回収できない売掛金は経費にできる？中小企業が確認したい貸倒損失の判断と準備

「決算書を見ると、社長への貸付金が年々増えている」「会社の口座から生活費を出していたが、どう整理すればよいのか」。会社と経営者のお金が混在すると、帳簿上の残高と、本人が認識している借入額が食い違うことがあります。 役員貸付金を整理するときは、残高を消す方法から考えるのではなく、何に使ったお金なのかを確かめることが出発点です。中小企業の経営者に向けて、取引の確認、利息の扱い、返済を進める際の注意点を解説します。 役員貸付金は、会社が役員に貸しているお金です 役員貸付金とは、会社が社長などの役員に貸し付けているお金です。会社の決算書では、返済を受ける権利として資産に計上されます。反対に、社長が個人のお金を会社へ貸した場合は、会社にとって「役員借入金」という負債になります。誰が誰に貸しているのかを、最初に確認しましょう。 社長が株式をすべて持っている会社でも、会社と個人の財産は別です。会社の口座から個人の生活費を出したからといって、その支出が会社の経費になるわけではありません。会社のカードで私的な買い物をした場合も、事業の支払いと分けて処理する必要があります。 ただし、役員貸付金として記帳されている金額が、すべて実際の貸付けとは限りません。会社の仕事に使った支出について資料が届かず、処理が保留されたものや、経費精算の行き違いが含まれている可能性もあります。科目名だけで判断せず、取引の内容と証拠資料を照合することが大切です。 残高を整理する前に、お金の使い道を確認します まず、役員貸付金の総勘定元帳を確認します。総勘定元帳は、勘定科目ごとに取引の内容や金額、残高の動きを記録した帳簿です。前期から繰り越した金額と、今期に増えた金額、返済として減った金額を分けると、確認すべき取引が見えてきます。 例えば、会社口座から引き出した30万円について、20万円は個人の生活費、10万円は会社の備品購入だったとします。この場合、30万円を一括して扱うのではなく、それぞれの使い道を確認します。備品購入分も、領収書等があれば何でも当期の経費になるということではなく、購入時期や物品の内容に応じた処理が必要です。 上記のような支出が毎月ある場合には、手取りで20万円の役員報酬を支給する必要があることを示しています。もし「役員借入金」が多額にあるときには、役員報酬が仮に0円であっても、役員借入金の返済として会社から個人にお金を引き出すことができます。 出金の記録に、領収書、カード明細、振込先の情報などを対応させます。会社の支出なら、何の業務で使ったかも説明できるようにしましょう。「会社のために使ったはず」という記憶だけでは、適切な処理を判断しにくくなります。 法人税では、カード明細しかない場合でも支払先、支払内容が明確であれば、損金（経費）になります。その一方、消費税で仕入税額控除をするには、領収書等に記載のあるインボイス登録番号の確認が必要です。必ず領収書等もセットで保管ください。 過年度から残っている金額は、当時の帳簿や申告への影響も確認します。資料が見つかったからといって、過去の支出をまとめて今期の経費に振り替えられるとは限りません。いつの取引なのか、既にどのように申告しているのかを税理士に伝えてください。 会計処理をするにあたり、支出不明な支払いを「役員貸付金」で処理され、そのまま残ってしまうことがあります。税理士事務所としっかり連携を取りつつ、会社側でも経費の計上漏れがないかを試算表から大まかに確認することも大切です。 もし過去の大きな経費の支出が「役員貸付金」で処理され、経費が計上漏れになっていた場合には、「更正の請求」という方法で税金を還付してもらうことができます。更正の請求ができる期間は、原則として法定申告期限から5年以内です。 当事務所では、日々の会計・税務の疑問にお応えし、帳簿から会社の業績や改善点を一緒に検討しています。役員貸付金についても、残高の数字だけでなく、その内訳と増えた経緯を共有することが、確認すべき点を整理する手がかりになります。 無利息のままにせず、貸付条件と税務を確認します 実際に会社が社長へお金を貸している場合は、貸付額、貸付日、利率、返済期限、返済方法を確認します。