、人件費をどう扱えばよいか迷う経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。 会社の判断で社員を休ませた場合、働いていない時間だからといって、給与を支払わなくてよいとは限りません。休業の理由によっては、休業手当の支払いが必要です。さらに、「６割払えば必ず問題ない」とも言い切れません。 この記事では、仕事の減少による休業や早退を中心に、支払いの判断、計算で間違えやすい点、社員へ伝える前に準備したいことを解説します。 仕事がないために休ませる場合は、休業手当を確認します 労働基準法第26条は、使用者の責めに帰すべき事由によって労働者を休業させる場合、平均賃金の60％以上の休業手当を支払うよう定めています。これは、会社側の事情で働けなくなった労働者の生活を保障するための制度です。 ここでいう会社側の事情は、経営者の故意や不注意だけに限られません。注文が減った、材料がそろわない、機械が故障したといった、経営上の事情も含まれます。「取引先から仕事が来ないので、会社も困っている」という理由だけで、支払いが不要になるわけではありません。 対象は正社員だけではなく、パートやアルバイトも含まれます。例えば、勤務が決まっていたパート社員に、予約が少ないことを理由に出勤を取りやめてもらう場合も、休業手当を検討します。 一方、もともとの休日や、本人の私的な事情による欠勤は、会社が休業させる場合とは区別します。まず、その日が働く予定の日だったのか、誰の判断で働かなくなったのかを確かめましょう。 自然災害などが関係する場合も、災害が起きたという理由だけで、一律に支払い不要とは判断できません。実際の被害、休業の直接の原因、休業を避けるためにできたことなど、個別の事情を確認する必要があります。 「月給の６割」ではなく、平均賃金を基に計算します 基本給だけを基準にしないようにしましょう 休業手当の基礎となる平均賃金は、原則として、算定事由が発生した日以前３か月間の賃金総額を、その期間の暦日数で割って求めます。賃金締切日がある場合は、原則として直前の締切日からさかのぼる期間を確認します。 賃金総額には、基本給のほか、残業手当や通勤手当なども原則として含めます。一方、臨時に支払われた賃金や、３か月を超える期間ごとに支払われる賞与など、算入しないものもあります。給与明細の総支給額を、そのまま機械的に使えるとは限りません。 例えば、対象期間の算入すべき賃金総額が72万円、暦日数が90日で、除外すべき期間などがないとします。平均賃金は8,000円となり、１日を全部休業させる場合の労働基準法上の最低額は、その60％の4,800円です。 この例で３日間休業させるなら、最低額は合計14,400円となります。ただし、就業規則や労働契約による支払いの定め、民法上の賃金請求の問題は、別に確認します。 時給・日給の社員には最低保障の確認も必要です 時給制や日給制などの場合は、暦日数で割る原則の計算に加えて、実際の労働日数などを使う最低保障の計算も確認します。勤務日数が少ないパート社員について、暦日数で割った金額だけを採用すると、平均賃金を低く計算してしまう可能性があります。 また、入社して３か月に満たない場合や、算定期間中に会社都合の休業、業務上の負傷による療養などがある場合は、計算に使う期間や賃金の扱いを確認します。全社員に同じ計算式を当てはめる前に、賃金の決め方と勤務の経過を整理してください。 当事務所では、労務相談に加えて給与・賞与計算の代行を取り扱っています。休業を実施するかという判断と、給与にいくら反映するかという処理を併せて検討したい場合は、賃金台帳や勤怠記録を基に相談できます。 半日だけの休業や早退は、1日全体の支払額を見ます 「午前中だけ働いてもらい、午後は帰ってもらう」という場合は、働いた時間の賃金に加えて、休業手当が必要になるかを確認します。休ませた時間に、そのまま時給の60％を掛けるという計算ではありません。 １日の一部を会社都合で休業させた場合は、その日に実際に働いた分の賃金が平均賃金の60％に届かなければ、少なくともその差額を休業手当として支払う必要があります。 例えば、平均賃金が8,000円、時給が1,200円の社員が、予定していた勤務のうち２時間だけ働き、会社の指示で帰宅したとします。働いた分の賃金は2,400円です。平均賃金の60％である4,800円との差額2,400円が、労働基準法上必要となる休業手当の最低額です。 反対に、その日の労働に対する賃金が平均賃金の60％以上であれば、同条による差額の支払いは生じません。ただし、これで契約上の支払いまで確定するわけではありません。給与を全額支払うべき事情や、社内規程で定めた保障がないかも確認します。 現場の責任者が「今日は上がってよい」と伝え、給与担当者は本人希望の早退として処理してしまうことも考えられます。勤怠記録には、帰宅時刻だけでなく、会社の指示なのか、本人の申出なのかも残すことが大切です。 6割の支払いと、給与を減らせるかという問題は別です 休業手当の60％という数字は、労働基準法上の最低基準です。就業規則や労働契約で、それより手厚い支払いを定めていれば、その内容を確認しなければなりません。月給の社員について、休業分をどのように扱うかも、賃金規程などを確かめます。 さらに、民法第536条第２項により、会社側の事情によって働けなかった期間の賃金を全額請求できる場合があります。労働基準法上の休業手当を支払ったことだけで、それ以上の賃金を支払う義務がなくなるとは限らない点に注意が必要です。 「休業手当を払う代わりに、有給休暇を使ったことにする」という一方的な処理も避けてください。本人が希望する年次有給休暇と、会社が仕事の都合で休ませることは区別します。計画的付与などの制度を利用する場合にも、必要な手続きがあります。 シフト制では、確定していた勤務を取り消したのか、まだ勤務日が確定していなかったのかも確認します。ただし、シフトを確定させなければ自由に勤務をゼロにできるという意味ではありません。雇用契約で約束した勤務日数・時間や、これまでの運用も踏まえて判断します。 社員に伝える前に、理由・日程・支払いを整理しましょう 休業を検討するときは、まず理由、対象者、予定日、終日の休業か一部の休業かを書き出します。ほかの業務や研修に振り替えられないかも検討し、実施する場合は、いつ見直すのかを決めておきましょう。 社員には、休業の理由と期間に加え、給与の取扱い、支払日、連絡窓口を具体的に説明します。支払いの扱いを曖昧にしたまま休んでもらい、給与明細で初めて減額を知らせると、認識の違いが生じやすくなります。休業手当も賃金であり、原則として通常の賃金支払日に支払います。 相談の際は、雇用契約書・労働条件通知書、就業規則・賃金規程、賃金台帳、勤怠記録、確定済みのシフト表などを用意すると、判断と計算を進めやすくなります。すでに社員へ伝えている場合は、通知やメールの内容も共有してください。 規程と計算方法が明確で、個別の事情も整理できている場合は、社内で対応できることもあります。一方、初めて休業を実施する、時給制と月給制の社員が混在する、社員から全額の支払いを求められている場合は、給与処理を決める前の相談が望まれます。賃金請求をめぐる紛争がある場合は、弁護士への相談も検討します。 当事務所では、人事・労務全般の相談、就業規則の作成・変更に対応し、労務相談のみの契約も可能です。給与計算を社内で行う会社も、休業時の判断や規程の運用について相談できます。依頼する業務の範囲と費用は、個別に相談してください。 会社都合で社員を休ませるときは、「何割払うか」を決める前に、休業理由、契約と規程、平均賃金の計算を順に確かめることが大切です。豊島区で労務管理に悩む経営者の方も、社員への説明と給与処理が食い違わないよう、実施前から準備を進めましょう。