契約書等の記録と、実際の送金・返済の動きが一致しているかも重要です。書面を用意しただけで、その取引が税務上問題なく扱われるわけではありません。 会社が役員へ無利息や低い利息で貸し付けると、原則として、税務上計算される利息と実際に支払う利息との差額が、役員への給与として課税される問題があります。元本を後で返す予定であっても、利息の確認は別に必要です。 国税庁の案内では、会社が外部から借りた資金を貸し付けた場合は、その借入金の利率を用います。それ以外については貸付年に応じた利率が示され、令和8年中の貸付けは年1.3％とされています。すべての残高に、毎年その年の利率を一律に当てはめるという意味ではありません。 一方、合理的と認められる平均調達金利等を基にした貸付けや、一定の要件を満たす災害・病気の際の貸付けなど、給与として課税しなくてもよい扱いもあります。単に「少額だから大丈夫」とせず、適用できる条件を確認しましょう。 利息について給与課税が生じる場合は、源泉所得税への対応に加え、会社側で役員給与を損金に算入できるかも検討が必要です。損金とは法人税の計算で差し引ける費用等で、帳簿上の費用と必ずしも一致しません。個人側と会社側の扱いを分けて確かめることが大切です。 返済は、会社と個人の資金の両方を見て計画します 実際の貸付残高が確認できたら、社長個人の収入と生活費、既存の支払いを踏まえ、返済可能な金額と時期を考えます。返済のために会社から新たな借入れを繰り返す計画では、残高の改善につながりません。 例えば、説明用の架空例として、貸付残高が240万円あり、社長個人が毎月5万円を元本返済に充てられるとします。新たな貸付けがなければ、元本の返済には48か月かかります。利息の支払いは別に見込み、途中で収入や支出が変わった際の見直しも考えておきます。 返済額を決めた後は、個人口座から会社口座への振込みなど、履歴を確認できる方法で管理します。元本返済と利息の支払いを区別し、帳簿の残高とも照合しましょう。年に一度だけでなく、月ごとに残高を確認すると、新たな私的支出にも気づきやすくなります。 「役員報酬を増やして返せばよい」という方法にも注意が必要です。報酬の増額には、法人税上の損金算入要件があり、個人の所得税や社会保険料にも影響します。会社から出すお金が増えるため、会社の資金繰りも含めて検討しなければなりません。 また、会社が返済を免除すれば、単なる帳簿整理では済みません。免除による利益が役員給与に当たり、会社側でも損金算入が問題になる場合があります。実際の返済や根拠の確認なしに、残高を経費へ振り替えたり、消したりする処理は避けてください。 残高が増える仕組みを見直し、早めに相談しましょう 再発を防ぐには、会社用と個人用の口座・カードを分けることが基本です。会社の現金を引き出した場合は、使途の記録と精算の期限を決めます。業務上の立替えも、金額や内容をその都度整理すると、未精算のまま残ることを減らせます。 社内で取引の内容を確認でき、精算や返済の記録も整っているなら、経理担当者が通常の処理を進め、判断が必要な部分を税理士に確認する方法もあります。一方、数年分の残高がある、資料がない、利息を計算していない、返済の見通しが立たない場合は、決算直前まで待たず相談することが望まれます。 相談時は、直近の決算書、役員貸付金の元帳、会社と個人の関連する入出金記録、貸付契約書、返済履歴などを用意します。すべてそろわなくても、「いつから増えているか」「何に使ったか」「資料がないのはどの取引か」を分けて伝えると、次の確認を進めやすくなります。 当事務所は、中小企業の税務申告、会計代行、資金繰りの相談を取り扱っています。会社の帳簿と今後の支払予定を共有いただくことで、税務処理と資金面の課題を併せて考えられます。相談は予約制で無料とご案内していますので、まずは現在の状況をお聞かせください。依頼する業務の範囲や費用は、相談時に確認しましょう。 役員貸付金の整理では、取引の実態を確かめ、利息や税金を確認し、無理のない返済と日々の管理につなげる順序が大切です。会社と個人のお金の動きを説明できる状態に整えることから始めてみてください。

「売上が伸びたので、来月から社長の報酬を増やしたい」「資金に余裕がないので、しばらく報酬を減らしたい」。会社の業績に合わせて役員報酬を調整したいと考える経営者もいるでしょう。 ただし、会社として報酬を変更することと、その支出を法人税の計算で損金にできることは別です。毎月の役員報酬には、支給額や改定時期に関する税務上のルールがあります。変更を決める前に確認したいことを、中小企業の経営者に向けて解説します。 支払った役員報酬がすべて損金になるとは限りません 損金とは、法人税の所得計算で収益から差し引くことが認められる原価や費用などです。会計上の費用と範囲が一致するとは限りません。会社が役員報酬として費用を計上しても、税務上の要件を満たさない部分は、申告時に所得へ加算することになります。 毎月支払う役員報酬で基本となるのが「定期同額給与」です。一般的には、毎月など１か月以下の一定の間隔で支払い、各支給時期の金額が同額である給与をいいます。一定の要件を満たす改定では、改定前と改定後でそれぞれ同額であることなどが求められます。 したがって、今月は利益が多いから増やし、翌月は支払いが多いから減らすという運用では、定期同額給与の要件に問題が生じます。従業員の給与と同じ感覚で、役員報酬を毎月調整しないようにしましょう。 また、定期同額給与に該当していても、不相当に高額な部分まで損金になるわけではありません。支給方法や時期に加え、金額の妥当性も確認が必要です。役員賞与には別の制度が関わるため、月額報酬とは分けて考えます。 通常の見直しは、原則として期首から３か月以内に行います 毎期の業績見通しなどに基づく通常の改定は、原則として事業年度開始から３か月以内に行うことが、定期同額給与として扱われるための要件の一つです。 例えば、4月1日から翌年3月31日までを事業年度とする会社では、通常の改定について、６月30日までという時期を意識する必要があります。「３月決算だから、次の決算までいつでも変更できる」ということではありません。 ここで確認するのは、単に振込額を変えた日だけではありません。いつ報酬を改定したか、いつの支給分から新しい額を適用するか、従来の支給日とどうつながるかを整理します。決議日と初回の支給日が異なる場合もあるため、「3か月以内に振り込めばよい」とだけ覚えるのは避けましょう。 報酬額は、直前の決算の利益だけで決めず、新年度の売上見込み、人件費や家賃、借入金返済、納税予定なども踏まえて検討します。利益が見込めても、代金の回収が遅ければ、毎月支払える資金が十分とは限りません。 当事務所では、会社の業績をお伝えし、必要な売上や借入れの状況などを踏まえて改善点を一緒に検討しています。役員報酬を見直す場面でも、希望額に加え、今後の収支や支払いの予定を共有いただくと、検討すべき点を整理しやすくなります。 期中の変更は、増額・減額の理由を確認します 利益が増えたことだけで、自由に増額できるわけではありません 期首から3か月を過ぎてから、「予想より利益が出そうなので、社長の報酬を増やしたい」と考えることがあります。しかし、利益が増えたという理由だけで、増額分が当然に定期同額給与として認められるわけではありません。 一方、役員の地位の変更や職務内容の重大な変更など、一定の臨時改定事由による改定は、通常の改定とは別に検討します。肩書を変えたという形式だけで結論を出さず、実際に職務や責任がどう変わったかを確認することが大切です。 「忙しくなった」「売上目標を達成した」という事情と、税務上の臨時改定事由は同じではありません。変更前後の業務、責任、改定の必要性を具体的に説明できるかが検討の出発点になります。 期首から3か月を過ぎてからの役員報酬の増額は税務上デメリットが生じやすいため、決算時の打合せで翌期の役員報酬の金額を相談することは重要です。 利益が出ているときに、役員報酬を増額させることは資金繰りにもつながります。期首から３か月以内に増額させた役員報酬は、会社の損金になります。会社の損金になると、利益を圧縮することができ、決算時の法人税はその分少なくなります。役員報酬から控除される源泉所得税は増えますが、源泉所得税は毎月又は半年に一度、会社で納税します。会社の利益を、役員報酬にある程度割り振ることで、税金を所得税と法人税に分けて納税できます。一度に多額の法人税を納税するよりも、期中所得税で納税しておいた方が、資金繰りは安定します。 資金が足りない場合も、減額理由の確認が必要です 減額であっても、税務上の確認は必要です。経営状況が著しく悪化したことなどによる一定の減額は、業績悪化改定事由による改定として検討します。 ただし、一時的な資金繰りの都合や、単に業績が目標に届かなかったことは、この理由には含まれません。「売上が少し下がったから」「今月だけ支払いが重なったから」という説明だけでは、判断できないのです。 確認したいのは、売上や利益がいつからどう変化し、今後どのような見通しで、なぜ報酬を減らさざるを得ないのかです。試算表や資金の予定、取引の変化を示す資料を揃え、経営状態と減額の理由をつなげて検討しましょう。 経営状況が著しく悪化する事由、例えば「売上の大半を占める主要な得意先が不渡りを出した」など客観的に明らかな場合以外は、減額しない方が良いでしょう。もし資金繰りが厳しい場合、中小企業では役員報酬はいったん支給しますが、社長から借入をする会計処理をして、会社に資金を残すことも多いです。 「社長が自分から減額すると言っているから問題ない」とも限りません。本人の了承があることと、法人税上の損金算入要件を満たすことは別に確認します。 変更前後の金額と経緯を記録しましょう 例えば、説明用の架空の会社として、3月決算法人が毎月50万円の社長報酬を支払い、10月から70万円に増額したいと考えた場合を想定します。理由は「利益が予想より増えたため」で、職務内容や地位に変更はないものとします。 この場合、通常の改定時期を過ぎており、増額の理由も確認が必要です。仮に定期同額給与として認められない増額であれば、上乗せした月額20万円について、損金にできない部分が生じます。「会社から実際に支払ったので、70万円全額を損金にできる」とは考えないようにしましょう。 一方、減額の場合は、「減らしたのだから税務上は何も問題にならない」とは限りません。改定前の支給額と改定後の支給額、その期間などに応じて、損金不算入額の検討が必要になることがあります。増額の例と同じ計算を、そのまま当てはめないことが大切です。 変更を検討するときは、現在の報酬を決めた資料、各月の給与台帳、振込記録、変更理由が分かる資料を揃えます。会社の形態や定款等に応じた決定手続きも確認し、決定内容を議事録などに残してください。 議事録があれば、どのような変更でも税務上認められるわけではありません。また、既に支払った後に、以前からその金額を決めていたような記録を作ることは避けましょう。相談が遅れた場合も、実際の経緯をそのまま伝えることが適切な処理につながります。 税理士への相談は、変更を決める前が適しています 例年どおりの時期に報酬を見直し、社内で必要な資料や手続きを確認できる会社では、自社で準備を進め、税務上の判断を確認する方法もあります。すべての見直しに、同じ範囲の外部支援が必要なわけではありません。 一方、期中に増額・減額したい、業績悪化に当たるか分からない、既に支給額を変えてしまった場合は、早めに税理士へ相談しましょう。変更理由と時期を確認したうえで、損金にできる範囲や申告への影響を検討できます。 相談時には、事業年度、現在の月額、希望する月額、改定予定日、最初に変更額を支払いたい日を伝えます。直近の決算書・試算表、給与台帳、報酬決定時の議事録などがあれば、確認を進めやすくなります。資料が不足しているときは、分かっている事実と未確認の点を分けて伝えてください。 報酬の変更では、法人税だけでなく、役員個人の税負担や社会保険料への影響も含め、会社と個人の双方で負担を考える視点が必要です。手取り額だけ、会社の利益だけといった一つの数字で決めず、必要な確認先や手続きも整理しましょう。 当事務所は、法人の会計・税務に関する日々の相談を取り扱い、その都度、迅速な回答を心がけています。ホームページでは予約制の無料相談をご案内していますので、まずは困っていることと変更の希望時期をお聞かせください。継続的な相談を希望する場合は、支援範囲や費用も併せて確認しましょう。 役員報酬の見直しでは、「いくらにしたいか」に加えて、「いつ、なぜ変えるか」が重要です。報酬を決定したり振込額を変えたりする前に、会社の数字と変更の経緯を整理し、税務上の扱いを確認しておきましょう。

「決算では利益が出ているのに、支払日が近づくと預金が心配になる」。こうしたときは、売上や利益だけでなく、お金が入る日と出ていく日を確かめる必要があります。 資金繰りの悩みは、赤字の会社だけに起きるものではありません。売上の増加や設備の購入、借入金の返済によって、黒字でも手元の資金が減ることがあります。中小企業の経営者に向けて、原因の見つけ方と、顧問税理士に相談するときのポイントを解説します。 利益と預金残高では、見ているものが違います 利益は、一定期間の売上から、その売上に対応する費用などを差し引いて計算する数字です。一方、預金残高は、実際の入金と出金を反映します。両者は計算の仕組みが違うため、黒字だから同じ金額だけ預金が増えるとは限りません。 例えば、商品を販売して売上を計上しても、代金を受け取るのが翌月であれば、その時点では預金は増えません。未回収の代金は、通常、売掛金として帳簿に残ります。その間にも仕入代金や給与の支払いがあれば、会社は先に資金を用意しなければなりません。 反対に、金融機関から借り入れると預金は増えますが、借入金そのものは売上や利益ではありません。通帳の残高だけを見ても、本業で利益を確保できているかは分からないのです。 まずは「利益がどのくらい出ているか」と「支払日に使えるお金がいくらあるか」を別々に確認しましょう。帳簿が数か月前で止まっている場合は、表示されている利益が直近の実態を表しているかも確かめる必要があります。 お金が残らない原因を取引の流れから探しましょう 売掛金や在庫に資金が回っている 売上が増えると、仕入れや外注の支払いも増えることがあります。販売代金の回収より支払いが先であれば、取引の拡大に合わせて必要な運転資金も大きくなります。「受注が増えれば資金繰りも楽になる」とは限りません。 売掛金は、取引先ごとに金額、入金予定日、実際の入金日を確認します。予定どおりに入金されないものと、もともと回収まで時間がかかる取引は分けて考えましょう。前者では請求漏れや入金遅れの確認、後者では契約時の回収条件の検討など、対応が異なります。 在庫にも注意が必要です。支払いを済ませた商品が倉庫に残っていれば、その分のお金はすでに出ています。しかし、通常、売れ残った商品の仕入代金すべてが、その期の売上原価になるわけではありません。帳簿の在庫金額と現物を照合し、長期間動いていない商品がないか確認することも大切です。 借入金の元本返済や設備購入で出金している 借入金の返済では、元本と利息を分けます。元本返済は負債を減らす取引であり、通常、費用にはなりません。利益の計算には直接表れなくても、返済のたびに預金は減っていきます。 設備購入も、支出と費用計上の時期が一致しない代表例です。一定の設備は資産として計上し、使用期間に応じて減価償却費を計上します。一括で代金を払えば、その時点でまとまった資金が必要です。少額資産などの例外はありますが、「代金を払ったから全額がすぐ経費になる」とは考えないようにしましょう。 資金繰りを見やすくするには、設備投資をリースにより取得するという方法もあります。中小企業の場合には、毎月支払うリース料をそのまま経費として処理することができます。購入よりは少し割高になりますが、支払金額と経費が一致するというメリットもあります。 また、税負担を抑えようとして必要性の低い買い物をしても、支出以上に税金が減るわけではありません。節税の効果だけでなく、購入後にいくら資金が残るかを確認して判断することが大切です。 資金繰り表で、残高が少なくなる時期を見つけます 原因が分かってきたら、今後の入金と支払いを時期ごとに並べます。資金繰り表は、お金の出入りと残高の見通しを整理するための表です。最初から複雑な様式を作る必要はありません。 出発点は、現在使える現金・預金です。そこに売掛金の回収などの入金予定を加え、仕入れ、給与、家賃、借入金返済、税金、設備代金などの支払予定を差し引きます。未承認の融資や入金日が決まっていない売上を、確実な入金と同じように扱わないことも重要です。 例えば、説明用の架空の会社で、月初の預金が250万円、月内の入金予定が300万円、支払予定が400万円だったとします。月末には150万円残る計算ですが、300万円の入金が月末に集中し、その前に給与や仕入代金の支払いが重なれば、途中で資金が不足する可能性があります。 このため、残高に余裕が少ない月は、月単位の集計だけでなく、週単位や支払日ごとに確認します。月末残高がプラスかどうかに加え、月の途中で最も残高が少なくなる日を見つけると、必要な準備が具体的になります。 特に近年は消費税の納税で資金繰りが苦しくなることがあります。毎年納税額が一定であれば、予測は立てやすいのですが、高額な固定資産を購入したり売却したりすると、消費税の納税額は大きく変動します。 納税や賞与、設備更新など、毎月は発生しない支払いも忘れずに入れましょう。税金は直前になって初めて金額を確認するのではなく、業績に応じた概算を税理士に相談し、見通しを更新しておくと準備しやすくなります。概算額は、その後の取引や申告内容によって変わります。 顧問税理士には、数字の原因と次の予定を相談します 資金繰りの相談では、「預金が減った」という結果から、その理由を確かめます。利益が十分でないのか、回収が遅いのか、在庫が増えたのか、返済や設備投資の負担が大きいのかによって、検討する対応は変わります。 利益を出すにはどのくらいの売上が必要かを会社が把握していることも大切です。「損益分岐点はいくらか」ということを把握すると、売上目標を立てやすくなります。また「必要のない経費がないか」を定期的にチェックすることも重要です。 税理士には、直近の決算書や試算表、預金明細に加え、売掛金・買掛金の一覧、借入金の返済予定表などを共有します。帳簿にまだ表れていない大口受注や設備更新の予定も、金額と時期が分かる範囲で伝えましょう。資料がそろっていなければ、不足しているものを伝えるところから始められます。 当事務所では、会計・税務の質問への対応に加え、会社の業績を報告し、必要な売上や借入れの状況などを踏まえて改善点を一緒に検討しています。資金繰りの悩みについても、帳簿の数字を確認しながら相談できます。経営者自身が数字を理解することは、受注や支出の判断を考えるうえで役立ちます。 継続して相談する場合は、帳簿の確認時期と資料の提出方法を決めておきましょう。売掛金の入金が遅れた、新たに大きな支払いが決まったといった変化を早めに共有できると、以前の見通しをそのまま使うことを避けられます。 ただし、顧問契約に資金繰り表の作成や融資申込みの支援がすべて含まれるとは限りません。会社が表を作り税理士に確認を求めるのか、作成から依頼したいのかを伝え、対応範囲や費用を確認してください。税理士への相談によって融資や資金不足の解消が保証されるわけでもありません。 支払いに困る前に、必要な支援を考えましょう 社内で帳簿を更新し、入出金の予定と残高を管理できている会社では、必要な場面で個別に相談する方法もあります。すべての会社に同じ頻度・内容の顧問契約が必要なわけではありません。 一方、利益と預金の違いを説明できない、毎月の資金見通しを作る時間がない、納税や返済のたびに慌てる場合は、継続的な相談を検討するきっかけになります。すでに支払日に不足する見込みがあるなら、年次決算や次の定期面談を待たず、金額と期日を伝えて相談しましょう。 相談するときは、「いつまでに、いくら必要か」「今の残高はいくらか」「どの入金を見込んでいるか」を整理すると話が進みます。回収条件や支払条件を変える場合には、取引先との合意が必要です。借入れの返済条件についても、会社の判断だけで変更できるものではなく、金融機関との相談が必要になります。 当事務所は、中小企業の税務申告、会計代行、資金繰りの相談に対応しています。相談は予約制で無料と案内していますので、現在困っていることと、継続して相談したい内容をお聞かせください。顧問契約を検討する際は、相談の進め方と依頼範囲を確認し、自社の管理体制に合う支援を考えていきましょう。 黒字でもお金が残らないときは、利益を増やす方法だけでなく、お金がどこに回り、いつ戻るのかを確かめることが出発点です。直近の数字と今後の支払予定をつなげて、無理のない経営判断に役立ててください。